Associer et gérer les biens liés aux mouvements

[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

39

40

41

[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

42

43

44

== Ajouter les biens du mouvement précédent ==

45

46

(% class="box warningmessage" %)

47

(((

48

**Utile pour les mouvements de retour**

49

)))

50

51

[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

52

53

54

[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

55

56

57

= Actualiser la liste des biens liés aux mouvements =

58

59

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

60

61

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

Cette fonction est **réservée aux mouvements générés automatiquement.** Elle ne doit pas être utilisée si l’événement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.

66

)))

67

68

(% class="wikigeneratedid" %)

69

Lorsque de nouveaux biens sont ajoutés à l’événement après la génération des mouvements, Flora propose d’actualiser automatiquement la liste des biens liés. Cette actualisation peut être de deux natures.

70

71

== Actualisation immédiate ==

72

73

Cliquez sur **Valider **pour intégrer les nouveaux biens**.**

74

75

Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

76

77

[[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

78

79

== Actualisation différée ==

80

81

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**, puis relancez l'opération depuis l’onglet **Mouvements**.

82

83

Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

84

85

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

L’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**.

90

)))

91

92

[[//Refus actualisation des mouvements//>>image:1756300320506-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

93

94

95

[[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

96

97

= Comprendre la notice du bien dans le mouvement =

98

99

Chaque fois qu’un bien est associé à un mouvement, Flora génère une notice spécifique :

100

101

* Elle est indépendante de la notice principale du bien (sauf la **localisation**, mise à jour automatiquement pour refléter la situation réelle du bien)

102

* Elle est modifiable

103

* (((

104

Elle décrit l’objet transporté, ses emplacements de départ et d’arrivée, et permet d’ajouter des données complémentaires :

105

106

* constats d’état,

107

* valeurs d’assurance,

108

* conditions de transport et de conditionnement,

109

* commentaires logistiques.

110

)))

111

112

Cette table dépend hiérarchiquement du mouvement, lui-même rattaché à un événement.

113

114

== Contrôler les informations essentielles ==

115

116

Lors du rattachement des biens à un mouvement, Flora vérifie la présence de deux informations essentielles :

117

118

* la saisie des **constats d’état**,

119

* les **valeurs d’assurance**.

120

121

En leur absence, une alerte s’affiche.

122

123

[[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

124

125

= Gérer les biens liés aux mouvements =

126

127

(% class="box infomessage" %)

128

(((

129

(% style="color:#e74c3c" %)Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez exporter les données des biens liés aux mouvements sous forme de **documents contractuels et logistiques**. Pour en savoir plus, consultez la rubrique //Aller plus loin// et cliquez sur //Produire des documents contractuels et logistiques//.

130

)))

131

132

== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==

133

134

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

135

136

Une fois les **estimations** de type assurance renseignées pour les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.

137

138

Cette action garantit une cohérence entre les estimations individuelles des biens et le montant assuré collectivement, dans le cadre d’un transport, d’une exposition ou tout autre évènement.

139

140

[[//Bouton calculer la valeur d'assurance globale//>>image:1756297169506-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

141

142

143

[[//Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement//>>image:1756297179227-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

144

145

== Basculer en mode liste de résultats ==

146

147

Affiche les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.

148

149

[[Icône pour basculer en mode liste de résultats>>image:1756995372944-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

150

151

== Exporter vers Horus ==

152

153

Génère un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires.

154

155

[[Icône pour exporter sur Horus>>image:1756995390493-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

156

157

== Consulter la notice du bien ==

158

159

Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou l'éditer pour la compléter.

160

161

[[Icône pour ouvrir la notice du bien>>image:1756995413479-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

162

163

== Refuser un bien ==

164

165

Marque le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension.

166

167

(% class="box warningmessage" %)

168

(((

169

**Attention**

170

Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement** ; en revanche un bien suspendu dans le mouvement n'est pas automatiquement refusé dans les évènements.

171

Les mécanismes de suspension et de réintégration ne s'applique pas sur les évènements créés avant la v4.5.59.

)))

(% class="box" %)

(((

=== Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement ===

177

178

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

179

180

Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement.

181

182

Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :

183

184

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Contexte**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 133px;" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 249px;" %)**Effets automatiques (sur l’autre objet)**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 152px;" %)**Impact sur les listes de colisage**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Usage principal**

185

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien**|(% style="width:249px" %)(((

186

Le bien est **refusé dans le mouvement** et **suspendu** dans le(s) mouvement(s) concerné(s).

187

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **n’est pas intégré** aux listes de colisage.|Exclure un bien de l’opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

188

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)Le bien est **réintégré automatiquement **dans les mouvements.|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage|Réactiver un bien exclu de l'opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

189

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien** |(% style="width:249px" %)**Aucun effet** sur l’événement (le bien n’y est pas marqué //Refusé//).|(% style="width:152px" %)(((

190

Le bien **n’apparaît pas** dans les listes de colisage.

191

)))|Gérer un cas ponctuel ou logistique sans modifier la sélection globale de l’événement.

192

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)(((

193

**Aucun effet** sur l’événement (le statut côté événement ne change pas).

194

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage.|Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.

195

)))

196

197

[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058141371-762.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

198

199

== Réintégrer un bien refusé ==

200

201

Réintègre un bien précédemment refusé.

202

203

[[Icône pour réintégrer un bien>>image:1757058287432-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

204

205

== Supprimer un bien ==

206

207

Supprime complètement le bien du mouvement.

208

209

[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058176605-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

210

211

== Modifier la notice du bien dans le mouvement ==

212

213

Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.

214

215

[[Icône pour modifier la notice du bien dans le mouvement>>image:1756995437654-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

216

217

== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==

218

219

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

220

221

[[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

222

223

224

= Mettre à jour la localisation des biens en mouvement =

225

226

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont rattachés, leur destination par défaut apparaît comme **« Régie / En mouvement »** dans l’écran du mouvement.

227

228

Cette valeur générique est également reportée automatiquement dans la localisation temporaire de la notice du bien au moment au déclenchement du mouvement.

229

230

Cette information reste trop imprécise pour un suivi opérationnel. L’objectif est donc de **définir une localisation temporaire fiable et adaptée à chaque bien**.

231

232

== Définir l’emplacement en trois façons ==

233

234

(% class="box infomessage" %)

235

(((

236

**Quelle approche privilégier ?**

237

238

* **Tous les biens vers un même emplacement** : utilisez la **modification en lot** pour gagner du temps.

239

* **Biens répartis sur plusieurs destinations** : préférez la **modification unitaire**, afin d’indiquer précisément la localisation de chacun.

240

* **Emplacement déjà renseigné dans un organisme** : sélectionnez cet organisme comme lieu de destination dans l’événement.

241

Flora appliquera automatiquement l’emplacement de dépôt à tous les biens associés.

242

Cette méthode est particulièrement utile lorsque l’on connaît l’organisme destinataire mais pas encore l’emplacement détaillé (par exemple la vitrine ou la salle précise).

243

)))

244

245

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* La **localisation temporaire** d’un bien n’est mise à jour automatiquement qu’au moment où le mouvement est marqué comme //effectué//.

250

* Toute modification de l’emplacement après cette étape **ne sera pas répercutée** dans la notice du bien.

251

)))

252

253

=== Définir l’emplacement via l’organisme du lieu de destination ===

254

255

Lorsque vous créez un événement, vous pouvez renseigner le champ **Organisme du lieu de destination**.

256

Si l’organisme sélectionné possède déjà un **emplacement de dépôt** dans sa notice //Personne//, cet emplacement est automatiquement repris comme **localisation temporaire** pour tous les biens associés au mouvement.

257

258

Cette méthode est particulièrement utile lorsque l’organisme destinataire est connu, mais que l’emplacement précis n’est pas encore défini (par exemple la salle ou la vitrine exacte).

259

260

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* L’information doit être saisie directement dans la notice d’évènement, **avant tout rattachement de biens et avant la création des mouvements associés.**

265

* Elle ne peut pas être appliquée **rétroactivement** si les biens sont déjà liés aux mouvements ou si ceux-ci sont terminés.

266

)))

267

268

[[Exemple d'une notice évènement avec l'organisme du lieu de destination renseigné>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

269

270

[[Exemple de répercussion de l'emplacement de dépôt sur les biens dans le mouvement>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

271

272

== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ==

273

274

La mise à jour s’effectue au niveau des **biens liés**.

275

Chaque notice de bien peut ainsi recevoir une localisation spécifique et adaptée.

**Procédure :**

1. Dans le mouvement, sélectionnez le bien concerné.

280

1. Cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.

281

1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).

282

1. Enregistrez les modifications.

**Résultats :**

* La notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.

287

* La destination du bien lié au mouvement est mise à jour automatiquement.

288

* Une fois le mouvement marqué comme //effectué//, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice principale du bien.

[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

293

294

295

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

296

297

298

[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

299

300

301

[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

302

303

304

[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

305

306

=== Mettre à jour l’emplacement de plusieurs biens en une seule opération grâce à la modification en lot. ===

307

308

Cette méthode permet de gagner du temps lorsque **tous les biens partent vers la même destination**.

309

310

La mise à jour s’effectue directement depuis la liste des biens liés au mouvement.

**Procédure :**

1. Dans la liste des biens liés au mouvement, basculez en **mode liste de résultats**.

315

1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.

316

1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.

317

1. Choisissez un **emplacement d’arrivée commun** dans le thésaurus des emplacements.

318

1. Validez pour lancer le traitement.

**Résultats :**

* Les notices des biens dans le mouvement sont actualisées avec le nouvel emplacement.

323

* La destination des biens liés est mise à jour automatiquement.

324

* Une fois le mouvement marqué comme //effectué//, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices principales de biens.

[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

329

330

331

[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

332

333

334

[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

335

336

337

[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

338

339

340

[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

341

342

343

[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

344

345

346

[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

347

)))

348

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]

361

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]

362

* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]

363

* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]

364

* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]

365

* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]

366

* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]

367

* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]

368

* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((