Planifier les mouvements associés

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**

2

3

(% style="height:78px; width:1552px" %)

4

|(% style="width:840px" %)(((

5

(% class="box" %)

6

(((

7

Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**.

8

9

Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.

10

11

Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**.

)))

(((

= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =

16

17

Les **mouvements** assurent la continuité entre l’évènement et la logistique des biens. Ils permettent d’organiser les déplacements, d’y rattacher les objets concernés, de vérifier toutes les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.

18

19

En pratique, la table **Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire, des collections. Elle joue plusieurs rôles essentiels :

20

21

* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement.

22

* (((

23

**Renseigner** les données logistiques :

24

25

* dates prévues et ajustées,

26

* lieux de départ et d’arrivée,

27

* transporteurs, assurances et commentaires,

28

* états de préparation et d’exécution.

29

)))

30

* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.

31

* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.

32

* **Produire** les documents nécessaires (fiches, bordereaux, listes de contrôle).

33

34

Chaque mouvement est toujours **rattaché à un évènement** : cela garantit une continuité documentaire entre le cadre administratif (évènement), la sélection des biens, et la logistique de leurs déplacements.

== Cas d'usage ==

* (((

**Organiser un prêt sortant : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** pour documenter le départ des œuvres vers le musée emprunteur. Planifier ensuite un mouvement d’**entrée** pour leur retour à la fin de l’exposition.

40

)))

41

* (((

42

**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier du restaurateur. Prévoir un mouvement d’**entrée** au retour du bien une fois le traitement terminé.

43

)))

44

* (((

45

**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert/relocalisation** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.

46

)))

47

* (((

48

**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts pour les biens qui entrent et sortent à des dates différentes (ex. expositions sensibles à la lumière).

49

)))

50

* (((

51

**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique. Assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.

52

)))

53

54

(% class="box infomessage" %)

55

(((

56

**Astuce**

57

**Il n’est pas nécessaire de créer les mouvements dès la mise en place de l’évènement et l’association des biens.**

58

Lorsque l’exposition est programmée à une échéance lointaine, il est recommandé d’attendre que les paramètres logistiques soient clairement établis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) avant de lancer la planification.

59

)))

60

61

= Comment créer un mouvement ? =

62

63

(% class="box infomessage" %)

64

(((

65

**Automatique ou manuelle : comment décider ?**La création des mouvements peut se faire de deux manières. Le choix dépend avant tout de la configuration de votre évènement :

66

67

* **Création automatique**

68

69

À utiliser lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée. Cette option génère en un clic les deux mouvements (départ et retour), dès l’ajout des biens ou ultérieurement. Rapide et simple, elle convient parfaitement aux situations standards.

70

71

* **Création manuelle**

72

73

À privilégier lorsque l’évènement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, etc.). Vous pouvez créer autant de mouvements que nécessaire et ajuster précisément le contenu et les dates.

74

75

**En résumé : choisissez la création automatique pour les cas simples et homogènes, et la création manuelle pour les situations complexes ou modulaires.**

76

77

Dans tous les cas, un mouvement créé automatiquement peut ensuite être **ouvert et enrichi** avec les informations disponibles dans la grille de saisie d’une création manuelle.

78

)))

79

80

== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==

81

82

(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**

83

84

(% class="box warningmessage" %)

85

(((

86

Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.

87

)))

88

89

Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la** génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.**

90

91

=== Création immédiate des mouvements ===

92

93

Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur **Créer**. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.

94

95

[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

96

97

98

[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

99

100

=== Création différée des mouvements ===

101

102

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.

103

Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.

104

105

(% class="box warningmessage" %)

106

(((

107

Attention : l’icône concernée sert également à l**'actualisation différée des biens liés aux mouvements**.

108

)))

109

110

[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

111

112

113

[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

114

115

116

[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

117

118

119

== Créer un mouvement manuellement ==

120

121

Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.

122

123

[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

124

125

= Choisir une grille de saisie =

126

127

Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération.

128

Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.

129

130

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**

131

|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).

132

|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.

133

|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.

134

135

= Renseigner et enregistrer la notice =

136

137

Une fois la grille de saisie ouverte,

138

139

1. **Remplir les champs** de la grille

140

1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.

141

1. **Enregistrer la notice. **

142

143

(% class="box infomessage" %)

144

(((

145

**Quel type de mouvement choisir ?**

146

147

148

|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation**

149

|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).

150

|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.

151

|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).

152

|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.

153

|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative.

154

|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.

155

|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.

156

|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.

157

|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif** (mise à jour interne sans déplacement physique réel du bien).

158

)))

159

160

[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

161

162

163

= Naviguer entre les évènements et les mouvements =

164

165

Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.

166

167

== Retourner sur la notice d'un évènement ==

168

169

Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.

170

171

[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

172

173

174

== Ouvrir une notice de mouvement ==

175

176

Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.

177

178

[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

179

180

181

[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

= Cas particuliers =

== Gérer les rotations d'oeuvres ==

187

188

Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de **rotation d’œuvres**. Chaque rotation donne lieu à un **mouvement spécifique** (sortie ou entrée).

189

190

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonne pratique :

* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.

)))

(((

>(% class="small" %) Exemple : 10 œuvres sont prévues pour un prêt. Certaines partent ou reviennent à des moments différents. Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.

199

200

[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

201

202

203

La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les rotations d’œuvres au cours de l’exposition.

204

)))

205

206

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**

207

|Sortie|A, B, C, D, E, F|T1|Premier départ

208

|Entrée|D|T2|entrée anticipée

209

|Entrée|E|T3|entrée anticipée

210

|Sortie|G|T2|Rejoint l’exposition en décalé

211

|Sortie|H|T3|Rejoint l’exposition en décalé

212

|Sortie|I, J|T4|Rejoignent l’exposition en décalé

213

|Entrée|A|T5|entrée anticipée

214

|Entrée|B, C, F, G, H, I, J|T6|entrée finale pour les œuvres restantes

215

216

Le tableau suivant synthétise les différents cas rencontrés, en distinguant les œuvres ayant plusieurs mouvements, celles intégrées en cours d’exposition et celles restées jusqu’à la fin.

217

218

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Situation|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Œuvres concernées|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Détail des mouvements

219

|**Œuvres avec plusieurs mouvements**|A, D, E|(((

220

* A : sortie T1, entrée T5

221

* D : sortie T1, entrée T2

222

* E : sortie T1, entrée T3

223

)))

224

|**Œuvres intégrées en cours d’exposition**|G, H, I, J|Sorties différées

225

|**Œuvres restées jusqu’à la fin**|B, C, F, G, H, I, J|Entrée commune à T6

== Gérer les retours partiels ==

230

231

Parfois, ** tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :

232

233

* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),

234

* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).

235

236

>(% class="small" %)Ex. Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**. Parmi elles : ** 2 œuvres fragiles ne peuvent être exposées plus de deux mois** pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025. Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.

237

238

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonne pratique :

* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.

243

)))

244

245

[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

246

247

248

(% class="wikigeneratedid" %)

249

La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les retours partiels d’œuvres au cours de l’exposition.

250

251

|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**

252

|Sortie|A, B, C, D, E, F, G, H, I, J|T1|Premier départ

253

|Entrée|A,B|T2|entrée anticipée

254

|Entrée|C, D, E, F, G, H, I, J|T3|entrée finale pour les œuvres restantes

= Retrouver tous les mouvements =

259

260

Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

265

1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.

266

1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

267

268

[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

288

* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]

289

* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]

290

* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Mouvements >>doc:.Mouvements.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((