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Résumé

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Détails

Propriétés de la Page

Titre

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Créer un évènement
	1	+Saisir un évènement

Parent

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
	1	+Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome

Auteur du document

...	...	@@ -1,1 +1,1 @@
1		-XWiki.DBA
	1	+XWiki.JDT

Contenu

...	...	@@ -1,30 +1,286 @@
1		-|(% style="width:840px" %) |(% style="width:300px" %)
	1	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2	2
	3	+|(% style="width:840px" %)(((
	4	+(% class="box" %)
	5	+(((
	6	+La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
3	3
	8	+Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
	9	+)))
4	4
	11	+(((
	12	+= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
5	5
6		-Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
	14	+La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
7	7
8		-Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
	16	+On y saisit notamment :
9	9
10		-Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
	18	+* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
	19	+* les **organismes impliqués**,
	20	+* les **dates prévisionnelles et réelles**,
	21	+* une **description** et les **responsables** de l’opération,
	22	+* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
11	11
12		-C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
	24	+La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
	25	+Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
13	13
14		-[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
	27	+En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
15	15
	29	+>(% class="small" %)**Cas d'usage**
16	16
17		-Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
	31	+>(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
18	18
19		-Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
	33	+(((
	34	+(((
	35	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
	36	+* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
	37	+)))
	38	+)))
20	20
21		-[[image:1748002396864-933.png]]
	40	+>(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
22	22
	42	+(((
	43	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
	44	+* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
	45	+
	46	+)))
23	23
	48	+>(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
24	24
25		-Visualisation de la liste de résultats des évènements :
	50	+(((
	51	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
	52	+* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
	53	+)))
26	26
27		-[[image:1748002474366-246.png]]
	55	+>(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
28	28
	57	+(((
	58	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
	59	+* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
	60	+)))
29	29
	62	+>(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**(%%)(((
	63	+* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
	64	+* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
	65	+)))
	66	+
	67	+>(% class="small" %)**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
	68	+>(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
	69	+>(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
	70	+
	71	+(((
	72	+(((
	73	+(((
30	30
	75	+
	76	+(% class="box successmessage" %)
	77	+(((
	78	+Bonnes pratiques :
	79	+
	80	+* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
	81	+* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
	82	+* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
	83	+* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
	84	+)))
	85	+)))
	86	+)))
	87	+)))
	88	+
	89	+= Comment créer un évènement ? =
	90	+
	91	+== Depuis la table des évènements ==
	92	+
	93	+Cliquez sur l'icône de **création**
	94	+
	95	+[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	96	+
	97	+== Depuis le tableau de bord ==
	98	+
	99	+Cliquez sur l'icône de **création**
	100	+
	101	+[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	102	+
	103	+== Depuis une notice de bien ==
	104	+
	105	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
	106	+
	107	+Cliquez sur l'icône de **création**
	108	+
	109	+[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	110	+
	111	+= Choisir une grille de saisie =
	112	+
	113	+(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
	114	+
	115	+La grille détermine la structure et les champs affichés.
	116	+
	117	+Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
	118	+
	119	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
	120	+|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
	121	+|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
	122	+|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
	123	+|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
	124	+|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
	125	+|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
	126	+|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
	127	+|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
	128	+|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
	129	+|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
	130	+|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
	131	+|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
	132	+|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
	133	+|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
	134	+
	135	+(% class="box infomessage" %)
	136	+(((
	137	+**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
	138	+
	139	+L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
	140	+
	141	+* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
	142	+* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
	143	+* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
	144	+* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
	145	+
	146	+Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
	147	+)))
	148	+
	149	+= Renseigner et enregistrer la notice =
	150	+
	151	+Une fois la grille de saisie ouverte,
	152	+
	153	+1. **Remplir les champs** de la grille
	154	+1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
	155	+1. **Enregistrer la notice. **
	156	+
	157	+[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	158	+
	159	+
	160	+== Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
	161	+
	162	+Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
	163	+Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
	164	+
	165	+|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Champ**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Rôle principal**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Exemples**
	166	+|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
	167	+* Définit la nature de l’opération.
	168	+* Conditionne les champs affichés.
	169	+* Déclenche les règles métiers.
	170	+* Détermine le workflow.
	171	+)))|(((
	172	+* Exposition
	173	+* Exposition itinérante
	174	+* Prêt hors exposition
	175	+* Activité
	176	+* Vente
	177	+* Dépôt
	178	+* Déménagement
	179	+* Traitement de conservation et analyse
	180	+* Commission
	181	+* Etc.
	182	+)))
	183	+|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
	184	+* Affine la description du type choisi.
	185	+* Permet de différencier des cas spécifiques.
	186	+)))|(((
	187	+Pour une exposition :
	188	+
	189	+* Interne temporaire au musée.
	190	+* Prêt à une autre institution.
	191	+)))
	192	+|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
	193	+* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
	194	+)))|(((
	195	+* Activités : concert, colloque, conférence.
	196	+* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
	197	+)))
	198	+
	199	+[[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	200	+
	201	+
	202	+== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
	203	+
	204	+Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
	205	+
	206	+(% class="box warningmessage" %)
	207	+(((
	208	+Attention :
	209	+
	210	+* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
	211	+* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
	212	+)))
	213	+
	214	+[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
	215	+
	216	+
	217	+[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
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