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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 33.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:12
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À la version 44.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 08:29
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,29 +9,14 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -== Rôle fonctionnel ==
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13 13  
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 15  
16 -== Contenu principal ==
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 17  
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
23 23  
24 -== Liens ==
25 -
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
28 -
29 -== Avantages ==
30 -
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 -
35 35  == Cas d'usage ==
36 36  
37 37  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
... ... @@ -58,9 +58,20 @@
58 58  >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59 59  
60 60  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 +
47 +
48 +(% class="box successmessage" %)
49 +(((
50 +Bonnes pratiques :
51 +
52 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
53 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
54 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
55 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
61 61  )))
62 62  )))
63 63  )))
59 +)))
64 64  
65 65  = Comment créer un évènement ? =
66 66  
... ... @@ -86,6 +86,8 @@
86 86  
87 87  = Choisir une grille de saisie =
88 88  
85 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 +
89 89  La grille détermine la structure et les champs affichés.
90 90  
91 91  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
... ... @@ -122,35 +122,75 @@
122 122  
123 123  = Renseigner et enregistrer la notice =
124 124  
123 +Une fois la grille de saisie ouverte,
125 125  
126 -= Lier des biens à l'évènement =
125 +1. **Remplir les champs** de la grille
126 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
127 +1. **Enregistrer la notice. **
127 127  
128 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
129 +(% class="box warningmessage" %)
130 +(((
131 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
132 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
129 129  
130 -=== Rôle fonctionnel ===
134 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
135 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
136 +* Définit la nature de l’opération.
137 +* Conditionne les champs affichés.
138 +* Déclenche les règles métiers.
139 +* Détermine le workflow.
140 +)))|(((
141 +* Exposition
142 +* Exposition itinérante
143 +* Prêt hors exposition
144 +* Activité
145 +* Vente
146 +* Dépôt
147 +* Déménagement
148 +* Traitement de conservation et analyse
149 +* Commission
150 +* Etc.
151 +)))
152 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
153 +* Affine la description du type choisi.
154 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
155 +)))|(((
156 +Pour une exposition :
131 131  
132 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
158 +* Interne temporaire au musée.
159 +* Prêt à une autre institution.
160 +)))
161 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
162 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
163 +)))|(((
164 +* Activités : concert, colloque, conférence.
165 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
166 +)))
167 +)))
133 133  
134 -=== Contenu principal ===
169 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
137 -* Dimensions pour emballage (si différentes)
138 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
139 -* Commentaire logistique ou scénographique
140 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
141 141  
142 -=== Liens ===
172 +(% class="box successmessage" %)
173 +(((
174 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
175 +)))
143 143  
144 -* Dépend directement de la table Évènement
145 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
146 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
177 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
147 147  
148 -=== Avantages ===
149 149  
150 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
151 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
152 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
180 += Lier des biens à l'évènement =
153 153  
182 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
183 +
184 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
185 +
186 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
187 +
188 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
189 +
190 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
191 +
154 154  === Cas d'usage ===
155 155  
156 156  >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
... ... @@ -167,16 +167,31 @@
167 167  
168 168  == Comment lier des biens à l'évènement ? ==
169 169  
170 -=== Depuis une recherche ===
208 +=== Depuis une recherche ===
171 171  
172 -=== Depuis un panier ===
210 +[[image:1756189551512-755.png]]
173 173  
174 -=== Depuis une notice de bien ===
175 175  
176 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
213 +=== Depuis un panier ===
177 177  
215 +[[image:1756189595062-434.png]]
178 178  
179 179  
218 +=== Depuis une notice de bien ===
219 +
220 +Lors de la création ou de l'association d'un évènement depuis une notice de bien, le bien est automatiquement associé à l'évènement.
221 +
222 +[[image:1756189739419-363.png]]
223 +
224 +
225 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
226 +
227 +
228 +
229 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
230 +
231 +
232 +
180 180  
181 181  )))
182 182  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -193,7 +193,11 @@
193 193  
194 194  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
195 195  * Planifier et suivre les mouvements associés
249 +
250 +
251 +
196 196  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
253 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
197 197  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
198 198  )))
199 199  
... ... @@ -213,14 +213,6 @@
213 213  
214 214  
215 215  
216 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
217 217  
218 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
219 219  
220 -[[image:1748002396864-933.png]]
221 -
222 -
223 -
224 -
225 -
226 226  
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Auteur
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