Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

• Propriétés de la Page (3 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
• Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 105 suppressions)
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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Suivre et valider un évènement
	1	+Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Contenu

...	...	@@ -7,72 +7,240 @@
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= Valider un évènement =
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
13		-Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
	12	+== Rôle fonctionnel ==
14	14
15		-|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
16		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
17		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
18		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
19		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
	14	+C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
20	20
21		-(% class="box successmessage" %)
	16	+== Contenu principal ==
	17	+
	18	+* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
	19	+* Organisme(s) impliqué(s)
	20	+* Dates (prévisionnelles, réelles)
	21	+* Description, responsables
	22	+* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
	23	+
	24	+== Liens ==
	25	+
	26	+* Rattache une ou plusieurs notices de biens
	27	+* Peut contenir plusieurs mouvements
	28	+
	29	+== Avantages ==
	30	+
	31	+* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
	32	+* Permet le suivi transversal des opérations
	33	+* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
	34	+
	35	+== Cas d'usage ==
	36	+
	37	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	38	+
22	22	(((
23		-Bonne pratique :
	40	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
24	24
25		-Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
	42	+(((
	43	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
26	26
27		-* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
28		-* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
	45	+(((
	46	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	47	+
	48	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	49	+
	50	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	51	+
	52	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	53	+
	54	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	55	+
	56	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	57	+
	58	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	59	+
	60	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	61	+
	62	+
	63	+(% class="box successmessage" %)
	64	+(((
	65	+Bonnes pratiques :
	66	+
	67	+* Avant de créer un évènement, vérifier que ce dernier n'a pas déjà été créé par un autre agent.
	68	+* Utiliser les grilles de saisie adaptées pour documenter l’évènement.
	69	+* Bien choisir le type d’événement dès le départ : il conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
29	29	)))
	71	+)))
	72	+)))
	73	+)))
30	30
31		-= Suivre les évènements dans Flora =
	75	+= Comment créer un évènement ? =
32	32
33	33	== Depuis la table des évènements ==
34	34
35		-La table des évènements offre une vue d’ensemble où chaque ligne est accompagnée d’un **code couleur** indiquant l’état d’avancement :
	79	+Cliquez sur l'icône de **création**
36	36
37		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
38		-|(((
39		-(% style="color:#e67e22" %)Orange
40		-)))|évènement en préparation
41		-|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
42		-|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
	81	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
43	43
44		-[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	83	+== Depuis le tableau de bord ==
45	45
	85	+Cliquez sur l'icône de **création**
46	46
47		-[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	87	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48	48
	89	+== Depuis une notice de bien ==
49	49
50		-== Depuis le tableau de bord ==
	91	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
51	51
52		-Dès votre connexion à Flora, la page d’accueil propose un **tableau de bord** qui centralise les évènements de votre institution.
53		-Vous pouvez ainsi suivre leur avancement en un coup d’œil, sans passer par la table des évènements.
	93	+Cliquez sur l'icône de **création**
54	54
55		-[[//Tableau de bord Flora//>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	95	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
56	56
	97	+= Choisir une grille de saisie =
57	57
58		-= Corriger une erreur =
	99	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
59	59
60		-Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
	101	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
61	61
62		-1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
63		-1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
64		-1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
	103	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
65	65
66		-[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	105	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	106	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	107	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	108	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	109	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	110	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	111	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	112	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	113	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	114	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	115	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	116	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	117	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	118	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	119	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
67	67
	121	+(% class="box infomessage" %)
	122	+(((
	123	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
68	68
69		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	125	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
70	70
	127	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	128	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	129	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	130	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
71	71
72		-[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	132	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	133	+)))
73	73
	135	+= Renseigner et enregistrer la notice =
74	74
	137	+Une fois la grille de saisie ouverte,
75	75
	139	+1. **Remplir les champs** de la grille
	140	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	141	+1. **Enregistrer la notice. **
	142	+
	143	+(% class="box warningmessage" %)
	144	+(((
	145	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	146	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	147	+
	148	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	149	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	150	+* Définit la nature de l’opération.
	151	+* Conditionne les champs affichés.
	152	+* Déclenche les règles métiers.
	153	+* Détermine le workflow.
	154	+)))|(((
	155	+* Exposition
	156	+* Exposition itinérante
	157	+* Prêt hors exposition
	158	+* Activité
	159	+* Vente
	160	+* Dépôt
	161	+* Déménagement
	162	+* Traitement de conservation et analyse
	163	+* Commission
	164	+* Etc.
	165	+)))
	166	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	167	+* Affine la description du type choisi.
	168	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	169	+)))|(((
	170	+Pour une exposition :
	171	+
	172	+* Interne temporaire au musée.
	173	+* Prêt à une autre institution.
	174	+)))
	175	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	176	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	177	+)))|(((
	178	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	179	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	180	+)))
	181	+)))
	182	+
	183	+[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	184	+
	185	+
	186	+= Lier des biens à l'évènement =
	187	+
	188	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
	189	+
	190	+=== Rôle fonctionnel ===
	191	+
	192	+Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
	193	+
	194	+=== Contenu principal ===
	195	+
	196	+* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
	197	+* Dimensions pour emballage (si différentes)
	198	+* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
	199	+* Commentaire logistique ou scénographique
	200	+* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
	201	+
	202	+=== Liens ===
	203	+
	204	+* Dépend directement de la table Évènement
	205	+* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
	206	+* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
	207	+
	208	+=== Avantages ===
	209	+
	210	+* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
	211	+* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
	212	+* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
	213	+
	214	+=== Cas d'usage ===
	215	+
	216	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
	217	+
	218	+(((
	219	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
	220	+
	221	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
	222	+
	223	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
	224	+
	225	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	226	+)))
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