Modifications pour le document Associer et gérer les biens liés aux mouvements
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Résumé
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Pièces jointes (0 modifications, 16 ajouts, 0 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Planifier et suivre les mouvementsassociés1 +Associer, gérer et consulter les biens liés aux mouvements - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome 1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome - Contenu
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... ... @@ -1,180 +1,98 @@ 1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.27 et ultérieures** 2 2 3 -(% style="height:78px; width:1 357px" %)3 +(% style="height:78px; width:1552px" %) 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 -Les mouvements constituent une étape clé de la régie : ils**assurent la continuité entre l’événement et la logistiqueconcrètedes biens**.7 +Les mouvements **assurent la continuité entre l’événement et la logistique des biens**. 8 8 9 -Cette page présente les outils disponibles dans Flora pour planifier les déplacements, associer les biens concernés, contrôler les informations indispensables et valider les étapes jusqu’à l’exécution finale. 10 -))) 9 +Ils permettent d’organiser les déplacements, de rattacher les objets concernés, de vérifier les informations indispensables et de suivre l’avancement du déplacement jusqu’à son exécution finale. 11 11 12 -((( 13 -= A quoi servent les mouvements dans Flora ? = 14 - 15 -La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète. 16 - 17 -Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.). 18 - 19 -Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent les principales situations rencontrées dans la gestion des collections : 20 - 21 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation** 22 -|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.). 23 -|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence. 24 -|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence. 25 - 26 -Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**. 27 - 28 -En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections. 29 - 30 -== Cas d'usage == 31 - 32 ->(% class="small" %)Planifier une sortie vers un restaurateur par exemple ou un lieu d’exposition 33 - 34 -((( 35 ->(% class="small" %)Définir une date de départ/entrée, un transporteur, des rotations d’œuvres 36 - 37 ->(% class="small" %)Imprimer les bordereaux de transport 38 - 39 ->(% class="small" %)Mettre à jour la localisation temporaire automatiquement à validation 40 - 41 ->(% class="small" %)Gérer les délais glissants 42 - 43 ->(% class="small" %)Suivre la progression logistique d’un événement 11 +Chaque opération est tracée, garantissant **un suivi précis et fiable des biens tout au long de leur parcours**. 44 44 ))) 45 45 46 -(% class="box successmessage" %) 47 47 ((( 48 - Bonnespratiques:15 += A quoi servent les biens liés au mouvement dans Flora ? = 49 49 50 -* Il n’est pas obligatoire de créer les mouvements immédiatement après la mise en place de l’événement et l’association des biens. Lorsque l’exposition est prévue à une échéance lointaine, il est préférable d’attendre que les paramètres logistiques soient définis (dates prévisionnelles, nombre de mouvements, modalités pratiques) pour engager la planification. 51 -))) 17 +La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations. 52 52 53 - =Comment créer un mouvement?=19 +Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien. 54 54 55 - Deuxméthodespermettent decréerlesmouvements associés àunévénement:21 +Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés. 56 56 57 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Création**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Quand l’utiliser**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Caractéristiques principales** 58 -|**Automatique**|Lorsque tous les biens partagent un seul mouvement de sortie et un seul mouvement d’entrée.|Génère directement les deux mouvements (départ et retour) lors de l’ajout des biens ou ultérieurement en un clic. 59 -|**Manuelle**|Lorsque l’événement implique plusieurs mouvements distincts, avec des lots de biens différents ou des calendriers échelonnés.|Permet de créer autant de mouvements que nécessaire, avec une gestion fine du contenu et des dates. 23 +L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports. 60 60 61 -= =Créerautomatiquementles mouvementsde départ et de retour==25 += Associer des biens au mouvement = 62 62 63 - (% class="marksmall"%)**Version4.5.33 et ultérieures**27 +== == 64 64 29 +== Comment lier des biens au mouvement ? == 30 + 65 65 (% class="box warningmessage" %) 66 66 ((( 67 - Cetteactionn’estdisponiblequ’aprèsl’association de biensà unévénementetà condition qu’aucun mouvementn’aitdéjà été créé.33 +Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.** 68 68 ))) 69 69 70 - Lorsde l’ajoutdebiens, une fenêtrecontextuelle propose la** génération automatiquededeux mouvements(un départ et un retour). Lesbiensconcernés y sont alors rattachés directement.**36 +=== Ajouter des biens === 71 71 72 -=== Création immédiate des mouvements === 38 +1. Ouvrez la **notice du mouvement**. 39 +1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**. 40 +1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée. 41 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer. 73 73 74 - Pourunegénérationimmédiate,saisissez lesdates dedépartetderetour puis validez encliquantsur **Créer**.Lesdeux mouvements sontalors créés automatiquementetlesbiens associés y sontreliés.43 +[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 75 75 76 -[[//Création automatique des mouvements//>>image:1756210204526-456.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 77 77 46 +[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 78 78 79 -[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211695816-783.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 80 80 49 +[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 81 81 82 -=== Création différée des mouvements === 83 83 84 -Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**. 85 -Vous pourrez ensuite lancer la création automatique depuis l’onglet **Mouvements**. Les deux mouvements seront générés à ce moment-là, avec les biens déjà rattachés. 52 +=== Ajouter les biens du mouvement précédent === 86 86 87 -[[//Refus création automatique des mouvements//>>image:1756210284933-548.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 88 - 89 - 90 -[[//Génération automatique des mouvements a posteriori//>>image:1756211624672-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 91 - 92 - 93 -[[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 94 - 95 - 96 -== Créer un mouvement manuellement == 97 - 98 -Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**. 99 - 100 -[[//Création d'un mouvement//>>image:1756212446255-925.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 101 - 102 -= Choisir une grille de saisie = 103 - 104 104 (% class="box warningmessage" %) 105 105 ((( 106 - Àutiliserlorsquevoussouhaitezcréer un mouvementmanuellementou modifierunenotice de mouvement existante.56 +Cette fonctionnalité,** dédiée aux mouvements de retour,** permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée. 107 107 ))) 108 108 109 - Dans Flora,lacréation d’unmouvement passe parlechoixd’une**grillede saisie**adaptéeautype d’opération. Chaquegrilleestconçuepourrépondreàun cas d’usageprécis.59 +[[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 110 110 111 -|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation** 112 -|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.). 113 -|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes. 114 -|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces. 115 115 116 - =Renseigneret enregistrerla notice =62 +[[//Résultats : biens liés au précédent mouvement répercutés dans celui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 117 117 118 -(% class="box warningmessage" %) 119 -((( 120 -À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante. 121 -))) 122 122 123 - Unefois lagrille desaisieouverte,65 +== Actualiser la liste des biens liés aux mouvements == 124 124 125 -1. **Remplir les champs** de la grille 126 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**. 127 -1. **Enregistrer la notice. ** 67 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures** 128 128 129 - [[//Création d'un mouvementdesortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]69 + **Si vous ajoutez des biens dans l’événement après avoir déjà généré les mouvements**, le logiciel vous proposera d’actualiser la liste des biens liés afin d’y intégrer automatiquement les nouveaux ajouts. 130 130 131 - 132 -= Lier des biens au mouvement = 133 - 134 -== A quoi servent les biens liés au mouvement dans Flora ? == 135 - 136 -La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations. 137 - 138 -Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien. 139 - 140 -Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés. 141 - 142 -L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports. 143 - 144 -== Comment lier des biens au mouvement ? == 145 - 146 146 (% class="box warningmessage" %) 147 147 ((( 148 - Sivousavezchoisila générationautomatique,lesbiens sont rattachésaumouvementdèssacréation.**L’associationmanuelledesbiensneconcernedoncquelesutilisateursquicréentleursmouvements manuellement.**73 +Attention : cette fonctionnalité est **réservée aux utilisateurs qui recourent à la génération automatique des mouvements**. Elle ne doit pas être utilisée si l'évènement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement. 149 149 ))) 150 150 151 -=== A jouterdes biens===76 +=== Actualisation immédiate === 152 152 153 -1. Ouvrez la **notice du mouvement**. 154 -1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**. 155 -1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée. 156 -1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer. 78 +Pour une actualisation immédiate, cliquez sur **Valider.** Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés. 157 157 158 -[[// Rechercherdes biensàajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]80 +[[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 159 159 82 +=== Actualisation différée === 160 160 161 -[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 84 +Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**. 85 +Vous pourrez ensuite lancer l'actualisation depuis l’onglet **Mouvements**. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés. 162 162 163 - 164 -[[//Résultats : biens liés au mouvement//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 165 - 166 - 167 -=== Ajouter les biens du mouvement précédent === 168 - 169 169 (% class="box warningmessage" %) 170 170 ((( 171 - Cettefonctionnalité,** dédiéeaux mouvements deretour,**permetde réutiliser lalistedes biensduprécédentmouvementde sortie afin de les réintroduireautomatiquementdans le mouvementd’entrée.89 +Attention : l’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**. 172 172 ))) 173 173 174 -[[// Ajouter desbiens dumouvementprécédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]92 +[[//Refus actualisation des mouvements//>>image:1756300320506-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 175 175 176 176 177 -[[// Résultats : biensliés au précédentmouvementrépercutésdanscelui-ci//>>image:1756275865908-657.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]95 +[[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 178 178 179 179 180 180 = Gérer les biens liés aux mouvements = ... ... @@ -410,6 +410,8 @@ 410 410 411 411 == Exporter les listes de colisage == 412 412 331 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures** 332 + 413 413 Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments : 414 414 415 415 * les **œuvres** ; ... ... @@ -488,6 +488,8 @@ 488 488 489 489 * **Exécutez le mouvement **une fois que les biens sont arrivés à destination. 490 490 * Pour gérer les mouvements en mode déconnecté lors des convoiements, utilisez de préférence l’application **MouvApp**. Pour plus d’informations, consultez la rubrique **Aller plus loin**. 411 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**. 412 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, l'évènement est automatiquement mis à jour comme **Terminé**. 491 491 ))) 492 492 493 493 [[//Valider la fin de la préparation administrative//>>image:1756286049815-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] ... ... @@ -582,9 +582,6 @@ 582 582 583 583 * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 584 584 * [[Créer un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]] 585 - 586 - 587 - 588 588 * [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]] 589 589 * [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]] 590 590 * [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]] ... ... @@ -602,6 +602,16 @@ 602 602 (% class="box" %) 603 603 ((( 604 604 **Icônes principales** 524 + 525 +* [[image:1756305207363-153.png||height="31" width="31"]] Créer un mouvement manuellement 526 + 527 +* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 528 + 529 +* [[image:1756305101226-657.png||height="33" width="32"]] Accepter le bien associé 530 + 531 +* [[image:1756305026933-105.png||height="32" width="28"]] Supprimer le bien associé 532 + 533 +* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 605 605 ))) 606 606 ))) 607 607
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