La table des évènements est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un cadre unique pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de coordination entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’organisation et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
A quoi servent les évènements dans Flora ?
La table Évènements constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de documenter l’opération elle-même : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
On y saisit notamment :
le titre et le type d’évènement (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
les organismes impliqués,
les dates prévisionnelles et réelles,
une description et les responsables de l’opération,
l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé).
La notice évènement sert donc avant tout à poser le cadre administratif et documentaire de l’opération. Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
Cas d'usage
Organiser une exposition temporaire :
Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
Gérer un prêt sortant :
Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).
Préparer un dépôt sortant :
Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
Suivre un déménagement :
Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :
Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
Formaliser une commissionCréer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués). Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.Tracer un évènement interneCréer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire). Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
Bonnes pratiques :
Créez au préalable un panier pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
Vérifiez qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
Sélectionnez la grille de saisie adaptée au type d’opération que vous souhaitez documenter.
Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
Comment créer un évènement ?
Depuis la table des évènements
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice depuis la table des évènements
Depuis le tableau de bord
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord
Depuis une notice de bien
Version 4.5.30 et ultérieures
Cliquez sur l'icône de création
Création d'une notice évènement depuis un bien
Choisir une grille de saisie
Version 4.5.39 et ultérieures
La grille détermine la structure et les champs affichés.
Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
Libellé de la grille
Utilisation principale
Commission
Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
Déménagement
Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
Dépôt de plainte
Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
Exposition temporaire au musée
Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
Mise en dépôt (ou régularisation)
Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
Mvt int : Chantier de collections
Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
Mvt int : Marquage
Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
Mvt int : Mise à disposition sur place
Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
Mvt int : Photographie
Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
Mvt int : Temporaire
Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
Prêt (autres que pour une exposition)
Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
Prêts (pour exposition dans une autre institution)
Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
Tous les champs
Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
Traitement de conservation et analyse
Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
Adapter les grilles aux besoins de l’établissement
L’administrateur de Flora a la possibilité de créer ou modifier les grilles de saisie selon les spécificités locales :
Ajouter ou retirer des champs selon les usages métiers
Définir des champs comme obligatoires, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
Créer des grilles temporaires ou allégées pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs précis (ex. : régisseur, restaurateur)
Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
Renseigner et enregistrer la notice
Une fois la grille de saisie ouverte,
Remplir les champs de la grille
Champs obligatoires : Type d'évènement et Titre.
Enregistrer la notice.
Grille de saisie d'un évènement
Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?
Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le type, le sous-type et la catégorie. Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
Champ
Définition
Rôle principal
Exemples
Type d’évènement
Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.
Définit la nature de l’opération.
Conditionne les champs affichés.
Déclenche les règles métiers.
Détermine le workflow.
Exposition
Exposition itinérante
Prêt hors exposition
Activité
Vente
Dépôt
Déménagement
Traitement de conservation et analyse
Commission
Etc.
Sous-type d’évènement
Champ de précision supplémentaire lié au type.
Affine la description du type choisi.
Permet de différencier des cas spécifiques.
Pour une exposition :
Interne temporaire au musée.
Prêt à une autre institution.
Catégorie
Champ de classification complémentaire.
Distingue les variantes ou étapes d’un type.
Activités : concert, colloque, conférence.
Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
Champs Type, Sous-type et Catégorie
Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination
Lorsque vous créez ou associez un organisme comme lieu de destination d’un évènement, si l'emplacement de dépôt est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est automatiquement reprise dans la localisation temporaire des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
Attention :
Cette opération doit être effectuée au moment de la création de l’organisme ou avant son association à l’événement.
Elle ne peut pas être appliquée rétroactivement si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
Créer un nouvel organisme du lieu de destination
Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement
Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné
Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement
Afficher ou masquer la description de l'évènement
Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
Créer un évènement 
Créer un évènement depuis le tableau de bord 
Intégrer un évènement depuis une notice de bien