Code source wiki de Saisir un évènement
Version 118.1 par Cécile Vinoche le 2025/08/28 09:08
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| author | version | line-number | content |
|---|---|---|---|
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6.1 | 1 | (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** |
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4.1 | 2 | |
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5.1 | 3 | |(% style="width:840px" %)((( |
| 4 | (% class="box" %) | ||
| 5 | ((( | ||
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118.1 | 6 | //La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.// |
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72.1 | 7 | |
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118.1 | 8 | //Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.// |
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5.1 | 9 | ))) |
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4.1 | 10 | |
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5.1 | 11 | ((( |
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118.1 | 12 | = //A quoi servent les évènements dans Flora ?// = |
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4.1 | 13 | |
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118.1 | 14 | //La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.// |
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4.1 | 15 | |
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118.1 | 16 | //Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).// |
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15.1 | 17 | |
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118.1 | 18 | //Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.// |
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15.1 | 19 | |
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118.1 | 20 | //En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.// |
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15.1 | 21 | |
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118.1 | 22 | == //Cas d'usage// == |
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15.1 | 23 | |
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118.1 | 24 | >(% class="small" %)//Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt// |
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15.1 | 25 | |
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26.1 | 26 | ((( |
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118.1 | 27 | >(% class="small" %)//Préparer un prêt à une autre institution// |
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25.1 | 28 | |
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27.1 | 29 | ((( |
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118.1 | 30 | >(% class="small" %)//Gérer une exposition itinérante// |
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25.1 | 31 | |
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28.1 | 32 | ((( |
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118.1 | 33 | >(% class="small" %)//Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)// |
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25.1 | 34 | |
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118.1 | 35 | >(% class="small" %)//Organiser une conservation curative et préventive, analyse// |
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25.1 | 36 | |
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118.1 | 37 | >(% class="small" %)//Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites// |
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25.1 | 38 | |
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118.1 | 39 | >(% class="small" %)//Gérer des déménagements structurés (avec planification)// |
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25.1 | 40 | |
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118.1 | 41 | >(% class="small" %)//Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis// |
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25.1 | 42 | |
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118.1 | 43 | >(% class="small" %)//Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis// |
| |
25.1 | 44 | |
| |
118.1 | 45 | >(% class="small" %)//Préparer un dépôt de plainte// |
| |
25.1 | 46 | |
| |
118.1 | 47 | >(% class="small" %)//Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.// |
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34.1 | 48 | |
| 49 | (% class="box successmessage" %) | ||
| 50 | ((( | ||
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118.1 | 51 | //Bonnes pratiques ~:// |
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35.1 | 52 | |
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118.1 | 53 | * //**Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.// |
| 54 | * //**Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.// | ||
| 55 | * //**Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.// | ||
| 56 | * //**Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.// | ||
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25.1 | 57 | ))) |
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26.1 | 58 | ))) |
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27.1 | 59 | ))) |
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34.1 | 60 | ))) |
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25.1 | 61 | |
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118.1 | 62 | = //Comment créer un évènement ?// = |
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5.1 | 63 | |
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118.1 | 64 | == //Depuis la table des évènements// == |
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5.1 | 65 | |
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118.1 | 66 | //Cliquez sur l'icône de **création**// |
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5.1 | 67 | |
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9.1 | 68 | [[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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6.1 | 69 | |
| |
118.1 | 70 | == //Depuis le tableau de bord// == |
| |
6.1 | 71 | |
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118.1 | 72 | //Cliquez sur l'icône de **création**// |
| |
6.1 | 73 | |
| 74 | [[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 75 | |||
| |
118.1 | 76 | == //Depuis une notice de bien// == |
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6.1 | 77 | |
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118.1 | 78 | (% class="mark small" %)//**Version 4.5.30 et ultérieures**// |
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13.1 | 79 | |
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118.1 | 80 | //Cliquez sur l'icône de **création**// |
| |
6.1 | 81 | |
| |
9.1 | 82 | [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
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6.1 | 83 | |
| |
118.1 | 84 | = //Choisir une grille de saisie// = |
| |
6.1 | 85 | |
| |
118.1 | 86 | (% class="mark small" %)//**Version 4.5.39 et ultérieures**//(%%)//** **// |
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37.1 | 87 | |
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118.1 | 88 | //La grille détermine la structure et les champs affichés.// |
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6.1 | 89 | |
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118.1 | 90 | //Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi ~:// |
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6.1 | 91 | |
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118.1 | 92 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Libellé de la grille**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Utilisation principale**// |
| 93 | |//**Commission**//|//Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).// | ||
| 94 | |//**Déménagement**//|//Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.// | ||
| 95 | |//**Dépôt de plainte**//|//Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.// | ||
| 96 | |//**Exposition temporaire au musée**//|//Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.// | ||
| 97 | |//**Mise en dépôt (ou régularisation)**//|//Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.// | ||
| 98 | |//**Mvt int : Chantier de collections**//|//Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).// | ||
| 99 | |//**Mvt int : Marquage**//|//Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.// | ||
| 100 | |//**Mvt int : Mise à disposition sur place**//|//Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).// | ||
| 101 | |//**Mvt int : Photographie**//|//Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.// | ||
| 102 | |//**Mvt int : Temporaire**//|//Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.// | ||
| 103 | |//**Prêt (autres que pour une exposition)**//|//Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.// | ||
| 104 | |//**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**//|//Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.// | ||
| 105 | |//**Tous les champs**//|//Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)// | ||
| 106 | |//**Traitement de conservation et analyse**//|//Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.// | ||
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6.1 | 107 | |
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10.1 | 108 | (% class="box infomessage" %) |
| 109 | ((( | ||
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118.1 | 110 | //**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**// |
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10.1 | 111 | |
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118.1 | 112 | //L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales ~:// |
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10.1 | 113 | |
| |
118.1 | 114 | * //**Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers// |
| 115 | * //**Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice// | ||
| 116 | * //**Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)// | ||
| 117 | * //**Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)// | ||
| |
10.1 | 118 | |
| |
118.1 | 119 | //Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.// |
| |
11.1 | 120 | ))) |
| |
10.1 | 121 | |
| |
118.1 | 122 | = //Renseigner et enregistrer la notice// = |
| |
6.1 | 123 | |
| |
118.1 | 124 | //Une fois la grille de saisie ouverte,// |
| |
33.1 | 125 | |
| |
118.1 | 126 | 1. //**Remplir les champs** de la grille// |
| 127 | 1. //Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.// | ||
| 128 | 1. //**Enregistrer la notice. **// | ||
| |
34.1 | 129 | |
| |
113.1 | 130 | [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 131 | |||
| 132 | |||
| |
118.1 | 133 | == //Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?// == |
| |
113.1 | 134 | |
| |
118.1 | 135 | //Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. |
| 136 | Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.// | ||
| |
39.1 | 137 | |
| |
118.1 | 138 | |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Champ**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Définition**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Rôle principal**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Exemples**// |
| 139 | |//**Type d’évènement**//|//Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.//|((( | ||
| 140 | * //Définit la nature de l’opération.// | ||
| 141 | * //Conditionne les champs affichés.// | ||
| 142 | * //Déclenche les règles métiers.// | ||
| 143 | * //Détermine le workflow.// | ||
| |
39.1 | 144 | )))|((( |
| |
118.1 | 145 | * //Exposition// |
| 146 | * //Exposition itinérante// | ||
| 147 | * //Prêt hors exposition// | ||
| 148 | * //Activité// | ||
| 149 | * //Vente// | ||
| 150 | * //Dépôt// | ||
| 151 | * //Déménagement// | ||
| 152 | * //Traitement de conservation et analyse// | ||
| 153 | * //Commission // | ||
| 154 | * //Etc.// | ||
| |
38.1 | 155 | ))) |
| |
118.1 | 156 | |//**Sous-type d’évènement**//|//Champ de précision supplémentaire lié au type.//|((( |
| 157 | * //Affine la description du type choisi.// | ||
| 158 | * //Permet de différencier des cas spécifiques.// | ||
| |
39.1 | 159 | )))|((( |
| |
118.1 | 160 | //Pour une exposition ~:// |
| |
38.1 | 161 | |
| |
118.1 | 162 | * //Interne temporaire au musée.// |
| 163 | * //Prêt à une autre institution. // | ||
| |
39.1 | 164 | ))) |
| |
118.1 | 165 | |//**Catégorie**//|//Champ de classification complémentaire.//|((( |
| 166 | * //Distingue les variantes ou étapes d’un type.// | ||
| |
39.1 | 167 | )))|((( |
| |
118.1 | 168 | * //Activités : concert, colloque, conférence.// |
| 169 | * //Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.// | ||
| |
39.1 | 170 | ))) |
| 171 | |||
| |
85.1 | 172 | |
| 173 | |||
| |
118.1 | 174 | [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
114.1 | 175 | |
| |
115.1 | 176 | |
| |
118.1 | 177 | == //Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination// == |
| 178 | |||
| 179 | //Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.// | ||
| 180 | |||
| |
115.1 | 181 | (% class="box warningmessage" %) |
| 182 | ((( | ||
| |
118.1 | 183 | //Attention ~:// |
| |
115.1 | 184 | |
| |
118.1 | 185 | * //Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.// |
| 186 | * //Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.// | ||
| |
116.1 | 187 | ))) |
| |
115.1 | 188 | |
| |
118.1 | 189 | // // |
| |
115.1 | 190 | |
| |
118.1 | 191 | [[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
115.1 | 192 | |
| |
116.1 | 193 | |
| |
118.1 | 194 | [[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
116.1 | 195 | |
| |
118.1 | 196 | |
| 197 | [[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] | ||
| 198 | |||
| 199 | |||
| |
116.1 | 200 | [[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| 201 | |||
| 202 | |||
| |
113.1 | 203 | = Afficher ou masquer la description de l'évènement = |
| |
89.1 | 204 | |
| |
113.1 | 205 | Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. |
| |
83.1 | 206 | |
| |
113.1 | 207 | [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] |
| |
89.1 | 208 | |
| 209 | |||
| |
6.1 | 210 | |
| 211 | |||
| |
59.1 | 212 | |
| |
5.1 | 213 | |
| 214 | ))) | ||
| 215 | )))|(% style="width:300px" %)((( | ||
| 216 | (% class="box" %) | ||
| 217 | ((( | ||
| 218 | **Sommaire** | ||
| |
13.1 | 219 | |
| |
94.1 | 220 | {{toc depth="2" numbered="true"/}} |
| |
5.1 | 221 | ))) |
| 222 | |||
| 223 | (% class="box" %) | ||
| 224 | ((( | ||
| 225 | **Aller plus loin** | ||
| |
6.1 | 226 | |
| |
9.1 | 227 | * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] |
| |
110.1 | 228 | * [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]] |
| |
111.1 | 229 | * [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]] |
| |
109.1 | 230 | * [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]] |
| |
112.1 | 231 | * [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]] |
| |
109.1 | 232 | |
| |
8.1 | 233 | * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] |
| |
50.1 | 234 | * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] |
| |
12.1 | 235 | * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] |
| |
109.1 | 236 | |
| |
96.1 | 237 | * [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]] |
| |
5.1 | 238 | ))) |
| 239 | |||
| 240 | (% class="box" %) | ||
| 241 | ((( | ||
| 242 | **Icônes principales ** | ||
| |
79.1 | 243 | |
| |
104.1 | 244 | * [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement |
| |
79.1 | 245 | |
| |
103.1 | 246 | |
| |
104.1 | 247 | * [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord |
| |
103.1 | 248 | |
| 249 | |||
| |
109.1 | 250 | * [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien |
| |
103.1 | 251 | |
| 252 | |||
| |
5.1 | 253 | ))) |
| 254 | |||
| 255 | ((( | ||
| 256 | |||
| 257 | ))) | ||
| 258 | ))) | ||
| 259 | |||
| 260 | |||
| 261 | |||
| 262 | |||
| |
2.1 | 263 |