Associer et gérer les biens liés aux mouvements

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures**

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3

(% style="height:78px; width:1552px" %)

4

|(% style="width:840px" %)(((

5

(% class="box" %)

6

(((

7

Les **biens liés au mouvement** constituent un niveau intermédiaire essentiel entre les notices des biens et les opérations de déplacement.

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9

Cette table permet de **rattacher chaque objet à un mouvement **précis tout en ajoutant des informations logistiques, assurantielles ou documentaires spécifiques à ce transport.

10

11

Elle offre ainsi **un suivi individualisé de l’état, de la localisation et des conditions de déplacement de chaque bien**, garantissant une traçabilité fine et une gestion sécurisée des opérations.

)))

(((

= A quoi servent les biens liés au mouvement dans Flora ? =

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17

La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.

18

19

Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.

20

21

Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.

22

23

L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.

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25

= Associer des biens au mouvement =

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27

(% class="box warningmessage" %)

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(((

29

Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**

30

)))

31

32

== Ajouter des biens ==

33

34

1. Ouvrez la **notice du mouvement**.

35

1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.

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1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.

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1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.

38

39

[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

40

41

42

[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

43

44

45

[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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48

== Ajouter les biens du mouvement précédent ==

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50

(% class="box warningmessage" %)

51

(((

52

Cette fonctionnalité,** dédiée aux mouvements de retour,** permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée.

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)))

54

55

[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

56

57

58

[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

59

60

61

= Actualiser la liste des biens liés aux mouvements =

62

63

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

64

65

**Si vous ajoutez des biens dans l’événement après avoir déjà généré les mouvements**, le logiciel vous proposera d’actualiser la liste des biens liés afin d’y intégrer automatiquement les nouveaux ajouts.

66

67

(% class="box warningmessage" %)

68

(((

69

Attention : cette fonctionnalité est **réservée aux utilisateurs qui recourent à la génération automatique des mouvements**. Elle ne doit pas être utilisée si l'évènement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.

70

)))

71

72

== Actualisation immédiate ==

73

74

Pour une actualisation immédiate, cliquez sur **Valider.** Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

75

76

[[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

77

78

== Actualisation différée ==

79

80

Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.

81

Vous pourrez ensuite lancer l'actualisation depuis l’onglet **Mouvements**. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.

82

83

(% class="box warningmessage" %)

84

(((

85

Attention : l’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**.

86

)))

87

88

[[//Refus actualisation des mouvements//>>image:1756300320506-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

89

90

91

[[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

92

93

94

= Gérer les biens liés aux mouvements =

95

96

Il est possible d’agir sur les notices des biens liés au mouvement pour compléter les informations, ajuster les emplacements et assurer le suivi logistique. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour accompagner ces opérations.

97

98

== Alerte sur les informations manquantes ==

99

100

Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables.

101

Ces vérifications portent notamment sur :

102

103

* la saisie des **constats d’état**,

104

* les **valeurs d’assurance**.

105

106

Ces données sont essentielles pour garantir le suivi des collections lors des déplacements et pour la bonne gestion des assurances.

107

108

(% class="box infomessage" %)

109

(((

110

Si certaines informations sont manquantes, il est nécessaire de les compléter avant de poursuivre.

111

Pour plus de détails sur la saisie des constats et des valeurs d’assurance, **voir la rubrique Aller plus loin**.

112

)))

113

114

[[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

== Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==

119

120

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

121

122

Une fois les **estimations** renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.

123

124

Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**

125

126

(% class="box infomessage" %)

127

(((

128

Pour plus d'informations, consultez la rubrique **Aller plus loin.**

129

)))

130

131

[[//Bouton calculer la valeur d'assurance globale//>>image:1756297169506-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

132

133

134

[[//Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement//>>image:1756297179227-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

== Fonctionnalités associées aux biens liés ==

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140

Dans la **barre d’outils** et dans la **liste des biens liés**, plusieurs fonctionnalités permettent aux utilisateurs d’intervenir directement sur les biens associés au mouvement.

141

142

[[//Fonctionnalités associées aux biens liés au mouvement//>>image:1756281676069-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

143

144

145

|(% style="background-color:#cbcbea; width:135px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:212px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:532px" %)**Utilité**

146

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280934458-114.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:532px" %)Afficher les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de : modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.

147

|(% style="width:135px" %)[[image:1756281356807-415.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="28" width="37"]]|(% style="width:212px" %)Export Horus|(% style="width:532px" %)Générer un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires, puis réimporter les résultats dans Flora pour mise à jour automatique. **Voir la rubrique Aller plus loin**.

148

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280950320-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Ouvrir la notice du bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Accéder directement à la notice du bien rattaché à l’événement, pour la consulter ou la compléter.

149

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280898498-532.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Refuser le bien dans le mouvement|(% style="width:532px" %)(((

150

Marquer le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension.

151

152

⚠️ Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement**.

153

)))

154

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280906154-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Accepter le bien dans le mouvement|(% style="width:532px" %)(((

155

Réintégrer un bien précédemment refusé.

156

157

✅ Réintégration automatique si le bien est **accepté dans l’événement**.

158

)))

159

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280916199-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Supprimer le bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Supprimer le lien entre le bien et le mouvement. Aucune trace n’est archivée.

160

|(% style="width:135px" %)[[image:1756280924074-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Modifier le bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.

161

162

== Refuser/accepter des biens : différences entre événements et mouvements ==

163

164

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

165

166

Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement. Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages : le tableau ci-dessous résume leurs différences.

167

168

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Contexte**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 133px;" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 249px;" %)**Effets automatiques (sur l’autre objet)**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 152px;" %)**Impact sur les listes de colisage**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Usage principal**

169

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien**|(% style="width:249px" %)(((

170

Le bien est **refusé dans le mouvement** et **suspendu** dans le(s) mouvement(s) concerné(s).

171

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **n’est pas intégré** aux listes de colisage.|Exclure un bien de l’opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

172

|**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)Le bien est **réintégré automatiquement **dans les mouvements.|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage|Réactiver un bien exclu de l'opération (prépa, transport, docs) au niveau global du projet.

173

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien** |(% style="width:249px" %)**Aucun effet** sur l’événement (le bien n’y est pas marqué //Refusé//).|(% style="width:152px" %)(((

174

Le bien **n’apparaît pas** dans les listes de colisage.

175

)))|Gérer un cas ponctuel ou logistique sans modifier la sélection globale de l’événement.

176

|**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)(((

177

**Aucun effet** sur l’événement (le statut côté événement ne change pas).

178

)))|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage.|Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.

179

180

>(% class="small" %)Ex. Refus d'un bien depuis l'évènement

181

182

[[//Objet automatiquement refusé dans les biens liés au mouvement//>>image:1756283963927-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

183

184

185

[[//Mouvement automatiquement suspendu//>>image:1756283983107-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

186

187

188

== Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==

189

190

Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.

191

192

(% class="box infomessage" %)

193

(((

194

C’est également dans cette section que vous pouvez gérer les unités de colisage et les matériels scénographiques associés temporairement au mouvement. **Pour plus d’informations, voir la rubrique Aller plus loin.**

195

)))

196

197

[[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

198

199

200

== Exporter les listes de colisage ==

201

202

(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**

203

204

Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :

205

206

* les **œuvres** ;

207

* les **colis liés aux œuvres** ;

208

* les **matériels liés aux œuvres** ;

209

* les **colis et matériels liés aux œuvres**.

210

211

Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.

212

213

(% class="box successmessage" %)

214

(((

215

Rappel : Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.

216

)))

217

218

[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

219

220

221

[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

== Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==

226

227

Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**

228

229

Deux méthodes permettent d’affiner cette information :

230

231

* **Mettre à jour l’emplacement d'un bien directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).

232

* **Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens en lot.**

233

234

(% class="box warningmessage" %)

(((

Attention :

* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.

239

* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.

240

* **L’étape est inutile si un emplacement de dépôt est déjà associé à l’organisme du lieu de destination (cf. saisie d'un évènement) : Flora le reporte automatiquement.**

241

)))

242

243

(% class="box successmessage" %)

(((

Bonne pratique :

* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.

248

* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs destinations/emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.

249

* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**

250

)))

251

252

=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===

253

254

**Processus pas à pas**

255

256

1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.

257

1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).

258

1. Enregistrez les modifications.

259

260

**Résultats du traitement**

261

262

* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.

263

* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.

264

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.

265

266

[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

267

268

269

[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

270

271

272

[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

273

274

275

[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

276

277

278

[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

279

280

281

=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===

282

283

**Processus pas à pas**

284

285

1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.

286

1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.

287

1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.

288

1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.

289

1. Validez pour lancer le traitement.

290

291

**Résultats du traitement**

292

293

* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.

294

* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.

295

* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.

296

297

[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

298

299

300

[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

301

302

303

[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

304

305

306

[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

307

308

309

[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

310

311

312

[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

313

314

315

[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

316

317

318

= Retrouver tous les biens liés aux mouvements =

319

320

Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.

325

1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.

326

1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).

327

328

[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

348

* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]

349

* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]

350

* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]

351

* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]

352

* [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]

353

* [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]

354

* [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]

355

* [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Biens liés au mouvement>>doc:.Biens liés (Mvmnt).WebHome||target="_blank"]]

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