Planifier les mouvements associés

Version 119.1 par Joséphine Ducruet le 2025/09/04 15:43

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Version 4.5.27 et ultérieures

Les mouvements assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens.

Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.

Chaque opération est tracée, garantissant un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours.

A quoi servent les mouvements dans Flora ?

Les mouvements assurent la continuité entre l’évènement et la logistique des biens. Ils permettent d’organiser les déplacements, d’y rattacher les objets concernés, de vérifier toutes les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.

En pratique, la table Mouvements est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire, des collections. Elle joue plusieurs rôles essentiels :

Planifier les opérations de transport et de déplacement.
Renseigner les données logistiques :
- dates prévues et ajustées,
- lieux de départ et d’arrivée,
- transporteurs, assurances et commentaires,
- états de préparation et d’exécution.
Associer les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.
Tracer chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.
Produire les documents nécessaires (fiches, bordereaux, listes de contrôle).

Chaque mouvement est toujours rattaché à un évènement : cela garantit une continuité documentaire entre le cadre administratif (évènement), la sélection des biens, et la logistique de leurs déplacements.

Cas d'usage

Organiser un prêt sortant : Créer un mouvement de sortie pour documenter le départ des œuvres vers le musée emprunteur. Planifier ensuite un mouvement d’entrée pour leur retour à la fin de l’exposition.
Envoyer une œuvre en restauration : Créer un mouvement de sortie vers l’atelier du restaurateur. Prévoir un mouvement d’entrée au retour du bien une fois le traitement terminé.
Gérer un déménagement de réserves : Créer des mouvements de transfert/relocalisation pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.
Suivre des rotations d’œuvres : Planifier plusieurs mouvements distincts pour les biens qui entrent et sortent à des dates différentes (ex. expositions sensibles à la lumière).
Assurer une mise à disposition interne : Créer un mouvement interne temporaire pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique. Assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.

Astuce
Il n’est pas nécessaire de créer les mouvements dès la mise en place de l’évènement et l’association des biens.
Lorsque l’exposition est programmée à une échéance lointaine, il est recommandé d’attendre que les paramètres logistiques soient clairement établis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) avant de lancer la planification.

Comment créer un mouvement ?

Automatique ou manuelle : comment décider ?La création des mouvements peut se faire de deux manières. Le choix dépend avant tout de la configuration de votre évènement :

Création automatique

À utiliser lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée. Cette option génère en un clic les deux mouvements (départ et retour), dès l’ajout des biens ou ultérieurement. Rapide et simple, elle convient parfaitement aux situations standards.

Création manuelle

À privilégier lorsque l’évènement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, etc.). Vous pouvez créer autant de mouvements que nécessaire et ajuster précisément le contenu et les dates.

En résumé : choisissez la création automatique pour les cas simples et homogènes, et la création manuelle pour les situations complexes ou modulaires.

Dans tous les cas, un mouvement créé automatiquement peut ensuite être ouvert et enrichi avec les informations disponibles dans la grille de saisie d’une création manuelle.

Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour

Version 4.5.33 et ultérieures

Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.

Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.

Création immédiate des mouvements

Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur Créer. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.

*Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés*

Création différée des mouvements

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur Annuler.
Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet Mouvements. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.

Attention : l’icône concernée sert également à l'actualisation différée des biens liés aux mouvements.

*Refus création automatique des mouvements*

*Génération automatique des mouvements a posteriori*

Créer un mouvement manuellement

Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet Mouvements de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône Créer.

Choisir une grille de saisie

Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une grille de saisie adaptée au type d’opération.
Ce choix conditionne directement le type de mouvement que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.

Libellé de la grille	Utilisation
Sortie	Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).
Entrée	Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
Transfert	Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.

Renseigner et enregistrer la notice

Une fois la grille de saisie ouverte,

Remplir les champs de la grille
Champs obligatoires : Type d'évènement et Type de mouvement.
Enregistrer la notice.

Quel type de mouvement choisir ?

Type de mouvement	Définition / Utilisation
Sortie	Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
Entrée	Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
Interne temporaire	Sert à tracer un déplacement à l’intérieur de l’institution (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).
Non localisé	Indique que le bien est momentanément introuvable : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.
Disparition	Sert à signaler qu’un bien est considéré comme perdu après constat, enquête ou décision administrative.
Vol	Sert à documenter officiellement le vol d’un bien, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.
Transfert – relocalisation	Utilisé lors d’un déménagement ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.
Externe – transition	Sert à gérer un transfert temporaire externe, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.
Administratif	Mouvement particulier destiné à documenter un changement administratif (mise à jour interne sans déplacement physique réel du bien).

Naviguer entre les évènements et les mouvements

Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.

Retourner sur la notice d'un évènement

Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.

*Retourner sur la notice de l'évènement*

Ouvrir une notice de mouvement

Depuis l’événement, dans l’onglet Mouvements, vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.

*Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés*

Cas particuliers

Gérer les rotations d'oeuvres

Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de rotation d’œuvres. Chaque rotation donne lieu à un mouvement spécifique (sortie ou entrée).

Bonne pratique :

N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.

Exemple : 10 œuvres sont prévues pour un prêt. Certaines partent ou reviennent à des moments différents. Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.

*Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres*

La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les rotations d’œuvres au cours de l’exposition.

Type de mouvement	Œuvres concernées	Date de mouvement	Commentaire
Sortie	A, B, C, D, E, F	T1	Premier départ
Entrée	D	T2	entrée anticipée
Entrée	E	T3	entrée anticipée
Sortie	G	T2	Rejoint l’exposition en décalé
Sortie	H	T3	Rejoint l’exposition en décalé
Sortie	I, J	T4	Rejoignent l’exposition en décalé
Entrée	A	T5	entrée anticipée
Entrée	B, C, F, G, H, I, J	T6	entrée finale pour les œuvres restantes

Le tableau suivant synthétise les différents cas rencontrés, en distinguant les œuvres ayant plusieurs mouvements, celles intégrées en cours d’exposition et celles restées jusqu’à la fin.

Situation	Œuvres concernées	Détail des mouvements
Œuvres avec plusieurs mouvements	A, D, E	A : sortie T1, entrée T5 D : sortie T1, entrée T2 E : sortie T1, entrée T3
Œuvres intégrées en cours d’exposition	G, H, I, J	Sorties différées
Œuvres restées jusqu’à la fin	B, C, F, G, H, I, J	Entrée commune à T6

Gérer les retours partiels

Parfois, tous les biens ne reviennent pas en même temps au musée :

certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).

Ex. Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition « Archéologie en folie » au Musée d’Archéologie nationale, programmée du 10 janvier 2025 au 15 septembre 2025. Parmi elles : 2 œuvres fragiles ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée au cours de l’exposition, vers le mois de mars 2025. Les 8 autres œuvres resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées à l’issue de l’exposition, en septembre 2025.

Bonne pratique :

N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.

*3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)*

La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les retours partiels d’œuvres au cours de l’exposition.

Type de mouvement	Œuvres concernées	Date de mouvement	Commentaire
Sortie	A, B, C, D, E, F, G, H, I, J	T1	Premier départ
Entrée	A,B	T2	entrée anticipée
Entrée	C, D, E, F, G, H, I, J	T3	entrée finale pour les œuvres restantes