Associer et gérer les biens liés aux mouvements

[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

39

40

41

[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

42

43

44

== Ajouter les biens du mouvement précédent ==

45

46

(% class="box warningmessage" %)

47

(((

48

**Utile pour les mouvements de retour**

49

)))

50

51

[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

52

53

54

[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

55

56

57

= Actualiser la liste des biens liés aux mouvements =

58

59

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

60

61

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

Cette fonction est **réservée aux mouvements générés automatiquement.** Elle ne doit pas être utilisée si l’événement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.

66

)))

67

68

(% class="wikigeneratedid" %)

69

Lorsque de nouveaux biens sont ajoutés à l’événement après la génération des mouvements, Flora propose d’actualiser automatiquement la liste des biens liés. Cette actualisation peut être de deux natures.

70

71

== Actualisation immédiate ==

72

73

Cliquez sur **Valider **pour intégrer les nouveaux biens**.**

74

75

Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

76

77

[[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

78

79

== Actualisation différée ==

80

81

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**, puis relancez l'opération depuis l’onglet **Mouvements**.

82

83

Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

84

85

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

L’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**.

90

)))

91

92

[[//Refus actualisation des mouvements//>>image:1756300320506-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

93

94

95

[[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

96

97

= Comprendre la notice du bien dans le mouvement =

98

99

Chaque fois qu’un bien est associé à un mouvement, Flora génère une notice spécifique :

100

101

* Elle est indépendante de la notice principale du bien (sauf la **localisation**, mise à jour automatiquement pour refléter la situation réelle du bien)

102

* Elle est modifiable

103

* (((

104

Elle décrit l’objet transporté, ses emplacements de départ et d’arrivée, et permet d’ajouter des données complémentaires :

105

106

* constats d’état,

107

* valeurs d’assurance,

108

* conditions de transport et de conditionnement,

109

* commentaires logistiques.

110

)))

111

112

Cette table dépend hiérarchiquement du mouvement, lui-même rattaché à un événement.

113

114

== Contrôler les informations essentielles ==

115

116

Lors du rattachement des biens à un mouvement, Flora vérifie la présence de deux informations essentielles :

117

118

* la saisie des **constats d’état**,

119

* les **valeurs d’assurance**.

120

121

En leur absence, une alerte s’affiche.

122

123

[[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

124

125

= Gérer les biens liés aux mouvements =

126

127

== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==

128

129

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

130

131

Une fois les **estimations** de type assurance renseignées pour les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.

132

133

Cette action garantit une cohérence entre les estimations individuelles des biens et le montant assuré collectivement, dans le cadre d’un transport, d’une exposition ou tout autre évènement.

134

135

[[//Bouton calculer la valeur d'assurance globale//>>image:1756297169506-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

136

137

138

[[//Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement//>>image:1756297179227-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

139

140

== Basculer en mode liste de résultats ==

141

142

Affiche les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.

143

144

[[Icône pour basculer en mode liste de résultats>>image:1756995372944-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

145

146

== Exporter vers Horus ==

147

148

Génère un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires.

149

150

[[Icône pour exporter sur Horus>>image:1756995390493-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

151

152

== Consulter la notice du bien ==

153

154

Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou l'éditer pour la compléter.

155

156

[[Icône pour ouvrir la notice du bien>>image:1756995413479-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

157

158

== Refuser un bien ==

159

160

Marque le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension.

161

162

(% class="box warningmessage" %)

163

(((

164

**Attention**

165

Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement** ; en revanche un bien suspendu dans le mouvement n'est pas automatiquement refusé dans les évènements.

166

Les mécanismes de suspension et de réintégration ne s'applique pas sur les évènements créés avant la v4.5.59.

)))

(% class="box" %)

(((

=== Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement ===

172

173

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

174

175

Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement.

176

177

Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :

178

179

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Contexte**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 133px;" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 249px;" %)**Effets automatiques (sur l’autre objet)**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 152px;" %)**Impact sur les listes de colisage**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Usage principal**

180

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien**|(% style="width:249px" %)(((

181

Le bien est **refusé dans le mouvement** et **suspendu** dans le(s) mouvement(s) concerné(s).

182

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **n’est pas intégré** aux listes de colisage.|Exclure un bien de l’opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

183

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)Le bien est **réintégré automatiquement **dans les mouvements.|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage|Réactiver un bien exclu de l'opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

184

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien** |(% style="width:249px" %)**Aucun effet** sur l’événement (le bien n’y est pas marqué //Refusé//).|(% style="width:152px" %)(((

185

Le bien **n’apparaît pas** dans les listes de colisage.

186

)))|Gérer un cas ponctuel ou logistique sans modifier la sélection globale de l’événement.

187

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)(((

188

**Aucun effet** sur l’événement (le statut côté événement ne change pas).

189

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage.|Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.

190

)))

191

192

[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058141371-762.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

193

194

== Réintégrer un bien refusé ==

195

196

Réintègre un bien précédemment refusé.

197

198

[[Icône pour réintégrer un bien>>image:1757058287432-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

199

200

== Supprimer un bien ==

201

202

Supprime complètement le bien du mouvement.

203

204

[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058176605-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

205

206

== Modifier la notice du bien dans le mouvement ==

207

208

Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.

209

210

[[Icône pour modifier la notice du bien dans le mouvement>>image:1756995437654-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

211

212

== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==

213

214

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

215

216

[[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

217

218

== Exporter les listes de colisage ==

219

220

(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**

221

222

Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :

223

224

* les **œuvres** ;

225

* les **colis liés aux œuvres** ;

226

* les **matériels liés aux œuvres** ;

227

* les **colis et matériels liés aux œuvres**.

228

229

Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.

230

231

(% class="box successmessage" %)

232

(((

233

**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.

234

)))

235

236

[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

237

238

239

[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

240

241

= Mettre à jour la localisation des biens en mouvement =

242

243

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont rattachés, leur destination est par défaut indiquée comme **« Régie / En mouvement »**. Cette information reste trop générale.

244

L’objectif est donc de préciser une **localisation temporaire fiable** pour chaque bien concerné.

245

246

Trois méthodes sont possibles :

247

248

* **Mettre à jour l’emplacement d’un bien directement** dans la notice du mouvement (au niveau des biens liés).

249

* **Mettre à jour l’emplacement de plusieurs biens en une seule opération** grâce à la modification en lot.

250

* **Renseigner un emplacement de dépôt dans la notice d’un organisme** (Personnes) et utiliser cet organisme comme **lieu de destination dans la notice d’évènement**. L’emplacement est alors automatiquement repris pour tous les biens associés.

251

252

(% class="box infomessage" %)

253

(((

254

**Quelle approche privilégier ?**

255

256

* Si **tous les biens partent vers un même emplacement**, utilisez la **modification en masse** pour gagner du temps.

257

* Si les biens sont **répartis sur plusieurs destinations**, préférez la **modification unitaire**, afin d’indiquer précisément la localisation de chacun.

258

* Si un **emplacement de dépôt est déjà renseigné dans la notice d’un organisme**, gagnez du temps en le sélectionnant comme **organisme de destination** dans l’évènement : Flora appliquera automatiquement l’emplacement aux biens associés. Cette méthode est particulièrement pratique lorsque vous connaissez l’**organisme destinataire** des biens, mais pas encore leur **localisation détaillée** (par exemple la vitrine ou la salle précise).

259

)))

260

261

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* La **localisation temporaire** d’un bien n’est mise à jour automatiquement **qu’au moment où le mouvement est marqué comme effectué**.

266

* Si vous modifiez l’emplacement du bien après cette étape, le changement **ne sera pas répercuté** dans la notice du bien.

267

)))

268

269

== Définir l’emplacement via l’organisme du lieu de destination ==

270

271

Lorsque vous créez un évènement, vous pouvez renseigner le champ **Organisme du lieu de destination**.

272

Si l’organisme choisi possède déjà un **emplacement de dépôt** dans sa notice Personne, celui-ci est automatiquement appliqué comme **localisation temporaire** aux biens associés au mouvement.

273

274

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* L’information doit être saisie directement dans la notice d’évènement, **avant tout rattachement de biens et avant la création des mouvements associés.**

279

* Elle ne peut pas être appliquée **rétroactivement** si les biens sont déjà liés aux mouvements ou si ceux-ci sont terminés.

280

)))

281

282

[[Exemple d'une notice évènement avec l'organisme du lieu de destination renseigné>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

283

284

[[Exemple de répercussion de l'emplacement de dépôt sur les biens dans le mouvement>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

285

286

== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ==

287

288

1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.

289

1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).

290

1. Enregistrez les modifications.

**Résultats :**

* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.

295

* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.

296

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.

297

298

[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

299

300

301

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

302

303

304

[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

305

306

307

[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

308

309

310

[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

311

312

== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ==

313

314

1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.

315

1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.

316

1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.

317

1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.

318

1. Validez pour lancer le traitement.

**Résultats :**

* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.

323

* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.

324

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.

325

326

[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

327

328

329

[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

330

331

332

[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

333

334

335

[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

336

337

338

[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

339

340

341

[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

342

343

344

[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

345

)))

346

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]

359

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]

360

* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]

361

* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]

362

* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]

363

* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]

364

* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]

* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]

369

)))

370