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Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 45.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:46
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modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:03
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Saisir un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -3,48 +3,76 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
14 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
16 +On y saisit notamment :
15 15  
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
18 +* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 +* les **organismes impliqués**,
20 +* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 +* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 +* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
17 17  
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
24 +La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 +Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
19 19  
20 -== Cas d'usage ==
27 +En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
21 21  
22 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
29 +>(% class="small" %)**Cas d'usage**
23 23  
24 -(((
25 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
31 +>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
26 26  
27 27  (((
28 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
29 -
30 30  (((
31 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
35 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 +* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 +)))
38 +)))
32 32  
33 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
40 +>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
34 34  
35 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
42 +(((
43 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 +* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 +
46 +)))
36 36  
37 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
48 +>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
38 38  
39 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
50 +(((
51 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 +* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 +)))
40 40  
41 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
55 +>(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
42 42  
43 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
57 +(((
58 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 +* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 +)))
44 44  
45 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
62 +>(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**(%%)(((
63 +* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
64 +* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
65 +)))
46 46  
67 +>(% class="small" %)**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
68 +>(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
69 +>(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
47 47  
71 +(((
72 +(((
73 +(((
74 +
75 +
48 48  (% class="box successmessage" %)
49 49  (((
50 50  Bonnes pratiques :
... ... @@ -126,12 +126,15 @@
126 126  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 127  1. **Enregistrer la notice. **
128 128  
129 -(% class="box warningmessage" %)
130 -(((
157 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 +
159 +
160 +== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
161 +
131 131  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 132  Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
133 133  
134 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
165 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
135 135  |**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 136  * Définit la nature de l’opération.
137 137  * Conditionne les champs affichés.
... ... @@ -164,96 +164,45 @@
164 164  * Activités : concert, colloque, conférence.
165 165  * Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 166  )))
167 -)))
168 168  
169 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 +[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170 170  
171 171  
172 -(% class="box successmessage" %)
173 -(((
174 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 -)))
202 +== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
176 176  
177 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 +Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
178 178  
179 -
180 -= Lier des biens à l'évènement =
181 -
182 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 -
184 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 -
186 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 -
188 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 -
190 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 -
192 -=== Cas d'usage ===
193 -
194 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
195 -
206 +(% class="box warningmessage" %)
196 196  (((
197 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
208 +Attention :
198 198  
199 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
200 -
201 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
202 -
203 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
210 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
211 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
204 204  )))
205 205  
206 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
214 +[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
207 207  
208 -=== Depuis une recherche ===
209 209  
210 -Positionnez-vous dans l'onglet biens de la notice évènement et cliquer sur l'icône Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères.
217 +[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
212 -Un formulaire de recherche apparait : saisissez les critères souhaités et lancez la recherche.
213 213  
214 -Sélectionnez les objets souhaités et cliquer sur ajouter la sélection.
220 +[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 215  
216 -Avant de visualiser le résultat le logiciel propose d'ajouter un préfixe musée (numéro unique permettant d'identifier les objets dans l'évènement. Si vous souhaitez en avoir un : remplissez le champ demandé et cliquez sur ok. Sinon, laissez le champ vide et cliquez sur OK. Attention : cliquer sur annuler provoque l'annulation de l'association des biens.
217 217  
218 -Visualisez le résultat : les biens ont été liés à l'évènement et apparaissent dans l'onglet biens.
223 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
219 219  
220 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 221  
226 += Afficher ou masquer la description de l'évènement =
222 222  
223 -[[//Recherche de biens//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 +Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
224 224  
230 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 225  
226 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 227  
228 228  
229 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 230  
231 231  
232 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756190190788-576.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 233  
234 -
235 -=== Depuis un panier ===
236 -
237 -[[image:1756190418652-625.png]]
238 -
239 -
240 -=== Depuis une notice de bien ===
241 -
242 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
243 -
244 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
245 -
246 -
247 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
248 -
249 -
250 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
251 -
252 -
253 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
254 -
255 -
256 -
257 257  
258 258  )))
259 259  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -269,18 +269,30 @@
269 269  **Aller plus loin**
270 270  
271 271  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
272 -* Planifier et suivre les mouvements associés
273 -
274 -
275 -
252 +* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
253 +* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
254 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
255 +* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
256 +
276 276  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
277 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
278 278  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
259 +
260 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
279 279  )))
280 280  
281 281  (% class="box" %)
282 282  (((
283 283  **Icônes principales **
266 +
267 +* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
268 +
269 +
270 +* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
271 +
272 +
273 +* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
274 +
275 +
284 284  )))
285 285  
286 286  (((
... ... @@ -291,9 +291,4 @@
291 291  
292 292  
293 293  
294 -
295 -
296 -
297 -
298 -
299 299  
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