Associer et gérer les biens liés aux mouvements

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**

2

3

(% style="height:78px; width:1552px" %)

4

|(% style="width:840px" %)(((

5

(% class="box" %)

6

(((

7

Les **biens liés au mouvement** constituent un niveau intermédiaire essentiel entre les notices des biens et les opérations de déplacement.

8

9

Cette table permet de **rattacher chaque objet à un mouvement **précis tout en ajoutant des informations logistiques, assurantielles ou documentaires spécifiques à ce transport.

10

11

Elle offre ainsi **un suivi individualisé de l’état, de la localisation et des conditions de déplacement de chaque bien**, garantissant une traçabilité fine et une gestion sécurisée des opérations.

)))

(((

= Associer des biens au mouvement =

16

17

(% class="box warningmessage" %)

18

(((

19

Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**

20

)))

21

22

== Ajouter des biens ==

23

24

1. Ouvrez la **notice du mouvement**.

25

1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.

26

1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.

27

1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.

28

29

[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

30

31

32

[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

33

34

35

[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

36

37

38

== Ajouter les biens du mouvement précédent ==

39

40

(% class="box warningmessage" %)

41

(((

42

Cette fonctionnalité,** dédiée aux mouvements de retour,** permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée.

43

)))

44

45

[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

46

47

48

[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

49

50

51

= Actualiser la liste des biens liés aux mouvements =

52

53

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

54

55

**Si vous ajoutez des biens dans l’événement après avoir déjà généré les mouvements**, le logiciel vous proposera d’actualiser la liste des biens liés afin d’y intégrer automatiquement les nouveaux ajouts.

56

57

(% class="box warningmessage" %)

58

(((

59

Attention : cette fonctionnalité est **réservée aux utilisateurs qui recourent à la génération automatique des mouvements**. Elle ne doit pas être utilisée si l'évènement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.

60

)))

61

62

== Actualisation immédiate ==

63

64

Pour une actualisation immédiate, cliquez sur **Valider.** Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

65

66

[[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

67

68

== Actualisation différée ==

69

70

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.

71

Vous pourrez ensuite lancer l'actualisation depuis l’onglet **Mouvements**. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

72

73

(% class="box warningmessage" %)

74

(((

75

Attention : l’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**.

76

)))

77

78

[[//Refus actualisation des mouvements//>>image:1756300320506-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

79

80

81

[[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

82

83

= Comprendre les notices des biens dans le mouvement =

== Définition ==

La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices de biens et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque objet à un mouvement précis tout en ajoutant des informations logistiques ou d’assurance.

88

89

Lorsqu’un bien est associé à un mouvement, **Flora génère automatiquement une notice “Bien dans le mouvement”**.

90

91

* Cette notice est **modifiable** sans impact sur la notice principale de l’objet,

92

* la seule exception concerne la **mise à jour automatique de la localisation**, qui reflète la situation réelle du bien.

93

94

Chaque notice décrit le bien transporté et précise ses **emplacements de départ et d’arrivée**. Des champs complémentaires permettent d’ajouter :

95

96

* les constats d’état,

97

* les valeurs d’assurance,

98

* les conditions de transport et de conditionnement,

99

* des commentaires logistiques détaillés.

100

101

Cette table dépend hiérarchiquement du **mouvement**, lui-même rattaché à un **évènement**. Elle reprend la liste des biens liés à l’évènement et distingue clairement :

102

103

* ceux inclus dans le transport,

104

* ceux refusés, pour garantir une transparence sur les choix opérés.

105

106

L’intérêt principal de ce dispositif est la **finesse du suivi individualisé** : chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, facilitant la préparation, sécurisant les opérations et enrichissant la documentation liée aux transports.

107

108

== Alerte sur les informations manquantes ==

109

110

Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables :

111

112

* la saisie des **constats d’état**,

113

* les **valeurs d’assurance**.

114

115

Ces données sont essentielles pour garantir le suivi des collections lors des déplacements et pour la bonne gestion des assurances.

116

117

[[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

118

119

= Gérer les biens dans le mouvement =

120

121

== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==

122

123

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

124

125

Une fois les **estimations** renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.

126

127

Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**

128

129

[[//Bouton calculer la valeur d'assurance globale//>>image:1756297169506-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

130

131

132

[[//Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement//>>image:1756297179227-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

133

134

== Basculer en mode liste de résultats ==

135

136

Affiche les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.

137

138

[[Icône pour basculer en mode liste de résultats>>image:1756995372944-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

139

140

== Exporter sur Horus ==

141

142

Génère un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires.

143

144

[[Icône pour exporter sur Horus>>image:1756995390493-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

145

146

== Ouvrir la notice du bien ==

147

148

Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou la compléter.

149

150

[[Icône pour ouvrir la notice du bien>>image:1756995413479-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

151

152

== Refuser un bien ==

153

154

Marque le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension. Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement**.

(% class="box" %)

(((

**Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement** :(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

159

160

Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement. Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :

161

162

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Contexte**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 133px;" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 249px;" %)**Effets automatiques (sur l’autre objet)**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 152px;" %)**Impact sur les listes de colisage**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Usage principal**

163

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien**|(% style="width:249px" %)(((

164

Le bien est **refusé dans le mouvement** et **suspendu** dans le(s) mouvement(s) concerné(s).

165

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **n’est pas intégré** aux listes de colisage.|Exclure un bien de l’opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

166

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)Le bien est **réintégré automatiquement **dans les mouvements.|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage|Réactiver un bien exclu de l'opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

167

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien** |(% style="width:249px" %)**Aucun effet** sur l’événement (le bien n’y est pas marqué //Refusé//).|(% style="width:152px" %)(((

168

Le bien **n’apparaît pas** dans les listes de colisage.

169

)))|Gérer un cas ponctuel ou logistique sans modifier la sélection globale de l’événement.

170

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)(((

171

**Aucun effet** sur l’événement (le statut côté événement ne change pas).

172

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage.|Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.

)))

== Réintégrer un bien refusé ==

177

178

Réintègre un bien précédemment refusé.

179

180

== Supprimer un bien ==

181

182

Supprime complètement le bien du mouvement.

183

184

== Modifier la notice du bien dans le mouvement ==

185

186

Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.

187

188

[[Icône pour modifier la notice du bien dans le mouvement>>image:1756995437654-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

189

190

== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==

191

192

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

193

194

(% class="box infomessage" %)

195

(((

196

C’est également dans cette section que vous pouvez gérer les unités de colisage et les matériels scénographiques associés temporairement au mouvement. **Pour plus d’informations, voir la rubrique Aller plus loin.**

197

)))

198

199

[[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

200

201

202

== Exporter les listes de colisage ==

203

204

(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**

205

206

Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :

207

208

* les **œuvres** ;

209

* les **colis liés aux œuvres** ;

210

* les **matériels liés aux œuvres** ;

211

* les **colis et matériels liés aux œuvres**.

212

213

Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.

214

215

(% class="box successmessage" %)

216

(((

217

Rappel : Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.

218

)))

219

220

[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

221

222

223

[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

224

225

226

= Mettre à jour la localisation des biens en mouvement =

227

228

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**

229

230

Deux méthodes permettent d’affiner cette information :

231

232

* **Mettre à jour l’emplacement d'un bien directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).

233

* **Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens en lot.**

234

235

(% class="box warningmessage" %)

(((

Attention :

* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.

240

* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.

241

* **L’étape est inutile si un emplacement de dépôt est déjà associé à l’organisme du lieu de destination (cf. saisie d'un évènement) : Flora le reporte automatiquement.**

242

)))

243

244

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonne pratique :

* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.

249

* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs destinations/emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.

250

* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**

251

)))

252

253

=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===

254

255

**Processus pas à pas**

256

257

1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.

258

1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).

259

1. Enregistrez les modifications.

260

261

**Résultats du traitement**

262

263

* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.

264

* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.

265

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.

266

267

[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

268

269

270

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

271

272

273

[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

274

275

276

[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

277

278

279

[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

280

281

282

=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===

283

284

**Processus pas à pas**

285

286

1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.

287

1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.

288

1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.

289

1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.

290

1. Validez pour lancer le traitement.

291

292

**Résultats du traitement**

293

294

* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.

295

* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.

296

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.

297

298

[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

299

300

301

[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

302

303

304

[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

305

306

307

[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

308

309

310

[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

311

312

313

[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

314

315

316

[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

317

318

319

= Retrouver tous les biens liés aux mouvements =

320

321

Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

326

1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.

327

1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

328

329

[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

349

* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]

350

* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]

351

* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]

352

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]

353

* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]

354

* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]

355

* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]

356

* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]

361

)))

362

363

(% class="box" %)