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Modifications pour le document Créer un évènement

Modifié par Joséphine Ducruet le 2025/10/31 16:44
Depuis la version 111.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/28 08:54
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:12
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Saisir un évènement
1 +Créer un évènement
Contenu
... ... @@ -3,22 +3,35 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 12  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
12 +== Rôle fonctionnel ==
15 15  
16 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
17 17  
18 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
16 +== Contenu principal ==
19 19  
20 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
21 21  
24 +== Liens ==
25 +
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
28 +
29 +== Avantages ==
30 +
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 +
22 22  == Cas d'usage ==
23 23  
24 24  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
... ... @@ -45,19 +45,9 @@
45 45  >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46 46  
47 47  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48 -
49 -(% class="box successmessage" %)
50 -(((
51 -Bonnes pratiques :
52 -
53 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
57 57  )))
58 58  )))
59 59  )))
60 -)))
61 61  
62 62  = Comment créer un évènement ? =
63 63  
... ... @@ -83,8 +83,6 @@
83 83  
84 84  = Choisir une grille de saisie =
85 85  
86 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87 -
88 88  La grille détermine la structure et les champs affichés.
89 89  
90 90  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
... ... @@ -121,76 +121,61 @@
121 121  
122 122  = Renseigner et enregistrer la notice =
123 123  
124 -Une fois la grille de saisie ouverte,
125 125  
126 -1. **Remplir les champs** de la grille
127 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 -1. **Enregistrer la notice. **
126 += Lier des biens à l'évènement =
129 129  
130 -(% class="box warningmessage" %)
131 -(((
132 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
128 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
134 134  
135 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
136 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137 -* Définit la nature de l’opération.
138 -* Conditionne les champs affichés.
139 -* Déclenche les règles métiers.
140 -* Détermine le workflow.
141 -)))|(((
142 -* Exposition
143 -* Exposition itinérante
144 -* Prêt hors exposition
145 -* Activité
146 -* Vente
147 -* Dépôt
148 -* Déménagement
149 -* Traitement de conservation et analyse
150 -* Commission
151 -* Etc.
152 -)))
153 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
154 -* Affine la description du type choisi.
155 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
156 -)))|(((
157 -Pour une exposition :
130 +=== Rôle fonctionnel ===
158 158  
159 -* Interne temporaire au musée.
160 -* Prêt à une autre institution.
161 -)))
162 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
163 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
164 -)))|(((
165 -* Activités : concert, colloque, conférence.
166 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
167 -)))
168 -)))
132 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
169 169  
170 -(% class="box successmessage" %)
171 -(((
172 -Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
134 +=== Contenu principal ===
173 173  
174 -Attention :
136 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
137 +* Dimensions pour emballage (si différentes)
138 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
139 +* Commentaire logistique ou scénographique
140 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
175 175  
176 -* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
177 -* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
142 +=== Liens ===
178 178  
179 -[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 -)))
144 +* Dépend directement de la table Évènement
145 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
146 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
181 181  
182 -[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
148 +=== Avantages ===
183 183  
150 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
151 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
152 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
184 184  
185 -(% class="box successmessage" %)
154 +=== Cas d'usage ===
155 +
156 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
157 +
186 186  (((
187 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
159 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
188 188  
189 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
162 +
163 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
164 +
165 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
190 190  )))
191 191  
168 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
192 192  
170 +=== Depuis une recherche ===
193 193  
172 +=== Depuis un panier ===
173 +
174 +=== Depuis une notice de bien ===
175 +
176 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
177 +
178 +
179 +
194 194  
195 195  )))
196 196  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -206,31 +206,14 @@
206 206  **Aller plus loin**
207 207  
208 208  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
209 -* [[Associer et gérer les biens liés à l'évènement >>doc:||target="_blank"]]
210 -* [[Valider et suivre un évènement >>doc:.Suivre et valider un évènement.WebHome||target="_blank"]]
211 -* [[Planifier les mouvements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
212 -* [[Supprimer un évènement avec des n>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]][[otices liées>>doc:.Supprimer un évènement.WebHome||target="_blank"]]
213 -
195 +* Planifier et suivre les mouvements associés
214 214  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
215 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
216 216  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
217 -
218 -* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
219 219  )))
220 220  
221 221  (% class="box" %)
222 222  (((
223 223  **Icônes principales **
224 -
225 -* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement 
226 -
227 -
228 -* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord 
229 -
230 -
231 -* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
232 -
233 -
234 234  )))
235 235  
236 236  (((
... ... @@ -241,4 +241,17 @@
241 241  
242 242  
243 243  
213 +
214 +
215 +
216 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
217 +
218 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
219 +
220 +[[image:1748002396864-933.png]]
221 +
222 +
223 +
224 +
225 +
244 244  
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