Associer et gérer les biens liés aux mouvements

[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

39

40

41

[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

42

43

44

== Ajouter les biens du mouvement précédent ==

45

46

(% class="box warningmessage" %)

47

(((

48

**Utile pour les mouvements de retour**

49

)))

50

51

[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

52

53

54

[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

55

56

57

= Actualiser la liste des biens liés aux mouvements =

58

59

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

60

61

Lorsque de nouveaux biens sont ajoutés à l’événement après la génération des mouvements, Flora propose d’actualiser automatiquement la liste des biens liés. Cette actualisation peut être de deux natures.

62

63

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

Cette fonction est **réservée aux mouvements générés automatiquement.** Elle ne doit pas être utilisée si l’événement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.

68

)))

69

70

== Actualisation immédiate ==

71

72

Cliquez sur **Valider **pour intégrer les nouveaux biens**.**

73

74

Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

75

76

[[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

77

78

== Actualisation différée ==

79

80

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**, puis relancez l'opération depuis l’onglet **Mouvements**.

81

82

Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

83

84

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

L’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**.

89

)))

90

91

[[//Refus actualisation des mouvements//>>image:1756300320506-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

92

93

94

[[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

95

96

= Comprendre la notice des biens dans le mouvement =

97

98

Chaque fois qu’un bien est associé à un mouvement, Flora génère une notice spécifique :

99

100

* Elle est indépendante de la notice principale du bien (sauf la **localisation**, mise à jour automatiquement pour refléter la situation réelle du bien)

101

* Elle est modifiable

102

* (((

103

Elle décrit l’objet transporté, ses emplacements de départ et d’arrivée, et permet d’ajouter des données complémentaires :

104

105

* constats d’état,

106

* valeurs d’assurance,

107

* conditions de transport et de conditionnement,

108

* commentaires logistiques.

109

)))

110

111

Cette table dépend hiérarchiquement du mouvement, lui-même rattaché à un événement.

112

113

== Contrôler les informations essentielles ==

114

115

Lors du rattachement des biens à un mouvement, Flora vérifie la présence de deux informations essentielles :

116

117

* la saisie des **constats d’état**,

118

* les **valeurs d’assurance**.

119

120

n leur absence, une alerte s’affiche.

121

122

[[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

123

124

= Gérer les biens liés aux mouvements =

125

126

== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==

127

128

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

129

130

Une fois les **estimations** de type assurance renseignées pour les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.

131

132

Cette action garantit une cohérence entre les estimations individuelles des biens et le montant assuré collectivement, dans le cadre d’un transport, d’une exposition ou tout autre évènement.

133

134

[[//Bouton calculer la valeur d'assurance globale//>>image:1756297169506-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

135

136

137

[[//Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement//>>image:1756297179227-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

138

139

== Basculer en mode liste de résultats ==

140

141

Affiche les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.

142

143

[[Icône pour basculer en mode liste de résultats>>image:1756995372944-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

144

145

== Exporter vers Horus ==

146

147

Génère un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires.

148

149

[[Icône pour exporter sur Horus>>image:1756995390493-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

150

151

== Consulter la notice du bien ==

152

153

Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou la compléter.

154

155

[[Icône pour ouvrir la notice du bien>>image:1756995413479-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

156

157

== Refuser un bien ==

158

159

Marque le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension.

160

161

Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement** ; en revanche un bien suspendu dans le mouvement n'est pas automatiquement refusé dans les évènements.

(% class="box" %)

(((

=== Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement ===

166

167

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

168

169

Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement.

170

171

Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :

172

173

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Contexte**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 133px;" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 249px;" %)**Effets automatiques (sur l’autre objet)**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 152px;" %)**Impact sur les listes de colisage**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Usage principal**

174

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien**|(% style="width:249px" %)(((

175

Le bien est **refusé dans le mouvement** et **suspendu** dans le(s) mouvement(s) concerné(s).

176

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **n’est pas intégré** aux listes de colisage.|Exclure un bien de l’opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

177

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)Le bien est **réintégré automatiquement **dans les mouvements.|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage|Réactiver un bien exclu de l'opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

178

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien** |(% style="width:249px" %)**Aucun effet** sur l’événement (le bien n’y est pas marqué //Refusé//).|(% style="width:152px" %)(((

179

Le bien **n’apparaît pas** dans les listes de colisage.

180

)))|Gérer un cas ponctuel ou logistique sans modifier la sélection globale de l’événement.

181

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)(((

182

**Aucun effet** sur l’événement (le statut côté événement ne change pas).

183

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage.|Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.

184

)))

185

186

[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058141371-762.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

187

188

== Réintégrer un bien refusé ==

189

190

Réintègre un bien précédemment refusé.

191

192

[[Icône pour réintégrer un bien>>image:1757058287432-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

193

194

== Supprimer un bien ==

195

196

Supprime complètement le bien du mouvement.

197

198

[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058176605-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

199

200

== Modifier la notice du bien dans le mouvement ==

201

202

Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.

203

204

[[Icône pour modifier la notice du bien dans le mouvement>>image:1756995437654-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

205

206

== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==

207

208

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

209

210

[[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

211

212

== Exporter les listes de colisage ==

213

214

(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**

215

216

Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :

217

218

* les **œuvres** ;

219

* les **colis liés aux œuvres** ;

220

* les **matériels liés aux œuvres** ;

221

* les **colis et matériels liés aux œuvres**.

222

223

Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.

224

225

(% class="box successmessage" %)

226

(((

227

**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.

228

)))

229

230

[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

231

232

233

[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

234

235

= Mettre à jour la localisation des biens en mouvement =

236

237

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont rattachés, leur destination est par défaut indiquée comme **« Régie / En mouvement »**. Cette information reste trop générale.

238

L’objectif est donc de préciser une **localisation temporaire fiable** pour chaque bien concerné.

239

240

Trois méthodes sont possibles :

241

242

* **Mettre à jour l’emplacement d’un bien directement** dans la notice du mouvement (au niveau des biens liés).

243

* **Mettre à jour l’emplacement de plusieurs biens en une seule opération** grâce à la modification en lot.

244

* **Renseigner un emplacement de dépôt dans la notice d’un organisme** (Personnes) et utiliser cet organisme comme **lieu de destination dans la notice d’évènement**. L’emplacement est alors automatiquement repris pour tous les biens associés.

245

246

(% class="box infomessage" %)

247

(((

248

**Quelle approche privilégier ?**

249

250

* Si **tous les biens partent vers un même emplacement**, utilisez la **modification en masse** pour gagner du temps.

251

* Si les biens sont **répartis sur plusieurs destinations**, préférez la **modification unitaire**, afin d’indiquer précisément la localisation de chacun.

252

* Si un **emplacement de dépôt est déjà renseigné dans la notice d’un organisme**, gagnez du temps en le sélectionnant comme **organisme de destination** dans l’évènement : Flora appliquera automatiquement l’emplacement aux biens associés. Cette méthode est particulièrement pratique lorsque vous connaissez l’**organisme destinataire** des biens, mais pas encore leur **localisation détaillée** (par exemple la vitrine ou la salle précise).

253

)))

254

255

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* La **localisation temporaire** d’un bien n’est mise à jour automatiquement **qu’au moment où le mouvement est marqué comme effectué**.

260

* Si vous modifiez l’emplacement du bien après cette étape, le changement **ne sera pas répercuté** dans la notice du bien.

261

)))

262

263

== Définir l’emplacement via l’organisme du lieu de destination ==

264

265

Lorsque vous créez un évènement, vous pouvez renseigner le champ **Organisme du lieu de destination**.

266

Si l’organisme choisi possède déjà un **emplacement de dépôt** dans sa notice Personne, celui-ci est automatiquement appliqué comme **localisation temporaire** aux biens associés au mouvement.

267

268

(% class="box warningmessage" %)

(((

**Attention**

* L’information doit être saisie directement dans la notice d’évènement, **avant tout rattachement de biens et avant la création des mouvements associés.**

273

* Elle ne peut pas être appliquée **rétroactivement** si les biens sont déjà liés aux mouvements ou si ceux-ci sont terminés.

274

)))

275

276

[[Exemple d'une notice évènement avec l'organisme du lieu de destination renseigné>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

277

278

[[Exemple de répercussion de l'emplacement de dépôt sur les biens dans le mouvement>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

279

280

== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ==

281

282

1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.

283

1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).

284

1. Enregistrez les modifications.

**Résultats :**

* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.

289

* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.

290

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.

291

292

[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

293

294

295

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

296

297

298

[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

299

300

301

[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

302

303

304

[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

305

306

== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ==

307

308

1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.

309

1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.

310

1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.

311

1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.

312

1. Validez pour lancer le traitement.

**Résultats :**

* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.

317

* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.

318

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.

319

320

[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

321

322

323

[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

324

325

326

[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

327

328

329

[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

330

331

332

[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

333

334

335

[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

336

337

338

[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

339

)))

340

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]

353

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]

354

* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]

355

* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]

356

* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]

357

* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]

358

* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]

* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]

363

)))

364