Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Suivre et valider un évènement
	1	+Créer un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome

Contenu

...	...	@@ -7,68 +7,280 @@
7	7	)))
8	8
9	9	(((
10		-= Valider un évènement =
	10	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11	11
12		-Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
13		-Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
	12	+La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
14	14
15		-|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
16		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
17		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
18		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
19		-|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
	14	+Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
20	20
	16	+Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
	17	+
	18	+En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
	19	+
	20	+== Cas d'usage ==
	21	+
	22	+>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
	23	+
	24	+(((
	25	+>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
	26	+
	27	+(((
	28	+>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
	29	+
	30	+(((
	31	+>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
	32	+
	33	+>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
	34	+
	35	+>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
	36	+
	37	+>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
	38	+
	39	+>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
	40	+
	41	+>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
	42	+
	43	+>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
	44	+
	45	+>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
	46	+
	47	+
21	21	(% class="box successmessage" %)
22	22	(((
23		-Bonne pratique :
	50	+Bonnes pratiques :
24	24
25		-Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
	52	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	53	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	54	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	55	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	56	+)))
	57	+)))
	58	+)))
	59	+)))
26	26
27		-* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
28		-* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
	61	+= Comment créer un évènement ? =
	62	+
	63	+== Depuis la table des évènements ==
	64	+
	65	+Cliquez sur l'icône de **création**
	66	+
	67	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	68	+
	69	+== Depuis le tableau de bord ==
	70	+
	71	+Cliquez sur l'icône de **création**
	72	+
	73	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	74	+
	75	+== Depuis une notice de bien ==
	76	+
	77	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	78	+
	79	+Cliquez sur l'icône de **création**
	80	+
	81	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	82	+
	83	+= Choisir une grille de saisie =
	84	+
	85	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	86	+
	87	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
	88	+
	89	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	90	+
	91	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	92	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	93	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	94	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	95	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	96	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	97	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	98	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	99	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	100	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	101	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	102	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	103	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	104	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	105	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	106	+
	107	+(% class="box infomessage" %)
	108	+(((
	109	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	110	+
	111	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	112	+
	113	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	114	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	115	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	116	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	117	+
	118	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
29	29	)))
30	30
31		-= Suivre les évènements dans Flora =
	121	+= Renseigner et enregistrer la notice =
32	32
33		-== Dans la table des évènements ==
	123	+Une fois la grille de saisie ouverte,
34	34
35		-**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
	125	+1. **Remplir les champs** de la grille
	126	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	127	+1. **Enregistrer la notice. **
36	36
37		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
38		-|(((
39		-(% style="color:#e67e22" %)Orange
40		-)))|évènement en préparation
41		-|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
42		-|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
	129	+(% class="box warningmessage" %)
	130	+(((
	131	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	132	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
43	43
44		-[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	134	+|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
	135	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	136	+* Définit la nature de l’opération.
	137	+* Conditionne les champs affichés.
	138	+* Déclenche les règles métiers.
	139	+* Détermine le workflow.
	140	+)))|(((
	141	+* Exposition
	142	+* Exposition itinérante
	143	+* Prêt hors exposition
	144	+* Activité
	145	+* Vente
	146	+* Dépôt
	147	+* Déménagement
	148	+* Traitement de conservation et analyse
	149	+* Commission
	150	+* Etc.
	151	+)))
	152	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	153	+* Affine la description du type choisi.
	154	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	155	+)))|(((
	156	+Pour une exposition :
45	45
	158	+* Interne temporaire au musée.
	159	+* Prêt à une autre institution.
	160	+)))
	161	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	162	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	163	+)))|(((
	164	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	165	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	166	+)))
	167	+)))
46	46
47		-[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	169	+[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
48	48
49	49
50		-== Depuis le tableau de bord ==
	172	+(% class="box successmessage" %)
	173	+(((
	174	+Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
	175	+)))
51	51
	177	+[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
52	52
53	53
54		-= Corriger une erreur =
	180	+= Lier des biens à l'évènement =
55	55
56		-Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
	182	+== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
57	57
58		-1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
59		-1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
60		-1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
	184	+Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
61	61
62		-[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	186	+Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
63	63
	188	+Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
64	64
65		-[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	190	+En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
66	66
	192	+=== Cas d'usage ===
67	67
68		-[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	194	+>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
69	69
	196	+(((
	197	+>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
70	70
	199	+>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
71	71
	201	+>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
	202	+
	203	+>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
	204	+)))
	205	+
	206	+== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
	207	+
	208	+=== Depuis une recherche ===
	209	+
	210	+1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
	211	+1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
	212	+1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
	213	+1. (((
	214	+Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
	215	+
	216	+* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
	217	+* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
	218	+* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
	219	+)))
	220	+1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
	221	+
	222	+[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	223	+
	224	+
	225	+[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	226	+
	227	+
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	237	+=== Depuis un panier ===
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	239	+(% class="box warningmessage" %)
	240	+(((
	241	+Cette fonctionnalité demande d'avoir préalablement créé un panier et de l'avoir alimenté avec des biens.
	242	+)))
	243	+
	244	+1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier**
	245	+1. **Sélectionnez le panier**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection si que quelques biens à lier ou Ajouter le panier si tous les biens sont à ajouter**.
	246	+1. (((
	247	+Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
	248	+
	249	+* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
	250	+* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
	251	+* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
	252	+)))
	253	+1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
	254	+
	255	+[[image:1756190418652-625.png]]
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	258	+[[image:1756191214340-584.png]]
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	268	+
	269	+Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
	270	+
	271	+[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	272	+
	273	+
	274	+== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
	275	+
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	277	+= Gérer les biens liés à l'évènement =
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	280	+= Supprimer un évènement avec des notices liées =
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74	74	)))|(% style="width:300px" %)(((
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84	84	**Aller plus loin**
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86	86	* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
87		-* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
	299	+* Planifier et suivre les mouvements associés
	300	+
	301	+
	302	+
	303	+* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
	304	+* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
	305	+* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
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