Modifications pour le document Valider et suivre un évènement

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Pièces jointes (4 modifications, 15 ajouts, 0 suppressions)

Détails

Propriétés de la Page

Titre

@@ -1,1 +1,1 @@
--Créer un évènement
++Valider et suivre un évènement

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.DBA
++XWiki.admin

Contenu

@@ -1,410 +1,154 @@
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
++(% class="mark small" %)**Version 4.2 et ultérieures **
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
++La validation et le suivi d’un évènement constituent des étapes essentielles de son cycle de vie dans Flora.
++Ces actions permettent :
--Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
--)))
++* de contrôler son avancement,
++* de corriger d’éventuelles erreurs,
++* et de visualiser en temps réel son état, depuis la table des évènements ou via le tableau de bord.
--(((
--= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
--
--La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
--
--Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
--
--Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
--
--En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
--
--== Cas d'usage ==
--
-->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
--
--(((
-->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
--
--(((
-->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
--
--(((
-->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
--
-->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
--
-->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
--
-->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
--
-->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
--
-->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
--
-->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
--
-->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonnes pratiques :
--
--* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
--* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
--* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
--* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
++Elles garantissent une gestion fiable, de la préparation jusqu’à la clôture, tout en assurant la traçabilité complète de toutes les opérations.
  )))
--)))
--)))
--)))
--= Comment créer un évènement ? =
--
--== Depuis la table des évènements ==
--
--Cliquez sur l'icône de **création**
--
--[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Depuis le tableau de bord ==
--
--Cliquez sur l'icône de **création**
--
--[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--== Depuis une notice de bien ==
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
--
--Cliquez sur l'icône de **création**
--
--[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--= Choisir une grille de saisie =
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
--
--La grille détermine la structure et les champs affichés.
--
--Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
--
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
--|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
--|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
--|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
--|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
--|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
--|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
--|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
--|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
--|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
--|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
--|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
--|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
--|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
--|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
--
--(% class="box infomessage" %)
  (((
--**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
++= Valider les étapes d'un évènement =
--L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
++== Stade initial ==
--* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
--* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
--* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
--* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
++Lorsqu’un évènement est créé, il est automatiquement enregistré à l’état **En préparation**.
++Cet état indique que la notice est en cours de constitution (titre, type, dates, organismes, responsables…) et reste modifiable.
--Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
--)))
++L’état //En préparation// est un repère : il signifie simplement que l’évènement n’est pas encore finalisé. Vous pouvez ensuite modifier manuellement son état pour refléter sa progression.
--= Renseigner et enregistrer la notice =
++[[Exemple d'un évènement en préparation>>image:1757063630324-452.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Une fois la grille de saisie ouverte,
++== Valider la fin de la préparation administrative ==
--1. **Remplir les champs** de la grille
--1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
--1. **Enregistrer la notice. **
++Cette étape confirme que l’évènement est complet sur le plan administratif et prêt à être suivi.
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
--Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
++Elle permet de :
--|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
--|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
--* Définit la nature de l’opération.
--* Conditionne les champs affichés.
--* Déclenche les règles métiers.
--* Détermine le workflow.
--)))|(((
--* Exposition
--* Exposition itinérante
--* Prêt hors exposition
--* Activité
--* Vente
--* Dépôt
--* Déménagement
--* Traitement de conservation et analyse
--* Commission
--* Etc.
--)))
--|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
--* Affine la description du type choisi.
--* Permet de différencier des cas spécifiques.
--)))|(((
--Pour une exposition :
++* vérifier que toutes les informations clés sont renseignées (titre, type, dates, organismes, description…),
++* marquer que la notice est finalisée,
++* distinguer les évènements encore en saisie de ceux prêts à être suivis avec leurs biens et mouvements.
--* Interne temporaire au musée.
--* Prêt à une autre institution.
--)))
--|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
--* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
--)))|(((
--* Activités : concert, colloque, conférence.
--* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
--)))
--)))
++Une fois validée, la notice passe à l’état **Préparé**.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
++[[Valider la fin de la préparation administrative>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Attention :
--* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
--* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
++[[Exemple d'un évènement préparé>>image:1757064038812-358.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++== Enregistrer le début de l'exécution ==
--[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++L’enregistrement de l’exécution officialise le passage à la phase de réalisation effective.
++Il permet de :
++* acter le démarrage concret de l’opération (exposition, prêt, dépôt, commission, déménagement…),
++* différencier les évènements encore en préparation de ceux déjà lancés,
++* garantir une traçabilité claire de l’évolution de l’opération.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
++>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de l’exécution correspond à son **ouverture effective au public**.
--[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--)))
++L’évènement passe alors à l’état **En cours** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements de sortie).
--= Lier des biens à l'évènement =
--== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
++[[Enregistrer le début de l'exécution>>image:1757064187559-677.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
--Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
++[[Exemple d'un évènement en cours>>image:1757064313186-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
++== Enregistrer la fin de l'évènement ==
--En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
++Cette étape marque la clôture officielle de l’évènement et entraîne plusieurs effets :
--=== Cas d'usage ===
++* signaler que toutes les opérations associées sont closes,
++* distinguer les évènements actifs de ceux définitivement terminés,
++* assurer la traçabilité de l’ensemble du cycle de vie.
-->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
++>(% class="small" %)**Exemple :** pour une exposition, l’enregistrement de la fin correspond à sa **fermeture au public** et au retour des œuvres concernées.
--(((
-->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
++L’évènement passe à l’état **Terminé** (automatiquement lors de l’exécution des mouvements d’entrée).
-->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
++[[Enregistrer la fin de l'évènement>>image:1757064483077-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
-->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
++[[Exemple d'un évènement terminé>>image:1757064567062-259.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
-->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
--)))
++== Revenir à un état précédent ==
--== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
++Vous pouvez ajuster manuellement l’état d’un évènement si nécessaire :
--=== Depuis une recherche ===
++1. Ouvrez la notice de l’évènement.
++1. Dans le regroupement **Suivi**, modifiez l’état d’avancement.
++1. Enregistrez la notice pour valider le changement.
--1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
--1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
--1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
--1. (((
--Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
++Les boutons de validation réapparaissent alors dans la barre d’outils.
--* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
--* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
--* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
--)))
--1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
++
--[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++= Suivre les évènements =
--[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Suivre les évènements sur la notice d'un bien ==
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.60 et ultérieures**
--[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Chaque bien rattaché affiche automatiquement la liste des évènements auxquels il a participé.
++Ces informations sont :
--=== Depuis un panier ===
++* regroupées par type (exposition, dépôt, traitement…) et sous-type d'évènement (interne au musée, prêt)
++* affichées du plus récent au plus ancien.
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
--)))
++Chaque ligne récapitulative mentionne :
--1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
--1. **Sélectionnez le panier** :
--1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
--1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
--1. (((
--Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
++* le lieu concerné,
++* le titre de l’évènement,
++* les dates prévisionnelles ou effectives,
++* et éventuellement un numéro d’exposition pour faciliter l'identification.
--* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
--* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
--* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
--)))
--1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
++Cet affichage constitue un véritable **historique du bien** dans son contexte administratif et logistique et assure une **traçabilité claire** : l’utilisateur peut immédiatement savoir à quels évènements un bien a été associé, et replacer son parcours dans un cadre documenté.
--[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Exemple d'affichage des évènements dans une notice bien>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Effectuer des recherches sur les évènements ==
++La table des évènements permet de retrouver rapidement une opération grâce à des critères de recherche (titre, type, dates, organismes…).
--[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++Un **code couleur** facilite la lecture de l’avancement :
++
--[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--=== Depuis une notice de bien ===
--
--Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
--
--[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
--
--Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
--
--Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
--
--* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
--* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
--* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
--* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
--
--=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
--
--Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
--
--* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
--* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
--* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
--
--Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
--
--[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756275069920-770.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
--
--==== **Création directe depuis un évènement** ====
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
--
--1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
--1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
--1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
--1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
--
--[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--==== **Création depuis la table Biens** ====
--
--1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
--1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
--1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
--1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
--
--* soit depuis la **notice de bien**,
--* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
--
--[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Gérer les biens liés à l'évènement =
--
--Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
--
--[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
--Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
--)))
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
--Ouvre la notice du bien.
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
--)))
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
--Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
--
--(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
--)))
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
--|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
--
--== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
--
--Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
--
--|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
++|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
  |(((
--(% style="text-align: center;" %)
--**Refuser un bien**
++[[image:etat_avance_mouvement_1.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
++)))|évènement en préparation
++|[[image:etat_avance_mouvement_pret.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènements en cours et préparés
++|[[image:etat_avance_mouvement_termine.gif||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|évènement clôturé
--[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--)))|(% style="width:264px" %)(((
--Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
++Cet affichage visuel permet d’identifier d’un coup d’œil la progression globale des opérations.
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
--)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
--|(((
--(% style="text-align: center;" %)
--**Supprimer un bien **
++[[Liste de résultats d'une recherche sur les évènements>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
--)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
--Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
++== Effectuer des recherches sur les biens dans l'évènement ==
--
--)))
++La table **Biens liés (Evnmnt)** permet de consulter et rechercher tous les objets associés à un évènement.
--== Retrouver tous les biens liés aux évènements ==
++* Vous pouvez filtrer par informations scénographiques ou par données contextuelles.
++* Les recherches disponibles : simple, experte ou par liens.
--Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
++Cette fonction est particulièrement utile pour retrouver rapidement un bien précis ou explorer l’ensemble des objets associés à une opération.
  Pour y accéder :
@@ -412,209 +412,21 @@
 . Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
 . L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
--[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[Interface de recherche des biens dans l'évènement>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Suivre les évènements depuis le tableau de bord ==
--= Valider les étapes d'un évènement =
++Le **tableau de bord** donne une vue d’ensemble des évènements enregistrés :
--Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
--Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
++* nombre d’évènements par état d’avancement,
++* repérage immédiat des opérations actives ou clôturées,
++* anticipation de la charge de travail,
++* vision synthétique de la régie.
--|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
--|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
--|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un évènement
--|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
--|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
++C’est un outil de **pilotage global**, idéal pour suivre l’activité sans ouvrir chaque notice individuellement.
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonne pratique :
++[[Suivi des évènements sur le tableau de bord>>image:1756363357395-649.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
--
--* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
--* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
--)))
--
--**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
--
--|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
--|(((
--(% style="color:#e67e22" %)Orange
--)))|évènement en préparation
--|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
--|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
--
--[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Corriger une erreur ==
--
--Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
--
--1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
--1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
--1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
--
--[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
--
--Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
--
--Chaque ligne affiche au minimum :
--
--* **le lieu,**
--* **le titre,**
--* **les dates,**
--* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
--
--[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Supprimer un évènement avec des notices liées =
--
--Il peut arriver de créer par erreur un évènement (par exemple un doublon) et d’y rattacher des biens avec des mouvements associés.
--Dans ce cas, il est possible de corriger l’erreur en supprimant l’évènement et toutes ses dépendances.
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--**La suppression doit respecter un ordre précis afin d’éviter les blocages liés aux liens entre notices. **
--
--**Étapes à suivre : **
--
--1. **Supprimer les biens rattachés aux mouvements**
--1. **Supprimer le mouvement**
--1. **Supprimer les biens rattachés à l’évènement**
--1. **Supprimer l’évènement**
--)))
--
--== Supprimer les biens rattachés aux mouvements ==
--
--Lorsque les mouvements comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
--
--1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
--1. Ouvrez les **biens liés aux mouvements** dans un nouvel onglet.
--1. Sélectionnez les biens à supprimer.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
--)))
--
--(% start="4" %)
--1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
--1. Lancez le traitement.
--1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
--
--[[//Ouverture des biens liés aux mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302023521-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302029870-623.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756302041133-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Suppression achevée : biens liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302086716-494.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--== Supprimer les mouvements ==
--
--Lorsque l’évènement comporte un grand nombre de mouvements, utilisez la suppression **par lot** :
--
--1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
--1. Ouvrez les **mouvements** dans un nouvel onglet.
--1. Sélectionnez les mouvement à supprimer.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
--)))
--
--(% start="4" %)
--1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
--1. Lancez le traitement.
--1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page Flora**.
--
--[[//Ouverture des mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302765269-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302834487-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:2025-08-27_15h54_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302940526-296.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Supprimer les biens rattachés à l'évènement ==
--
--Lorsque l'évènement comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
--
--1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
--1. Ouvrez les **biens liés aux évènements **dans un nouvel onglet.
--1. Sélectionnez les biens à supprimer.
--
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
--)))
--
--(% start="4" %)
--1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
--1. Lancez le traitement.
--1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
--
--(% class="box warningmessage" %)
--(((
--Attention : ne pas effectuer de **suppression en lot** du lien **Biens** et **Ensembles** : ce lien disparaîtra automatiquement une fois que les biens rattachés à l’évènement auront été supprimés.
--)))
--
--[[//Ouverture des biens liés à l'évènement dans un nouvel onglet//>>image:1756303883658-597.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756303272551-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756303311169-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756303342940-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--== Supprimer l'évènement ==
--
--Une fois tous les liens supprimés, cliquez sur la **croix dans la barre d’outils** située en haut de la notice évènement.
--N’oubliez pas de **confirmer la suppression**.
--
--[[//Supprimer la notice évènement//>>image:1756304167832-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--[[//Message de confirmation suppression//>>image:1756304174925-207.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--
--
--
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
@@ -629,20 +629,8 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
--
--
--
--* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
--* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
--* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
--
--
--
--* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Gérer le tableau de bord>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Gérer le tableau de bord.WebHome]]
++* [[Rechercher dans Flora>>doc:1_Fonctionnalités.Recherche.WebHome]]
  )))
  (% class="box" %)
@@ -649,45 +649,8 @@
  (((
  **Icônes principales **
--* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
++* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
--
--* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
--
--
--* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
--
--
--* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
--
--
--
--* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
--
--
--
--* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
--
--
--
--* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats
--
--* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
--
--* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés
--
--* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé
--
--* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé
--
--* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé
--
--* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement
--
--* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donne
--
--* [[image:1756305964837-286.png||height="28" width="28"]] Valider la fin de la préparation administrative
--
  * [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
  * [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement

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1756200142750-662.png

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	1	+XWiki.DBA

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Auteur

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	1	+XWiki.JDT

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Contenu

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Auteur

...	...	@@ -1,0 +1,1 @@
	1	+XWiki.JDT

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