Modifications pour le document Planifier les mouvements associés

Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,6 +1,6 @@
1	1	(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**
2	2
3		-(% style="height:78px; width:1552px" %)
	3	+(% class="table-striped" style="height:78px; width:1552px" %)
4	4	|(% style="width:840px" %)(((
5	5	(% class="box" %)
6	6	(((
...	...	@@ -14,45 +14,69 @@
14	14	(((
15	15	= A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
16	16
17		-La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
	17	+Les **mouvements** assurent la continuité entre l’évènement et la logistique des biens. Ils permettent d’organiser les déplacements, d’y rattacher les objets concernés, de vérifier toutes les informations indispensables et de suivre l’avancement du transfert jusqu’à son exécution finale.
18	18
19		-Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
	19	+En pratique, la table **Mouvements** est le cœur du suivi logistique, à la fois physique et documentaire, des collections. Elle joue plusieurs rôles essentiels :
20	20
21		-Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
	21	+* **Planifier** les opérations de transport et de déplacement.
	22	+* (((
	23	+**Renseigner** les données logistiques :
22	22
23		-En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
	25	+* dates prévues et ajustées,
	26	+* lieux de départ et d’arrivée,
	27	+* transporteurs, assurances et commentaires,
	28	+* états de préparation et d’exécution.
	29	+)))
	30	+* **Associer** les biens concernés et mettre à jour automatiquement leurs localisations temporaires.
	31	+* **Tracer** chaque étape du déplacement, garantissant une traçabilité complète et fiable.
	32	+* **Produire** les documents nécessaires (fiches, bordereaux, listes de contrôle).
24	24
	34	+Chaque mouvement est toujours **rattaché à un évènement** : cela garantit une continuité documentaire entre le cadre administratif (évènement), la sélection des biens, et la logistique de leurs déplacements.
	35	+
25	25	== Cas d'usage ==
26	26
27		->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition
	38	+* (((
	39	+**Organiser un prêt sortant : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** pour documenter le départ des œuvres vers le musée emprunteur. Planifier ensuite un mouvement d’**entrée** pour leur retour à la fin de l’exposition.
	40	+)))
	41	+* (((
	42	+**Envoyer une œuvre en restauration : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement de **sortie** vers l’atelier du restaurateur. Prévoir un mouvement d’**entrée** au retour du bien une fois le traitement terminé.
	43	+)))
	44	+* (((
	45	+**Gérer un déménagement de réserves : **(% style="background-color:transparent" %)Créer des mouvements de **transfert/relocalisation** pour suivre le déplacement des collections d’un bâtiment à un autre.
	46	+)))
	47	+* (((
	48	+**Suivre des rotations d’œuvres : **(% style="background-color:transparent" %)Planifier plusieurs mouvements distincts pour les biens qui entrent et sortent à des dates différentes (ex. expositions sensibles à la lumière).
	49	+)))
	50	+* (((
	51	+**Assurer une mise à disposition interne : **(% style="background-color:transparent" %)Créer un mouvement **interne temporaire** pour tracer le transfert d’un objet en salle d’étude, en chantier de marquage ou en campagne photographique. Assurer un suivi même si le bien ne quitte pas physiquement l’institution.
	52	+)))
28	28
	54	+(% class="box infomessage" %)
29	29	(((
30		->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres
	56	+**Astuce**
	57	+**Il n’est pas nécessaire de créer les mouvements dès la mise en place de l’évènement et l’association des biens.**
	58	+Lorsque l’exposition est programmée à une échéance lointaine, il est recommandé d’attendre que les paramètres logistiques soient clairement établis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) avant de lancer la planification.
	59	+)))
31	31
32		->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport
	61	+= Comment créer un mouvement ? =
33	33
34		->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation
	63	+(% class="box infomessage" %)
	64	+(((
	65	+**Automatique ou manuelle : comment décider ?**La création des mouvements peut se faire de deux manières. Le choix dépend avant tout de la configuration de votre évènement :
35	35
36		->(% class="small" %)Gérer les délais glissants
	67	+* **Création automatique**
37	37
38		->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement
39		-)))
	69	+À utiliser lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée. Cette option génère en un clic les deux mouvements (départ et retour), dès l’ajout des biens ou ultérieurement. Rapide et simple, elle convient parfaitement aux situations standards.
40	40
41		-(% class="box successmessage" %)
42		-(((
43		-Bonnes pratiques :
	71	+* **Création manuelle**
44	44
45		-* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification.
46		-)))
	73	+À privilégier lorsque l’évènement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés (rotations, retours partiels, etc.). Vous pouvez créer autant de mouvements que nécessaire et ajuster précisément le contenu et les dates.
47	47
48		-= Comment créer un mouvement ? =
	75	+**En résumé : choisissez la création automatique pour les cas simples et homogènes, et la création manuelle pour les situations complexes ou modulaires.**
49	49
50		-Deux méthodes permettent de créer les mouvements associés à un événement :
	77	+Dans tous les cas, un mouvement créé automatiquement peut ensuite être **ouvert et enrichi** avec les informations disponibles dans la grille de saisie d’une création manuelle.
	78	+)))
51	51
52		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales**
53		-|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic.
54		-|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates.
55		-
56	56	== Créer automatiquement les mouvements de départ et de retour ==
57	57
58	58	(% class="mark small" %)**Version 4.5.33 et ultérieures**
...	...	@@ -73,7 +73,6 @@
73	73
74	74	[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75	75
76		-
77	77	=== Création différée des mouvements ===
78	78
79	79	Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
...	...	@@ -101,25 +101,16 @@
101	101
102	102	= Choisir une grille de saisie =
103	103
104		-(% class="box warningmessage" %)
105		-(((
106		-À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
107		-)))
	127	+Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération.
	128	+Ce choix conditionne directement le **type de mouvement** que vous allez enregistrer, et donc la manière dont sera documenté le déplacement des biens.
108	108
109		-Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
	130	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
	131	+|**Sortie**|Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, assurances, etc.).
	132	+|**Entrée**|Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
	133	+|**Transfert**|Sert à formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
110	110
111		-|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
112		-|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
113		-|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
114		-|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
115		-
116	116	= Renseigner et enregistrer la notice =
117	117
118		-(% class="box warningmessage" %)
119		-(((
120		-À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
121		-)))
122		-
123	123	Une fois la grille de saisie ouverte,
124	124
125	125	1. **Remplir les champs** de la grille
...	...	@@ -126,27 +126,25 @@
126	126	1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
127	127	1. **Enregistrer la notice. **
128	128
129		-[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	143	+(% class="box infomessage" %)
	144	+(((
	145	+**Quel type de mouvement choisir ?**
130	130
	147	+|=**Type de mouvement**|=**Définition / Utilisation**
	148	+|**Sortie**|Le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
	149	+|**Entrée**|Le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
	150	+|**Interne temporaire**|Sert à tracer un déplacement **à l’intérieur de l’institution** (chantier des collections, marquage, photographie, mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs, etc.).
	151	+|**Non localisé**|Indique que le bien est momentanément **introuvable** : ce statut permet d’assurer le suivi administratif le temps de l’investigation.
	152	+|**Disparition**|Sert à signaler qu’un bien est considéré comme **perdu** après constat, enquête ou décision administrative.
	153	+|**Vol**|Sert à documenter officiellement le **vol d’un bien**, avec mise à jour de sa localisation et de son statut.
	154	+|**Transfert – relocalisation**|Utilisé lors d’un **déménagement** ou d’une réorganisation : le bien change d’emplacement de référence pour refléter sa nouvelle localisation.
	155	+|**Externe – transition**|Sert à gérer un **transfert temporaire externe**, par exemple un stockage provisoire chez un prestataire avant retour ou nouvelle affectation.
	156	+|**Administratif**|Mouvement particulier destiné à documenter un **changement administratif**.
	157	+)))
131	131
132		-== Quel type de mouvement renseigner ? ==
	159	+[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133	133
134		-Dans Flora, on distingue** plusieurs types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections :
135	135
136		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
137		-|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
138		-|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
139		-|(((
140		-**Transfert-relocalisation**
141		-
142		-**Re-localisation **
143		-
144		-**Externe-transition**
145		-)))|Servent à gérer les **déménagements** : ils modifient l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
146		-|**Interne temporaire**|Sert à indiquer que les biens **sont en déplacement à l’intérieur de l’institution**, par exemple dans le cadre d’un chantier des collections, d’un chantier de marquage, d’une campagne de photographie ou encore pour une mise à disposition ponctuelle auprès des chercheurs.
147		-
148		-
149		-
150	150	= Naviguer entre les évènements et les mouvements =
151	151
152	152	Une fois les mouvements créés, il est possible de circuler entre les notices de mouvements et d’événements.
...	...	@@ -170,82 +170,36 @@
170	170
171	171	= Cas particuliers =
172	172
173		-== Gérer les rotations d'oeuvres ==
	185	+== Gérer les rotations d'œuvres ==
174	174
175		-Lorsque toutes les œuvres ne suivent pas le même calendrier de départ ou de entrée, on parle de **rotation d’œuvres**. Chaque rotation donne lieu à un **mouvement spécifique** (sortie ou entrée).
	187	+**Lorsque les œuvres ne partagent pas le même calendrier de départ ou de retour, on parle de //rotation d’œuvres//. Chaque rotation doit être enregistrée par un mouvement distinct (sortie ou entrée).**
176	176
177		-(% class="box successmessage" %)
178		-(((
179		-Bonne pratique :
	189	+>(% class="small" %)Exemple : dix œuvres sont prévues pour une exposition, mais certaines partent ou reviennent en réserve à des dates différentes. Cela entraîne la création de plusieurs mouvements, chacun documenté séparément.
180	180
181		-* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.
182		-)))
	191	+Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** pour refléter chaque rotation.
183	183
184	184	(((
185		->(% class="small" %) Exemple : 10 œuvres sont prévues pour un prêt. Certaines partent ou reviennent à des moments différents. Cela génère une succession de mouvements documentés individuellement.
186		-
187	187	[[//Liste des mouvements créés pour effectuer les rotations d'oeuvres //>>image:1756381629384-602.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
188		-
189		-
190		-La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les rotations d’œuvres au cours de l’exposition.
191	191	)))
192	192
193		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
194		-|Sortie|A, B, C, D, E, F|T1|Premier départ
195		-|Entrée|D|T2|entrée anticipée
196		-|Entrée|E|T3|entrée anticipée
197		-|Sortie|G|T2|Rejoint l’exposition en décalé
198		-|Sortie|H|T3|Rejoint l’exposition en décalé
199		-|Sortie|I, J|T4|Rejoignent l’exposition en décalé
200		-|Entrée|A|T5|entrée anticipée
201		-|Entrée|B, C, F, G, H, I, J|T6|entrée finale pour les œuvres restantes
202		-
203		-Le tableau suivant synthétise les différents cas rencontrés, en distinguant les œuvres ayant plusieurs mouvements, celles intégrées en cours d’exposition et celles restées jusqu’à la fin.
204		-
205		-|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Situation|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Œuvres concernées|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)Détail des mouvements
206		-|**Œuvres avec plusieurs mouvements**|A, D, E|(((
207		-* A : sortie T1, entrée T5
208		-* D : sortie T1, entrée T2
209		-* E : sortie T1, entrée T3
210		-)))
211		-|**Œuvres intégrées en cours d’exposition**|G, H, I, J|Sorties différées
212		-|**Œuvres restées jusqu’à la fin**|B, C, F, G, H, I, J|Entrée commune à T6
213		-
214		-
215		-
216	216	== Gérer les retours partiels ==
217	217
218		-Parfois, ** tous les biens ne reviennent pas en même temps** au musée :
	199	+Il arrive que tous les biens ne reviennent pas au même moment au musée :
219	219
220		-* certaines œuvres sont restituées avant la fin de l’exposition (fragilité, conditions de conservation particulières, rotation d’œuvres sensibles à la lumière),
221		-* d’autres restent plus longtemps (prolongation d’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
	201	+* certaines œuvres sont restituées **avant la fin de l’exposition** (fragilité, conditions particulières de conservation, rotations liées à la lumière),
	202	+* d’autres au contraire restent **plus longtemps** (prolongation de l’exposition, réutilisation dans une autre étape d’itinérance, etc.).
222	222
223		->(% class="small" %)Ex. Dix œuvres du musée partent en prêt pour l’exposition **« Archéologie en folie »** au **Musée d’Archéologie nationale**, programmée du **10 janvier 2025 au 15 septembre 2025**. Parmi elles : ** 2 œuvres fragiles ne peuvent être exposées plus de deux mois** pour des raisons de conservation préventive. Elles reviendront donc au musée **au cours de l’exposition**, vers le mois de mars 2025. Les **8 autres œuvres** resteront exposées jusqu’à la fin de l’évènement, et seront restituées **à l’issue de l’exposition**, en septembre 2025.
	204	+>(% class="small" %)**Exemple :** Dix œuvres du musée sont prêtées pour l’exposition //« Archéologie en folie »// au Musée d’Archéologie nationale (10 janvier – 15 septembre 2025). Deux œuvres fragiles reviennent dès mars pour des raisons de conservation, tandis que les huit autres restent jusqu’à la fin et sont restituées en septembre.
224	224
225		-(% class="box successmessage" %)
226		-(((
227		-Bonne pratique :
	206	+Dans ce cas, **n’utilisez pas la création automatique** : créez les mouvements **manuellement** afin de refléter chaque retour.
228	228
229		-* N'utilisez pas la génération automatique des mouvements : créez des mouvement manuellement.
230		-)))
231		-
232	232	[[//3 mouvements créés : une sortie, un retour partiel (2 objet), le retour des objets restants après l'exposition (8)//>>image:1756735821277-614.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233	233
234	234
235		-(% class="wikigeneratedid" %)
236		-La chronologie ci-dessous illustre la succession des mouvements créés pour gérer les retours partiels d’œuvres au cours de l’exposition.
	211	+= Effectuer des recherches sur les mouvements =
237	237
238		-|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Type de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Œuvres concernées**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Date de mouvement**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Commentaire**
239		-|Sortie|A, B, C, D, E, F, G, H, I, J|T1|Premier départ
240		-|Entrée|A,B|T2|entrée anticipée
241		-|Entrée|C, D, E, F, G, H, I, J|T3|entrée finale pour les œuvres restantes
	213	+Tous les mouvements saisis dans Flora sont centralisés dans une table spécifique, accessible via une interface de recherche dédiée.
242	242
243		-
244		-
245		-= Retrouver tous les mouvements =
246		-
247		-Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
248		-
249	249	Pour y accéder :
250	250
251	251	1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
...	...	@@ -254,8 +254,6 @@
254	254
255	255	[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256	256
257		-
258		-
259	259
260	260	)))
261	261	)))|(% style="width:300px" %)(((
...	...	@@ -270,10 +270,10 @@
270	270	(((
271	271	**Aller plus loin**
272	272
273		-* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
274		-* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
275		-* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
276		-* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
	237	+* \\
	238	+* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
	239	+* [[Associer et gérer les biens liés aux mouvements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements.WebHome||target="_blank"]]
	240	+* [[Suivre et valider un mouvement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Valider et suivre un mouvement.WebHome||target="_blank"]]
277	277
278	278
279	279
...	...	@@ -295,5 +295,3 @@
295	295	* [[image:1756370126525-388.png]] Retour à l'évènement
296	296	)))
297	297	)))
298		-
299		-