A quoi servent les mouvements dans Flora ?

La table des mouvements joue un rôle essentiel dans la régie, car elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de l’ensemble des déplacements de biens. Elle centralise les informations nécessaires pour planifier, exécuter et tracer chaque transfert, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie.

Elle regroupe les données clés permettant une gestion fine : le type de mouvement (sortie ou entrée), les dates prévues et ajustées, les emplacements de départ et d’arrivée, ainsi que les informations pratiques comme le transporteur et les commentaires associés. Les états de préparation et d’exécution complètent ce dispositif en garantissant une vision claire de l’avancement des opérations.

Les mouvements sont toujours rattachés à un évènement, auquel viennent s’associer les biens concernés. Cette structuration permet non seulement de lier les opérations logistiques aux projets (prêt, exposition, restauration…), mais aussi d’assurer l’historisation. Chaque mouvement est en effet archivé et affiché dans la notice du bien, renforçant ainsi la continuité documentaire.

En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une traçabilité complète de tous les déplacements, automatise la mise à jour des localisations temporaires, et facilite la planification grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.

Cas d'usage

Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition

Comment créer un mouvement ?

Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :

Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour

Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose alors la création automatique des mouvements de départ et de retour.

Création immédiate des mouvements

Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez avec Créer. Les mouvements sont alors générés automatiquement et les biens correspondants y sont rattachés.

Création différée des mouvements

Pour différer l’opération, cliquez sur Annuler. Vous pourrez ensuite lancer la création automatique des mouvements ultérieurement, directement depuis l'onglet mouvements. Les mouvements seront alors créé et les biens associés.

Création les mouvements de départ et de retour manuellement

Choisir une grille de saisie

Renseigner et enregistrer la notice

Lier des biens au mouvement

A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ?

La table des biens liés aux mouvements sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.

Chaque notice décrit le bien transporté et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les constats d’état, les valeurs d’assurance, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.

Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.

L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.

Lien automatique

Lier manuellement des biens au mouvement

Gérer les biens liés au mouvement

Valider les étapes d'un mouvement

Visualiser les mouvements depuis la notice du bien