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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 133.1
modifié par Joséphine Ducruet
sur 2025/09/04 14:03
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À la version 142.1
modifié par admin admin
sur 2025/09/10 12:52
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un évènement
1 +Créer un évènement
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -3,91 +3,77 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
6 +La table **Évènements** est au cœur du module de régie de Flora.
7 7  
8 +Elle offre un **cadre unique **pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, afin d’en assurer la cohérence et la traçabilité dans le temps.
9 +
8 8  Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
14 += À quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie. Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
16 +La table **Évènements** constitue le point d’entrée du module de régie.
15 15  
16 -On y saisit notamment :
18 +Elle a pour vocation première de **documenter l’opération elle-même** : c’est la notice où l’on définit le contexte général avant d’y rattacher des biens ou d’y planifier des mouvements.
17 17  
18 -* le **titre** et le **type d’évènement** (exposition, prêt, déménagement, commission, etc.),
19 -* les **organismes impliqués**,
20 -* les **dates prévisionnelles et réelles**,
21 -* une **description** et les **responsables** de l’opération,
22 -* l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
20 +Elle permet de :
23 23  
24 -La notice évènement sert donc avant tout à **poser le cadre administratif et documentaire** de l’opération.
25 -Ce n’est qu’ensuite que l’on procède au rattachement des biens et à la création des mouvements, pour assurer la traçabilité logistique.
22 +* **Définir le cadre administratif et documentaire** d’une opération
23 +** le **titre** et le **type d’évènement** ,
24 +** les **organismes impliqués**,
25 +** les **dates prévisionnelles et réelles**,
26 +** une **description** et les **responsables** de l’opération,
27 +** l’**état d’avancement** (préparation, en cours, terminé).
28 +* **Rattacher ensuite les biens et planifier les mouvements** pour assurer leur traçabilité.
29 +* **Centraliser** en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués et l’évolution de l’opération.
26 26  
27 -En pratique, cette table offre une structure commune à toutes les opérations de régie et permet de centraliser en un même endroit : le suivi administratif, les acteurs impliqués, et l’évolution de l’opération au fil du temps.
28 28  
29 ->(% class="small" %)**Cas d'usage**
30 30  
31 ->(% class="small" %)**Organiser une exposition temporaire :**
33 += Cas d'usage =
32 32  
33 -(((
34 -(((
35 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Exposition » pour définir le cadre (titre, dates, commissaire, lieux).
36 -* (% class="small" %)Documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
37 -)))
38 -)))
35 +== Organiser une exposition temporaire du musée ==
39 39  
40 ->(% class="small" %)**Gérer un prêt sortant :**
37 +Créer un évènement de type « Exposition » et sous-type "Temporaire au musée" (titre, dates, commissaire, lieux) pour documenter le projet avant d’y rattacher les œuvres et de planifier les mouvements.
41 41  
42 -(((
43 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire.
44 -* (% class="small" %)La notice centralise les informations administratives (contrats, responsables, conditions).(%%)
45 -
46 -)))
39 +== Gérer un prêt sortant dans le cadre d'une exposition tierce ==
47 47  
48 ->(% class="small" %)**Préparer un dépôt sortant :**
41 +Créer un évènement de type "Exposition » et sous-type « Prêt » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
49 49  
50 -(((
51 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Dépôt » afin de cadrer l’opération avec l’organisme dépositaire.
52 -* (% class="small" %)Documenter les aspects contractuels et les responsabilités associées.
53 -)))
43 +== Gérer un prêt sortant hors exposition tierce ==
54 54  
55 ->(% class="small" %)**Suivre un déménagement :**
45 +Créer un évènement de type "Prêt hors exposition » pour consigner l’accord, les dates et l’institution bénéficiaire et pour centraliser contrats, conditions et responsabilités.
56 56  
57 -(((
58 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation).
59 -* (% class="small" %)Poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements de biens.
60 -)))
47 +== Préparer un dépôt sortant ==
61 61  
62 ->(% class="small" %)**Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse :**(%%)(((
63 -* (% class="small" %)Créer un évènement « Traitement » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates.
64 -* (% class="small" %)Permettre le suivi de l’opération, même avant de rattacher les biens concernés.
65 -)))
49 +Créer un évènement « Dépôt » avec l’organisme dépositaire pour documenter les aspects contractuels, les responsabilités associées et suivre les dépôts.
66 66  
67 ->(% class="small" %)**Formaliser une commission**Créer un évènement « Commission » pour centraliser les informations (ordre du jour, date, membres convoqués).
68 ->(% class="small" %)Suivre ensuite les décisions prises sur chaque bien examiné.(% style="background-color:transparent" %)**Tracer un évènement interne**Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire).
69 ->(% class="small" %)Documenter l’action menée par l’équipe, sans forcément lier des biens dès le départ.
51 +== Suivre un déménagement ==
70 70  
71 -(((
72 -(((
73 -(((
74 -
53 +Créer un évènement « Déménagement » pour décrire la phase (chantier de collections, travaux, réorganisation). et poser le cadre documentaire avant de détailler les mouvements.
75 75  
55 +== Enregistrer un traitement de conservation ou d’analyse ==
56 +
57 +Créer un évènement « Traitement de conservation et analyse » pour documenter la nature de l’intervention, le laboratoire impliqué, les dates et pour permettre le suivi de l’opération et archiver les opérations menées sur es biens concernés.
58 +
59 +== Formaliser une commission ==
60 +
61 +Créer un évènement « Commission » pour rassembler l’ordre du jour, les membres convoqués, les décisions et pour suivre les décisions actées pour chaque bien examiné.
62 +
63 +== Tracer un évènement interne ==
64 +
65 +Créer un évènement « Interne » (ex. mission de photographie, chantier d’inventaire) pour documenter l’action menée par l’équipe
66 +
67 += Comment créer une notice évènement ? =
68 +
76 76  (% class="box successmessage" %)
77 77  (((
78 -Bonnes pratiques :
71 +**Bonnes pratiques**
79 79  
80 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
81 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
82 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
83 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
73 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé afin d’éviter les doublons.
74 +* **Bien choisir la grille de saisie d’événement** **adaptée** : elle conditionne les champs disponibles et les règles de validation.
84 84  )))
85 -)))
86 -)))
87 -)))
88 88  
89 -= Comment créer un évènement ? =
90 -
91 91  == Depuis la table des évènements ==
92 92  
93 93  Cliquez sur l'icône de **création**
... ... @@ -108,7 +108,7 @@
108 108  
109 109  [[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
111 -= Choisir une grille de saisie =
97 += Sélectionner la grille de saisie adéquate =
112 112  
113 113  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
114 114  
... ... @@ -154,9 +154,14 @@
154 154  1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
155 155  1. **Enregistrer la notice. **
156 156  
143 +(% class="box infomessage" %)
144 +(((
145 +**Astuce**
146 +Si vous renseignez le champ **Organisme du lieu de destination** avec une personne dont la notice comporte déjà un **emplacement de prêt ou de dépôt**, Flora reporte automatiquement cet emplacement comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement de l’évènement.
147 +)))
148 +
157 157  [[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
158 158  
159 -
160 160  == Type d'évènement, sous-type d'évènement et catégorie : quelle différence ? ==
161 161  
162 162  Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
... ... @@ -198,31 +198,6 @@
198 198  
199 199  [[//Champs **Type**, **Sous-type **et **Catégorie**//>>image:1756364699020-670.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
200 200  
201 -
202 -== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ==
203 -
204 -Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
205 -
206 -(% class="box warningmessage" %)
207 -(((
208 -Attention :
209 -
210 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
211 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
212 -)))
213 -
214 -[[//Créer un nouvel organisme du lieu de destination//>>image:1756364771502-512.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 -
216 -
217 -[[//Saisie d'une notice personne avec l'emplacement de dépôt et enregistrement//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 -
219 -
220 -[[//Retour à la notice d'évènement : nouvel organisme renseigné//>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 -
222 -
223 -[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 -
225 -
226 226  = Afficher ou masquer la description de l'évènement =
227 227  
228 228  Après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
... ... @@ -229,11 +229,6 @@
229 229  
230 230  [[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 231  
232 -
233 -
234 -
235 -
236 -
237 237  
238 238  )))
239 239  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -248,12 +248,10 @@
248 248  (((
249 249  **Aller plus loin**
250 250  
251 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
252 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.WebHome||target="_blank"]]
253 -* [[Suivre et valider un évènement >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
254 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
255 -* [[Supprimer un évènement avec des notices liées>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
212 +* [[Adapter la gestion selon le type d'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.WebHome]]
213 +* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
256 256  
215 +* [[Comprendre les types de champs et leur contrôle>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Les différents types de champs.WebHome]]
257 257  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
258 258  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
259 259  
... ... @@ -279,8 +279,3 @@
279 279  
280 280  )))
281 281  )))
282 -
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