Modifications pour le document Planifier les mouvements associés

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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Planifier les mouvements associés
1 +Planifier et suivre les mouvements associés
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,82 +1,61 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
2 2  
3 -(% style="height:78px; width:1552px" %)
3 +(% style="height:78px; width:1357px" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**.
8 -
9 -Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale.
10 -
11 -Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**.
7 +
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 15  = A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
16 16  
17 -Les **mouvements** assurent la continuité entre lévènement et la logistique des biens. Ils permettent dorganiser les déplacements, d’y rattacher les objets concernés, de vérifier toutes les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.
13 +La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque oration est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabili complète.
18 18  
19 -En pratique, la table **Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire, des collections. Elle joue plusieurs les essentiels :
15 +Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et decution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
20 20  
21 -* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement.
22 -* (((
23 -**Renseigner** les données logistiques :
17 +Dans Flora, on distingue **trois types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections :
24 24  
25 -* dates prévues et ajustées,
26 -* lieux de départ et d’arrivée,
27 -* transporteurs, assurances et commentaires,
28 -* états de préparation et d’exécution.
29 -)))
30 -* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.
31 -* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.
32 -* **Produire** les documents nécessaires (fiches, bordereaux, listes de contrôle).
19 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
20 +|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
21 +|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
22 +|**Transfert**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvelle localisation principale.
33 33  
34 -Chaque mouvement est toujours **rattaché à un évènement** : cela garantit une continuité documentaire entre le cadre administratif (évènement), la sélection des biens, et la logistique de leurs déplacements.
24 +Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
35 35  
26 +En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
27 +
36 36  == Cas d'usage ==
37 37  
38 -* (((
39 -**Organiser un prêt sortant : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** pour documenter le départ des œuvres vers le musée emprunteur. Planifier ensuite un mouvement d’**entrée** pour leur retour à la fin de l’exposition.
40 -)))
41 -* (((
42 -**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier du restaurateur. Prévoir un mouvement d’**entrée** au retour du bien une fois le traitement terminé.
43 -)))
44 -* (((
45 -**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert/relocalisation** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.
46 -)))
47 -* (((
48 -**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts pour les biens qui entrent et sortent à des dates différentes (ex. expositions sensibles à la lumière).
49 -)))
50 -* (((
51 -**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique. Assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.
52 -)))
30 +>(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
53 53  
54 -(% class="box infomessage" %)
55 55  (((
56 -**Astuce**
57 -**Il n’est pas nécessaire de créer les mouvements dès la mise en place de l’évènement et l’association des biens.**
58 -Lorsque l’exposition est programmée à une échéance lointaine, il est recommandé d’attendre que les paramètres logistiques soient clairement établis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) avant de lancer la planification.
59 -)))
33 +>(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
60 60  
61 -= Comment créer un mouvement ? =
35 +>(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
62 62  
63 -(% class="box infomessage" %)
64 -(((
65 -**Automatique ou manuelle : comment décider ?**La création des mouvements peut se faire de deux manières. Le choix dépend avant tout de la configuration de votre évènement :
37 +>(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
66 66  
67 -* **Création automatique**
39 +>(% class="small" %)Gérer les délais glissants
68 68  
69 -À utiliser lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée. Cette option génère en un clic les deux mouvements (départ et retour), dès l’ajout des biens ou ultérieurement. Rapide et simple, elle convient parfaitement aux situations standards.
41 +>(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
42 +)))
70 70  
71 -* **Création manuelle**
44 +(% class="box successmessage" %)
45 +(((
46 +Bonnes pratiques :
72 72  
73 -À privilégier lorsque l’évènement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, etc.). Vous pouvez créer autant de mouvements que nécessaire et ajuster précisément le contenu et les dates.
48 +* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
49 +)))
74 74  
75 -**En résumé : choisissez la création automatique pour les cas simples et homogènes, et la création manuelle pour les situations complexes ou modulaires.**
51 += Comment créer un mouvement ? =
76 76  
77 -Dans tous les cas, un mouvement créé automatiquement peut ensuite être **ouvert et enrichi** avec les informations disponibles dans la grille de saisie d’une création manuelle.
78 -)))
53 +Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
79 79  
55 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
56 +|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
57 +|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
58 +
80 80  == Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
81 81  
82 82  (% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
... ... @@ -97,16 +97,12 @@
97 97  
98 98  [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
99 99  
79 +
100 100  === Création différée des mouvements ===
101 101  
102 102  Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
103 103  Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés.
104 104  
105 -(% class="box warningmessage" %)
106 -(((
107 -Attention : l’icône concernée sert également à l**'actualisation différée des biens liés aux mouvements**.
108 -)))
109 -
110 110  [[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 111  
112 112  
... ... @@ -116,7 +116,7 @@
116 116  [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 117  
118 118  
119 -== Créer un mouvement manuellement ==
94 +== Création les mouvements de départ et de retour manuellement ==
120 120  
121 121  Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
122 122  
... ... @@ -124,152 +124,54 @@
124 124  
125 125  = Choisir une grille de saisie =
126 126  
127 -Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération.
128 -Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.
129 -
130 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
131 -|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).
132 -|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
133 -|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
134 -
135 -= Renseigner et enregistrer la notice =
136 -
137 -Une fois la grille de saisie ouverte,
138 -
139 -1. **Remplir les champs** de la grille
140 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
141 -1. **Enregistrer la notice. **
142 -
143 -(% class="box infomessage" %)
102 +(% class="box warningmessage" %)
144 144  (((
145 -**Quel type de mouvement choisir ?**
146 -
147 -
148 -|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation**
149 -|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
150 -|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
151 -|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).
152 -|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.
153 -|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative.
154 -|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.
155 -|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.
156 -|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.
157 -|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif** (mise à jour interne sans déplacement physique réel du bien).
104 +À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
158 158  )))
159 159  
160 -[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
107 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
161 161  
109 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
162 162  
163 -= Naviguer entre les évènements et les mouvements =
111 +|=(% style="width: 184px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 695px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
112 +|(% style="width:184px" %)**Sortie**|(% style="width:695px" %)Documente un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
113 +|(% style="width:184px" %)**Entrée**|(% style="width:695px" %)Documenter un mouvement d’entrée, par exemple le retour d’un prêt ou la réintégration d’un bien après une restauration.
114 +|(% style="width:184px" %)**Transfert**|(% style="width:695px" %)Enregistrer un déplacement interne entre deux emplacements ou sites, sans sortie extérieure.
164 164  
165 - Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.
166 166  
167 -== Retourner sur la notice d'un évènement ==
168 168  
169 -Depuis une notice de mouvement, cliquez sur l’icône dédiée pour revenir à l’événement associé.
170 170  
171 -[[//Retourner sur la notice de l'évènement//>>image:1756276396855-460.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
119 += Renseigner et enregistrer la notice =
172 172  
173 -
174 -== Ouvrir une notice de mouvement ==
175 -
176 -Depuis l’événement, dans l’onglet **Mouvements,** vous pouvez également ouvrir le mouvement de votre choix afin d'en assurer le suivi.
177 -
178 -[[//Ouvrir une notice de mouvement//>>image:1756279977382-361.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 -
180 -
181 -[[//Ouverture de la notice de mouvement avec les bien liés//>>image:1756280036405-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 -
183 -
184 -= Cas particuliers =
185 -
186 -== Gérer les rotations d'oeuvres ==
187 -
188 -Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de **rotation d’œuvres**. Chaque rotation donne lieu à un **mouvement spécifique** (sortie ou entrée).
189 -
190 -(% class="box successmessage" %)
121 +(% class="box warningmessage" %)
191 191  (((
192 -Bonne pratique :
193 -
194 -* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.
123 +À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
195 195  )))
196 196  
197 -(((
198 ->(% class="small" %) Exemple : 10 œuvres sont prévues pour un prêt. Certaines partent ou reviennent à des moments différents. Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.
126 += Lier des biens au mouvement =
199 199  
200 -[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 +== A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
201 201  
130 +La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
202 202  
203 -La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les rotations d’œuvres au cours de l’exposition.
204 -)))
132 +Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
205 205  
206 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
207 -|Sortie|A, B, C, D, E, F|T1|Premier départ
208 -|Entrée|D|T2|entrée anticipée
209 -|Entrée|E|T3|entrée anticipée
210 -|Sortie|G|T2|Rejoint l’exposition en décalé
211 -|Sortie|H|T3|Rejoint l’exposition en décalé
212 -|Sortie|I, J|T4|Rejoignent l’exposition en décalé
213 -|Entrée|A|T5|entrée anticipée
214 -|Entrée|B, C, F, G, H, I, J|T6|entrée finale pour les œuvres restantes
134 +Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.
215 215  
216 -Le tableau suivant synthétise les difrents cas rencontrés, en distinguant les œuvres ayant plusieurs mouvements, celles intégrées en cours d’exposition et celles restées jusqu’à la fin.
136 +L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bienficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, curise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
217 217  
218 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Situation|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Œuvres concernées|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Détail des mouvements
219 -|**Œuvres avec plusieurs mouvements**|A, D, E|(((
220 -* A : sortie T1, entrée T5
221 -* D : sortie T1, entrée T2
222 -* E : sortie T1, entrée T3
223 -)))
224 -|**Œuvres intégrées en cours d’exposition**|G, H, I, J|Sorties différées
225 -|**Œuvres restées jusqu’à la fin**|B, C, F, G, H, I, J|Entrée commune à T6
138 +== Lien automatique ==
226 226  
140 +== Lier manuellement des biens au mouvement ==
227 227  
142 += Gérer les biens liés au mouvement =
228 228  
229 -== Gérer les retours partiels ==
144 += Valider les étapes d'un mouvement =
230 230  
231 -Parfois, ** tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
146 += Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
232 232  
233 -* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
234 -* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
235 235  
236 ->(% class="small" %)Ex. Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**. Parmi elles : ** 2 œuvres fragiles ne peuvent être exposées plus de deux mois** pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025. Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
237 237  
238 -(% class="box successmessage" %)
239 -(((
240 -Bonne pratique :
241 -
242 -* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.
243 -)))
244 -
245 -[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 -
247 -
248 -(% class="wikigeneratedid" %)
249 -La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les retours partiels d’œuvres au cours de l’exposition.
250 -
251 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
252 -|Sortie|A, B, C, D, E, F, G, H, I, J|T1|Premier départ
253 -|Entrée|A,B|T2|entrée anticipée
254 -|Entrée|C, D, E, F, G, H, I, J|T3|entrée finale pour les œuvres restantes
255 -
256 -
257 -
258 -= Retrouver tous les mouvements =
259 -
260 -Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
261 -
262 -Pour y accéder :
263 -
264 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
265 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
266 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
267 -
268 -[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 -
270 -
271 -
272 -
273 273  
274 274  )))
275 275  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -277,7 +277,7 @@
277 277  (((
278 278  **Sommaire**
279 279  
280 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
157 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
281 281  )))
282 282  
283 283  (% class="box" %)
... ... @@ -285,28 +285,21 @@
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