Associer et gérer les biens liés aux mouvements

[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

39

40

41

[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

42

43

44

== Ajouter les biens du mouvement précédent ==

45

46

(% class="box warningmessage" %)

47

(((

48

**Utile pour les mouvements de retour**

49

)))

50

51

[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

52

53

54

[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

55

56

57

= Actualiser la liste des biens liés aux mouvements =

58

59

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

60

61

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

Cette fonction est **réservée aux mouvements générés automatiquement.** Elle ne doit pas être utilisée si l’événement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.

66

)))

67

68

(% class="wikigeneratedid" %)

69

Lorsque de nouveaux biens sont ajoutés à l’événement après la génération des mouvements, Flora propose d’actualiser automatiquement la liste des biens liés. Cette actualisation peut être de deux natures.

70

71

== Actualisation immédiate ==

72

73

Cliquez sur **Valider **pour intégrer les nouveaux biens**.**

74

75

Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

76

77

[[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

78

79

== Actualisation différée ==

80

81

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**, puis relancez l'opération depuis l’onglet **Mouvements**.

82

83

Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

84

85

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

L’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**.

90

)))

91

92

[[//Refus actualisation des mouvements//>>image:1756300320506-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

93

94

95

[[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

96

97

= Comprendre la notice du bien dans le mouvement =

98

99

Chaque fois qu’un bien est associé à un mouvement, Flora génère une notice spécifique :

100

101

* Elle est indépendante de la notice principale du bien (sauf la **localisation**, mise à jour automatiquement pour refléter la situation réelle du bien)

102

* Elle est modifiable

103

* (((

104

Elle décrit l’objet transporté, ses emplacements de départ et d’arrivée, et permet d’ajouter des données complémentaires :

105

106

* constats d’état,

107

* valeurs d’assurance,

108

* conditions de transport et de conditionnement,

109

* commentaires logistiques.

110

)))

111

112

Cette table dépend hiérarchiquement du mouvement, lui-même rattaché à un événement.

113

114

== Contrôler les informations essentielles ==

115

116

Lors du rattachement des biens à un mouvement, Flora vérifie la présence de deux informations essentielles :

117

118

* la saisie des **constats d’état**,

119

* les **valeurs d’assurance**.

120

121

En leur absence, une alerte s’affiche.

122

123

[[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

124

125

= Gérer les biens liés aux mouvements =

126

127

(% class="box infomessage" %)

128

(((

129

== Imprimer ou exporter les données ==

130

131

Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez exporter les données des biens liés aux mouvements sous forme de **documents contractuels et logistiques**. Pour en savoir plus, consultez la rubrique //Aller plus loin// et cliquez sur //Produire des documents contractuels et logistiques//.

132

)))

133

134

== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==

135

136

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

137

138

Une fois les **estimations** de type assurance renseignées pour les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.

139

140

Cette action garantit une cohérence entre les estimations individuelles des biens et le montant assuré collectivement, dans le cadre d’un transport, d’une exposition ou tout autre évènement.

141

142

[[//Bouton calculer la valeur d'assurance globale//>>image:1756297169506-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

143

144

145

[[//Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement//>>image:1756297179227-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

146

147

== Basculer en mode liste de résultats ==

148

149

Affiche les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.

150

151

[[Icône pour basculer en mode liste de résultats>>image:1756995372944-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

152

153

== Exporter vers Horus ==

154

155

Génère un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires.

156

157

[[Icône pour exporter sur Horus>>image:1756995390493-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

158

159

== Consulter la notice du bien ==

160

161

Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou l'éditer pour la compléter.

162

163

[[Icône pour ouvrir la notice du bien>>image:1756995413479-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

164

165

== Refuser un bien ==

166

167

Marque le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension.

168

169

(% class="box warningmessage" %)

170

(((

171

**Attention**

172

Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement** ; en revanche un bien suspendu dans le mouvement n'est pas automatiquement refusé dans les évènements.

173

Les mécanismes de suspension et de réintégration ne s'applique pas sur les évènements créés avant la v4.5.59.

)))

(% class="box" %)

(((

=== Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement ===

179

180

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

181

182

Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement.

183

184

Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :

185

186

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Contexte**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 133px;" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 249px;" %)**Effets automatiques (sur l’autre objet)**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 152px;" %)**Impact sur les listes de colisage**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Usage principal**

187

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien**|(% style="width:249px" %)(((

188

Le bien est **refusé dans le mouvement** et **suspendu** dans le(s) mouvement(s) concerné(s).

189

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **n’est pas intégré** aux listes de colisage.|Exclure un bien de l’opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

190

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)Le bien est **réintégré automatiquement **dans les mouvements.|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage|Réactiver un bien exclu de l'opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

191

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien** |(% style="width:249px" %)**Aucun effet** sur l’événement (le bien n’y est pas marqué //Refusé//).|(% style="width:152px" %)(((

192

Le bien **n’apparaît pas** dans les listes de colisage.

193

)))|Gérer un cas ponctuel ou logistique sans modifier la sélection globale de l’événement.

194

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)(((

195

**Aucun effet** sur l’événement (le statut côté événement ne change pas).

196

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage.|Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.

197

)))

198

199

[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058141371-762.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

200

201

== Réintégrer un bien refusé ==

202

203

Réintègre un bien précédemment refusé.

204

205

[[Icône pour réintégrer un bien>>image:1757058287432-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

206

207

== Supprimer un bien ==

208

209

Supprime complètement le bien du mouvement.

210

211

[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058176605-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

212

213

== Modifier la notice du bien dans le mouvement ==

214

215

Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.

216

217

[[Icône pour modifier la notice du bien dans le mouvement>>image:1756995437654-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

218

219

== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==

220

221

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

222

223

[[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

224

225

226

= Mettre à jour la localisation des biens en mouvement =

227

228

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont rattachés, leur destination par défaut apparaît comme **« Régie / En mouvement »** dans l’écran du mouvement.

229

230

Cette valeur générique est également reportée automatiquement dans la localisation temporaire de la notice du bien au moment au déclenchement du mouvement.

231

232

Cette information reste trop imprécise pour un suivi opérationnel. L’objectif est donc de **définir une localisation temporaire fiable et adaptée à chaque bien**.

233

234

== Définir l’emplacement en trois façons ==

235

236

(% class="box infomessage" %)

237

(((

238

**Quelle approche privilégier ?**

239

240

* **Tous les biens vers un même emplacement** : utilisez la **modification en lot** pour gagner du temps.

241

* **Biens répartis sur plusieurs destinations** : préférez la **modification unitaire**, afin d’indiquer précisément la localisation de chacun.

242

* **Emplacement déjà renseigné dans un organisme** : sélectionnez cet organisme comme lieu de destination dans l’événement.

243

Flora appliquera automatiquement l’emplacement de dépôt à tous les biens associés.

244

Cette méthode est particulièrement utile lorsque l’on connaît l’organisme destinataire mais pas encore l’emplacement détaillé (par exemple la vitrine ou la salle précise).

245

)))

246

247

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* La **localisation temporaire** d’un bien n’est mise à jour automatiquement qu’au moment où le mouvement est marqué comme //effectué//.

252

* Toute modification de l’emplacement après cette étape **ne sera pas répercutée** dans la notice du bien.

253

)))

254

255

=== Définir l’emplacement via l’organisme du lieu de destination ===

256

257

Lorsque vous créez un événement, vous pouvez renseigner le champ **Organisme du lieu de destination**.

258

Si l’organisme sélectionné possède déjà un **emplacement de dépôt** dans sa notice //Personne//, cet emplacement est automatiquement repris comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement.

259

260

Cette méthode est particulièrement utile lorsque l’organisme destinataire est connu, mais que l’emplacement précis n’est pas encore défini (par exemple la salle ou la vitrine exacte).

261

262

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* L’information doit être saisie directement dans la notice d’évènement, **avant tout rattachement de biens et avant la création des mouvements associés.**

267

* Elle ne peut pas être appliquée **rétroactivement** si les biens sont déjà liés aux mouvements ou si ceux-ci sont terminés.

268

)))

269

270

[[Exemple d'une notice évènement avec l'organisme du lieu de destination renseigné>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

271

272

[[Exemple de répercussion de l'emplacement de dépôt sur les biens dans le mouvement>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

273

274

== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ==

275

276

La mise à jour s’effectue au niveau des **biens liés**.

277

Chaque notice de bien peut ainsi recevoir une localisation spécifique et adaptée.

**Procédure :**

1. Dans le mouvement, sélectionnez le bien concerné.

282

1. Cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.

283

1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).

284

1. Enregistrez les modifications.

**Résultats :**

* La notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.

289

* La destination du bien lié au mouvement est mise à jour automatiquement.

290

* Une fois le mouvement marqué comme //effectué//, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice principale du bien.

[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

295

296

297

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

298

299

300

[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

301

302

303

[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

304

305

306

[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

307

308

=== Mettre à jour l’emplacement de plusieurs biens en une seule opération grâce à la modification en lot. ===

309

310

Cette méthode permet de gagner du temps lorsque **tous les biens partent vers la même destination**.

311

312

La mise à jour s’effectue directement depuis la liste des biens liés au mouvement.

**Procédure :**

1. Dans la liste des biens liés au mouvement, basculez en **mode liste de résultats**.

317

1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.

318

1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.

319

1. Choisissez un **emplacement d’arrivée commun** dans le thésaurus des emplacements.

320

1. Validez pour lancer le traitement.

**Résultats :**

* Les notices des biens dans le mouvement sont actualisées avec le nouvel emplacement.

325

* La destination des biens liés est mise à jour automatiquement.

326

* Une fois le mouvement marqué comme //effectué//, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices principales de biens.

[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

331

332

333

[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

334

335

336

[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

337

338

339

[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

340

341

342

[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

343

344

345

[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

346

347

348

[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

349

)))

350

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]

363

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]

364

* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]

365

* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]

366

* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]

367

* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]

368

* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]

369

* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]

370

* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((