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Planifier les mouvements associés

Version 118.1 par Doriane Bautista le 2025/09/01 16:15

Version 4.5.27 et ultérieures

Les mouvements assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens.

Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.

Chaque opération est tracée, garantissant un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours.

A quoi servent les mouvements dans Flora ?

La table des mouvements est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.

Un mouvement regroupe des informations essentielles : dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).

Chaque mouvement est toujours rattaché à un événement, auquel viennent s’associer les biens concernés, garantissant ainsi une continuité documentaire et un suivi logistique cohérent.

En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une traçabilité complète de tous les déplacements, automatise la mise à jour des localisations temporaires, et facilite la planification grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.

Cas d'usage

Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition

Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres

Imprimer les bordereaux de transport

Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation

Gérer les délais glissants

Suivre la progression logistique d’un événement

Bonnes pratiques : 

  • Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.

Comment créer un mouvement ?

Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :

CréationQuand l’utiliserCaractéristiques principales
AutomatiqueLorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
ManuelleLorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.

Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour

Version 4.5.33 et ultérieures

Cette action n’est disponible qu’après l’association de biens à un événement et à condition qu’aucun mouvement n’ait déjà été créé.

Lors de l’ajout de biens, une fenêtre contextuelle propose la génération automatique de deux mouvements (un départ et un retour). Les biens concernés y sont alors rattachés directement.

Création immédiate des mouvements

Pour une génération immédiate, saisissez les dates de départ et de retour puis validez en cliquant sur Créer. Les deux mouvements sont alors créés automatiquement et les biens associés y sont reliés.

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Création automatique des mouvements

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Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés

Création différée des mouvements

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur Annuler.
Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet Mouvements. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.

Attention : l’icône concernée sert également à l'actualisation différée des biens liés aux mouvements.

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Refus création automatique des mouvements

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Génération automatique des mouvements a posteriori

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Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés

Créer un mouvement manuellement

Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet Mouvements de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône Créer.

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Création d'un mouvement

Choisir une grille de saisie

À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.

Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une grille de saisie adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.

Libellé de la grilleUtilisation
SortieSert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
EntréePermet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
TransfertUtilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.

Renseigner et enregistrer la notice

À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.

Une fois la grille de saisie ouverte,

  1. Remplir les champs de la grille
  2. Champs obligatoires : Type d'évènement et Type de mouvement.
  3. Enregistrer la notice. 
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Création d'un mouvement de sortie

Quel type de mouvement renseigner ?

Dans Flora, on distingue plusieurs types de mouvements, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :

Type de mouvementDéfinition / Utilisation
SortieCorrespond à un mouvement de départ : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
EntréeCorrespond à un mouvement de retour : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.

Transfert-relocalisation

Re-localisation 

Externe-transition

Servent à gérer les déménagements : ils modifient l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
Interne temporaireSert à indiquer que les biens sont en déplacement à l’intérieur de l’institution, par exemple dans le cadre d’un chantier des collections, d’un chantier de marquage, d’une campagne de photographie ou encore pour une mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs.

Naviguer entre les évènements et les mouvements

 Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements. 

Retourner sur la notice d'un évènement

Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.

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Retourner sur la notice de l'évènement

Ouvrir une notice de mouvement

Depuis l’événement, dans l’onglet Mouvements, vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.

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Ouvrir une notice de mouvement

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Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés

Cas particuliers

Gérer les rotations d'oeuvres

Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de rotation d’œuvres. Chaque rotation donne lieu à un mouvement spécifique (sortie ou entrée).

Bonne pratique :

  • N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.

 Exemple : 10 œuvres sont prévues pour un prêt. Certaines partent ou reviennent à des moments différents. Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.

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Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres 

La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les rotations d’œuvres au cours de l’exposition. 

Type de mouvementŒuvres concernéesDate de mouvementCommentaire
SortieA, B, C, D, E, FT1Premier départ
EntréeDT2entrée anticipée
EntréeET3entrée anticipée
SortieGT2Rejoint l’exposition en décalé
SortieHT3Rejoint l’exposition en décalé
SortieI, JT4Rejoignent l’exposition en décalé
EntréeAT5entrée anticipée
EntréeB, C, F, G, H, I, JT6entrée finale pour les œuvres restantes

Le tableau suivant synthétise les différents cas rencontrés, en distinguant les œuvres ayant plusieurs mouvements, celles intégrées en cours d’exposition et celles restées jusqu’à la fin.

SituationŒuvres concernéesDétail des mouvements
Œuvres avec plusieurs mouvementsA, D, E
  • A : sortie T1, entrée T5
  • D : sortie T1, entrée T2
  • E : sortie T1, entrée T3
Œuvres intégrées en cours d’expositionG, H, I, JSorties différées
Œuvres restées jusqu’à la finB, C, F, G, H, I, JEntrée commune à T6

Gérer les retours partiels

Parfois,  tous les biens ne reviennent pas en même temps au musée : 

  • certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
  • d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).

Ex. Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition « Archéologie en folie » au Musée d’Archéologie nationale, programmée du 10 janvier 2025 au 15 septembre 2025. Parmi elles :  2 œuvres fragiles ne peuvent être exposées plus de deux mois pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée au cours de l’exposition, vers le mois de mars 2025. Les 8 autres œuvres resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées à l’issue de l’exposition, en septembre 2025.

Bonne pratique :

  • N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.
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3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)

La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les retours partiels d’œuvres au cours de l’exposition. 

Type de mouvementŒuvres concernéesDate de mouvementCommentaire
SortieA, B, C, D, E, F, G, H, I, JT1Premier départ
EntréeA,BT2entrée anticipée
EntréeC, D, E, F, G, H, I, JT3entrée finale pour les œuvres restantes

Retrouver tous les mouvements

Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

  1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
  2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Mouvements (transp...).
  3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
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Espace de travail Gérer > Menu Gestion matérielle > Sous-Menu Mouvements (transp...)

 

Sommaire

  1. A quoi servent les mouvements dans Flora ?
    1. Cas d'usage
  2. Comment créer un mouvement ?
    1. Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour
    2. Créer un mouvement manuellement
  3. Choisir une grille de saisie
  4. Renseigner et enregistrer la notice
    1. Quel type de mouvement renseigner ?
  5. Naviguer entre les évènements et les mouvements
    1. Retourner sur la notice d'un évènement
    2. Ouvrir une notice de mouvement
  6. Cas particuliers
    1. Gérer les rotations d'oeuvres
    2. Gérer les retours partiels
  7. Retrouver tous les mouvements

Aller plus loin

Icônes principales

  • 1756305207363-153.png Créer un mouvement manuellement
  • 1756370032305-379.png Créer un mouvement automatique ultérieurement
  • 1756370126525-388.png Retour à l'évènement