Saisir un évènement

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

6

//La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.//

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8

//Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.//

)))

(((

= //A quoi servent les évènements dans Flora ?// =

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14

//La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.//

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//Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).//

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18

//Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.//

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20

//En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.//

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== //Cas d'usage// ==

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>(% class="small" %)//Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt//

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(((

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>(% class="small" %)//Préparer un prêt à une autre institution//

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(((

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>(% class="small" %)//Gérer une exposition itinérante//

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(((

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>(% class="small" %)//Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)//

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>(% class="small" %)//Organiser une conservation curative et préventive, analyse//

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>(% class="small" %)//Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites//

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39

>(% class="small" %)//Gérer des déménagements structurés (avec planification)//

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>(% class="small" %)//Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis//

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>(% class="small" %)//Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis//

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45

>(% class="small" %)//Préparer un dépôt de plainte//

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47

>(% class="small" %)//Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.//

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(% class="box successmessage" %)

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(((

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//Bonnes pratiques ~://

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* //**Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.//

54

* //**Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.//

55

* //**Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.//

56

* //**Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.//

)))

)))

)))

)))

= //Comment créer un évènement ?// =

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64

== //Depuis la table des évènements// ==

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66

//Cliquez sur l'icône de **création**//

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68

[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

69

70

== //Depuis le tableau de bord// ==

71

72

//Cliquez sur l'icône de **création**//

73

74

[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

75

76

== //Depuis une notice de bien// ==

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(% class="mark small" %)//**Version 4.5.30 et ultérieures**//

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80

//Cliquez sur l'icône de **création**//

81

82

[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

83

84

= //Choisir une grille de saisie// =

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(% class="mark small" %)//**Version 4.5.39 et ultérieures**//(%%)//** **//

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//La grille détermine la structure et les champs affichés.//

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90

//Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi ~://

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|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Libellé de la grille**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Utilisation principale**//

93

|//**Commission**//|//Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).//

94

|//**Déménagement**//|//Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.//

95

|//**Dépôt de plainte**//|//Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.//

96

|//**Exposition temporaire au musée**//|//Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.//

97

|//**Mise en dépôt (ou régularisation)**//|//Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.//

98

|//**Mvt int : Chantier de collections**//|//Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).//

99

|//**Mvt int : Marquage**//|//Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.//

100

|//**Mvt int : Mise à disposition sur place**//|//Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).//

101

|//**Mvt int : Photographie**//|//Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.//

102

|//**Mvt int : Temporaire**//|//Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.//

103

|//**Prêt (autres que pour une exposition)**//|//Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.//

104

|//**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**//|//Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.//

105

|//**Tous les champs**//|//Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)//

106

|//**Traitement de conservation et analyse**//|//Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.//

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(% class="box infomessage" %)

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(((

110

//**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**//

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112

//L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales ~://

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114

* //**Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers//

115

* //**Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice//

116

* //**Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)//

117

* //**Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)//

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119

//Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.//

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)))

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122

= //Renseigner et enregistrer la notice// =

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124

//Une fois la grille de saisie ouverte,//

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1. //**Remplir les champs** de la grille//

127

1. //Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.//

128

1. //**Enregistrer la notice. **//

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[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== //Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ?// ==

134

135

//Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.

136

Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.//

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138

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Champ**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Définition**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Rôle principal**//|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)//**Exemples**//

139

|//**Type d’évènement**//|//Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.//|(((

140

* //Définit la nature de l’opération.//

141

* //Conditionne les champs affichés.//

142

* //Déclenche les règles métiers.//

143

* //Détermine le workflow.//

144

)))|(((

145

* //Exposition//

146

* //Exposition itinérante//

147

* //Prêt hors exposition//

* //Activité//

* //Vente//

* //Dépôt//

* //Déménagement//

* //Traitement de conservation et analyse//

* //Commission //

* //Etc.//

)))

|//**Sous-type d’évènement**//|//Champ de précision supplémentaire lié au type.//|(((

157

* //Affine la description du type choisi.//

158

* //Permet de différencier des cas spécifiques.//

159

)))|(((

160

//Pour une exposition ~://

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162

* //Interne temporaire au musée.//

163

* //Prêt à une autre institution. //

164

)))

165

|//**Catégorie**//|//Champ de classification complémentaire.//|(((

166

* //Distingue les variantes ou étapes d’un type.//

167

)))|(((

168

* //Activités : concert, colloque, conférence.//

169

* //Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.//

)))

[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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177

== //Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination// ==

178

179

//Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.//

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181

(% class="box warningmessage" %)

(((

//Attention ~://

* //Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.//

186

* //Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.//

)))

// //

[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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197

[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

201

202

203

= Afficher ou masquer la description de l'évènement =

204

205

Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.

206

207

[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

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**Sommaire**

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(% class="box" %)

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**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

228

* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]

229

* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]

230

* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]

231

* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]

232

233

* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]

234

* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

235

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]

236

237

* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]

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(% class="box" %)

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**Icônes principales **