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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 10:41
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:56
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Suivre et valider un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,82 +1,121 @@
1 -(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
1 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
7 -
8 -Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 -
10 -Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Valider un évènement =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
17 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
12 +== Rôle fonctionnel ==
18 18  
19 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
20 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
21 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
22 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
23 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
24 24  
25 -(% class="box successmessage" %)
26 -(((
27 -Bonne pratique :
16 +== Contenu principal ==
28 28  
29 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
30 30  
31 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
32 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
33 -)))
24 +== Liens ==
34 34  
35 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
36 36  
29 +== Avantages ==
37 37  
38 -= Suivre les évènements dans Flora =
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
39 39  
40 -== Depuis la table des évènements ==
35 +== Cas d'usage ==
41 41  
42 -La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt(%%)(((
43 43  
44 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
45 -|(((
46 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
47 -)))|évènement en préparation
48 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
49 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
50 50  
51 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
40 +(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
52 52  
53 53  
43 +(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
44 +
45 +
46 +(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
47 +
48 +
49 +(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
50 +
51 +
52 +(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)
53 +
54 +
55 +(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
56 +
57 +
58 +(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis
59 +
60 +
61 +(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
62 +
63 +
64 +(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
65 +)))
66 +
67 += Comment créer un évènement ? =
68 +
69 +== Depuis la table des évènements ==
70 +
71 +Cliquez sur l'icône de **création**
72 +
73 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +
54 54  == Depuis le tableau de bord ==
55 55  
56 -Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
57 -Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
77 +Cliquez sur l'icône de **création**
58 58  
59 -[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
81 +== Depuis une notice de bien ==
61 61  
62 -= Corriger une erreur =
83 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
63 63  
64 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
85 +Cliquez sur l'icône de **création**
65 65  
66 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
67 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
68 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
87 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
89 += Choisir une grille de saisie =
71 71  
91 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
72 72  
73 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
93 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
74 74  
75 75  
76 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
96 +(% class="box infomessage" %)
97 +(((
98 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
77 77  
100 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
78 78  
102 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
103 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
104 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
105 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
79 79  
107 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
108 +)))
109 +
110 += Renseigner et enregistrer la notice =
111 +
112 += Lier des biens à l'évènement =
113 +
114 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
115 +
116 +
117 +
118 +
80 80  
81 81  )))
82 82  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -92,25 +92,14 @@
92 92  **Aller plus loin**
93 93  
94 94  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
95 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
96 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
97 -
98 -
99 -
100 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
134 +* Planifier et suivre les mouvements associés
135 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
136 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
101 101  )))
102 102  
103 103  (% class="box" %)
104 104  (((
105 105  **Icônes principales **
106 -
107 -* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
108 -
109 -* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
110 -
111 -* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
112 -
113 -
114 114  )))
115 115  
116 116  (((
... ... @@ -121,4 +121,28 @@
121 121  
122 122  
123 123  
152 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
153 +
154 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
155 +
156 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
157 +
158 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
159 +
160 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
161 +
162 +
163 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
164 +
165 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
166 +
167 +[[image:1748002396864-933.png]]
168 +
169 +
170 +
171 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
172 +
173 +[[image:1748002474366-246.png]]
174 +
175 +
124 124  
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