Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Valider et suivre un évènement
	1	+Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Contenu

...	...	@@ -3,80 +3,299 @@
3	3	|(% style="width:840px" %)(((
4	4	(% class="box" %)
5	5	(((
6		-La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
	6	+
	7	+)))
7	7
8		-Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
	9	+(((
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
9	9
10		-Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
	12	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
	13	+
	14	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
	15	+
	16	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
	17	+
	18	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
	19	+
	20	+== Cas d'usage ==
	21	+
	22	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	23	+
	24	+(((
	25	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	26	+
	27	+(((
	28	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	29	+
	30	+(((
	31	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	32	+
	33	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	34	+
	35	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	36	+
	37	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	38	+
	39	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	40	+
	41	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	42	+
	43	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	44	+
	45	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	46	+
	47	+(% class="box successmessage" %)
	48	+(((
	49	+Bonnes pratiques :
	50	+
	51	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	52	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	53	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	54	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
11	11	)))
	56	+)))
	57	+)))
	58	+)))
12	12
	60	+= Comment créer un évènement ? =
	61	+
	62	+== Depuis la table des évènements ==
	63	+
	64	+Cliquez sur l'icône de **création**
	65	+
	66	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	67	+
	68	+== Depuis le tableau de bord ==
	69	+
	70	+Cliquez sur l'icône de **création**
	71	+
	72	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	73	+
	74	+== Depuis une notice de bien ==
	75	+
	76	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	77	+
	78	+Cliquez sur l'icône de **création**
	79	+
	80	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	81	+
	82	+= Choisir une grille de saisie =
	83	+
	84	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	85	+
	86	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
	87	+
	88	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	89	+
	90	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	91	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	92	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	93	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	94	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	95	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	96	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	97	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	98	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	99	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	100	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	101	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	102	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	103	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	104	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	105	+
	106	+(% class="box infomessage" %)
13	13	(((
14		-= Valider un évènement =
	108	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
15	15
16		-Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
17		-Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
	110	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
18	18
19		-|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
20		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
21		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
22		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
23		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
	112	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	113	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	114	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	115	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
24	24
	117	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	118	+)))
	119	+
	120	+= Renseigner et enregistrer la notice =
	121	+
	122	+Une fois la grille de saisie ouverte,
	123	+
	124	+1. **Remplir les champs** de la grille
	125	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	126	+1. **Enregistrer la notice. **
	127	+
	128	+(% class="box warningmessage" %)
	129	+(((
	130	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	131	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	132	+
	133	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	134	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	135	+* Définit la nature de l’opération.
	136	+* Conditionne les champs affichés.
	137	+* Déclenche les règles métiers.
	138	+* Détermine le workflow.
	139	+)))|(((
	140	+* Exposition
	141	+* Exposition itinérante
	142	+* Prêt hors exposition
	143	+* Activité
	144	+* Vente
	145	+* Dépôt
	146	+* Déménagement
	147	+* Traitement de conservation et analyse
	148	+* Commission
	149	+* Etc.
	150	+)))
	151	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	152	+* Affine la description du type choisi.
	153	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	154	+)))|(((
	155	+Pour une exposition :
	156	+
	157	+* Interne temporaire au musée.
	158	+* Prêt à une autre institution.
	159	+)))
	160	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	161	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	162	+)))|(((
	163	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	164	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	165	+)))
	166	+)))
	167	+
	168	+[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	169	+
	170	+
25	25	(% class="box successmessage" %)
26	26	(((
27		-Bonne pratique :
	173	+Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	174	+)))
28	28
29		-Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
	176	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30	30
31		-* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
32		-* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
	178	+
	179	+= Lier des biens à l'évènement =
	180	+
	181	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	182	+
	183	+Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
	184	+
	185	+Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
	186	+
	187	+Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
	188	+
	189	+En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
	190	+
	191	+=== Cas d'usage ===
	192	+
	193	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
	194	+
	195	+(((
	196	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
	197	+
	198	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
	199	+
	200	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
	201	+
	202	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
33	33	)))
34	34
35		-= Suivre les évènements dans Flora =
	205	+== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
36	36
37		-== Depuis la table des évènements ==
	207	+=== Depuis une recherche ===
38	38
39		-La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
	209	+1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
	210	+1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
	211	+1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
	212	+1. (((
	213	+Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
40	40
41		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
42		-|(((
43		-(% style="color:#e67e22" %)Orange
44		-)))|évènement en préparation
45		-|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
46		-|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
	215	+* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
	216	+* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
	217	+* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
	218	+)))
	219	+1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
47	47
48		-[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	221	+[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
49	49
50	50
51		-[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	224	+[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52	52
53	53
54		-== Depuis le tableau de bord ==
	227	+[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55	55
56		-Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
57		-Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
58	58
59		-[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	230	+[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60	60
61	61
62		-= Corriger une erreur =
	233	+[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63	63
64		-Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
65	65
66		-1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
67		-1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
68		-1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
	236	+=== Depuis un panier ===
69	69
70		-[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	238	+(% class="box warningmessage" %)
	239	+(((
	240	+Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
	241	+)))
71	71
	243	+1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
	244	+1. **Sélectionnez le panier** :
	245	+1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
	246	+1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
	247	+1. (((
	248	+Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
72	72
73		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	250	+* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
	251	+* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
	252	+* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
	253	+)))
	254	+1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
74	74
	256	+[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76		-[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
77	77
	259	+[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78	78
79	79
	262	+[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	263	+
	264	+
	265	+[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	266	+
	267	+
	268	+=== Depuis une notice de bien ===
	269	+
	270	+Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
	271	+
	272	+[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	273	+
	274	+
	275	+== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
	276	+
	277	+Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition.
	278	+
	279	+Pour ce faire :
	280	+
	281	+* saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens
	282	+
	283	+(% class="box warningmessage" %)
	284	+(((
	285	+Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Ils sont type comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre.
	286	+)))
	287	+
	288	+
	289	+
	290	+
	291	+
	292	+= Gérer les biens liés à l'évènement =
	293	+
	294	+
	295	+= Supprimer un évènement avec des notices liées =
	296	+
	297	+
	298	+
80	80
81	81	)))
82	82	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -92,25 +92,19 @@
92	92	**Aller plus loin**
93	93
94	94	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
95		-* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
96		-* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	314	+* Planifier et suivre les mouvements associés
97	97
98	98
99	99
100		-* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
	318	+* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	319	+* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel=" noopener noreferrer" target="_blank"]]
	320	+* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	321	+* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
101	101	)))
102	102
103	103	(% class="box" %)
104	104	(((
105	105	**Icônes principales **
106		-
107		-* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
108		-
109		-* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
110		-
111		-* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
112		-
113		-
114	114	)))
115	115
116	116	(((
...	...	@@ -121,4 +121,9 @@
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