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Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Modifié par admin admin le 2025/09/15 11:59
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:47
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Valider et suivre un évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Contenu
... ... @@ -3,80 +3,95 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La validation et le suivi d’un évènement constituent les étapes clés de son cycle de vie dans Flora.
7 -
8 -Vous pouvez **contrôler l’avancement**, **corriger des erreurs éventuelles** et **visualiser en temps réel l’état de l’évènement**, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
9 -
10 -Ces outils garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité des actions réalisées.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= Valider un évènement =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
17 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
12 +== Rôle fonctionnel ==
18 18  
19 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
20 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
21 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
22 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
23 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
24 24  
25 -(% class="box successmessage" %)
26 -(((
27 -Bonne pratique :
16 +== Contenu principal ==
28 28  
29 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
30 30  
31 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
32 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
24 +== Liens ==
25 +
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
28 +
29 +== Avantages ==
30 +
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 +
35 +== Cas d'usage ==
36 +
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt(%%)(((
38 +
39 +
40 +(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
33 33  )))
34 34  
35 -= Suivre les évènements dans Flora =
43 += Comment créer un évènement ? =
36 36  
37 37  == Depuis la table des évènements ==
38 38  
39 -La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
47 +Cliquez sur l'icône de **création**
40 40  
41 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
42 -|(((
43 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
44 -)))|évènement en préparation
45 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
46 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
49 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 47  
48 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 +== Depuis le tableau de bord ==
49 49  
53 +Cliquez sur l'icône de **création**
50 50  
51 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52 52  
57 +== Depuis une notice de bien ==
53 53  
54 -== Depuis le tableau de bord ==
59 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
55 55  
56 -Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
57 -Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
61 +Cliquez sur l'icône de **création**
58 58  
59 -[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 60  
65 += Choisir une grille de saisie =
61 61  
62 -= Corriger une erreur =
67 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
63 63  
64 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
69 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
65 65  
66 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
67 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
68 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
69 69  
70 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +(% class="box infomessage" %)
73 +(((
74 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
71 71  
76 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
72 72  
73 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
79 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
80 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
81 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
74 74  
83 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
84 +)))
75 75  
76 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 += Renseigner et enregistrer la notice =
77 77  
88 += Lier des biens à l'évènement =
78 78  
90 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
79 79  
92 +
93 +
94 +
80 80  
81 81  )))
82 82  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -92,25 +92,14 @@
92 92  **Aller plus loin**
93 93  
94 94  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
95 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
96 -* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
97 -
98 -
99 -
100 -* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
110 +* Planifier et suivre les mouvements associés
111 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
112 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
101 101  )))
102 102  
103 103  (% class="box" %)
104 104  (((
105 105  **Icônes principales **
106 -
107 -* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
108 -
109 -* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
110 -
111 -* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
112 -
113 -
114 114  )))
115 115  
116 116  (((
... ... @@ -121,4 +121,28 @@
121 121  
122 122  
123 123  
128 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
129 +
130 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
131 +
132 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
133 +
134 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
135 +
136 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
137 +
138 +
139 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
140 +
141 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
142 +
143 +[[image:1748002396864-933.png]]
144 +
145 +
146 +
147 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
148 +
149 +[[image:1748002474366-246.png]]
150 +
151 +
124 124  
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