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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -10,12 +10,19 @@
10 10  (((
11 11  = A quoi servent les mouvements dans Flora ? =
12 12  
13 -La **table des mouvements** joue un rôle essentiel dans la régie, car elle assure le suivi logistique, à la fois physique et documentaire, de l’ensemble des déplacements de biens. Elle centralise les informations nécessaires pour planifier, exécuter et tracer chaque transfert, qu’il s’agisse d’une entrée ou d’une sortie.
13 +La **table des mouvements** est un outil central de la régie. Elle assure le suivi logistique, à la fois **physique** et **documentaire**, de tous les déplacements de biens. Chaque opération est planifiée, exécutée et tracée, garantissant une traçabilité complète.
14 14  
15 -Elle regroupe les données clés permettant une gestion fine : le **type de mouvement** (sortie ou entrée), les **dates prévues et ajustées**, les **emplacements de départ et d’arrivée**, ainsi que les informations pratiques comme le **transporteur** et les **commentaires** associés. Les états de préparation et d’exécution complètent ce dispositif en garantissant une vision claire de l’avancement des opérations.
15 +Un mouvement regroupe des informations essentielles : **dates prévues et ajustées, emplacements de départ et d’arrivée, transporteur, commentaires, ainsi que les états de préparation et d’exécution**. Ces éléments facilitent l’organisation des déplacements et l’édition des documents associés (fiches, bordereaux, etc.).
16 16  
17 -Les mouvements sont toujours **rattachés à un évènement**, auquel viennent s’associer les biens concernés. Cette structuration permet non seulement de lier les opérations logistiques aux projets (prêt, exposition, restauration…), mais aussi d’assurer l’**historisation**. Chaque mouvement est en effet archivé et affiché dans la notice du bien, renforçant ainsi la continuité documentaire.
17 +Dans Flora, on distingue **trois principaux types de mouvements**, qui couvrent l’ensemble des situations rencontrées dans la gestion des collections :
18 18  
19 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Type de mouvement**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Définition / Utilisation**
20 +|**Sortie**|Correspond à un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
21 +|**Entrée**|Correspond à un **mouvement de retour** : le bien quitte sa localisation temporaire et réintègre son emplacement de référence.
22 +|**Transfert-relocalisation**|Sert à gérer les **déménagements** : il modifie l’emplacement de référence des biens liés, pour refléter leur nouvel emplacement de référence.
23 +
24 +Chaque mouvement est toujours** rattaché à un événement**, auquel viennent s’associer **les biens concernés**, garantissant ainsi une **continuité documentaire **et un **suivi logistique cohérent**.
25 +
19 19  En pratique, la table offre plusieurs avantages majeurs : elle garantit une **traçabilité complète** de tous les déplacements, automatise la mise à jour des **localisations temporaires**, et facilite la **planification** grâce à l’édition des documents nécessaires (fiche, bordereau, etc.). Elle constitue ainsi un outil indispensable pour conjuguer organisation, précision et fiabilité dans la gestion des collections.
20 20  
21 21  == Cas d'usage ==
... ... @@ -84,7 +84,7 @@
84 84  [[//Résultat : un mouvement de sortie et un mouvement d'entrée créés avec les biens liés//>>image:1756211735823-792.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
85 85  
86 86  
87 -== Création les mouvements de départ et de retour manuellement ==
94 +== Créer un mouvement manuellement ==
88 88  
89 89  Pour créer des mouvements manuellement, positionnez-vous sur l’onglet** Mouvements **de la notice de l’événement puis cliquez sur l’icône **Créer**.
90 90  
... ... @@ -97,18 +97,13 @@
97 97  À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
98 98  )))
99 99  
100 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
107 +Dans Flora, la création d’un mouvement passe par le choix d’une **grille de saisie** adaptée au type d’opération. Chaque grille est conçue pour répondre à un cas d’usage précis.
101 101  
102 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
109 +|=(% style="width: 205px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 673px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
110 +|(% style="width:205px" %)**Sortie**|(% style="width:673px" %)Sert à décrire un mouvement de départ : saisie des informations liées au transfert temporaire d’un bien (dates, destination, transport, etc.).
111 +|(% style="width:205px" %)**Entrée**|(% style="width:673px" %)Permet d’enregistrer le retour d’un bien dans son emplacement de référence, avec mise à jour des données logistiques correspondantes.
112 +|(% style="width:205px" %)**Transfert**|(% style="width:673px" %)Utilisée pour formaliser un changement d’emplacement de référence, notamment lors d’un déménagement ou d’une réorganisation des espaces.
103 103  
104 -|=(% style="width: 184px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="width: 695px; background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation**
105 -|(% style="width:184px" %)**Sortie**|(% style="width:695px" %)Documente un **mouvement de départ** : le bien sort de son emplacement de référence pour être temporairement déplacé (prêt, dépôt, restauration, exposition, etc.).
106 -|(% style="width:184px" %)**Entrée**|(% style="width:695px" %)Documenter un mouvement d’entrée, par exemple le retour d’un prêt ou la réintégration d’un bien après une restauration.
107 -|(% style="width:184px" %)**Transfert**|(% style="width:695px" %)Enregistrer un déplacement interne entre deux emplacements ou sites, sans sortie extérieure.
108 -
109 -
110 -
111 -
112 112  = Renseigner et enregistrer la notice =
113 113  
114 114  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -116,6 +116,15 @@
116 116  À utiliser lorsque vous souhaitez créer un mouvement manuellement ou modifier une notice de mouvement existante.
117 117  )))
118 118  
121 +Une fois la grille de saisie ouverte,
122 +
123 +1. **Remplir les champs** de la grille
124 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Type de mouvement**.
125 +1. **Enregistrer la notice. **
126 +
127 +[[//Création d'un mouvement de sortie//>>image:1756213796417-911.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 +
129 +
119 119  = Lier des biens au mouvement =
120 120  
121 121  == A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? ==
... ... @@ -128,18 +128,186 @@
128 128  
129 129  L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
130 130  
131 -== Lien automatique ==
142 +== Comment lier des biens au mouvement ? ==
132 132  
133 -== Lier manuellement des biens au mouvement ==
144 +(% class="box warningmessage" %)
145 +(((
146 +Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**
147 +)))
134 134  
149 +=== Ajouter des biens ===
150 +
151 +1. Ouvrez la **notice du mouvement**.
152 +1. Dans l**a barre d'outils des biens liés**, cliquez sur l’icône **Rechercher des biens à ajouter**.
153 +1. Sélectionnez les biens concernés dans la liste proposée.
154 +1. Cliquez sur **Valider** pour confirmer.
155 +
156 +[[//Rechercher des biens à ajouter//>>image:1756214608247-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +
158 +
159 +[[//Sélection des biens et validation //>>image:1756214461526-475.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
160 +
161 +
162 +[[//Résultats : biens liés aux mouvements//>>image:1756214519238-787.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 +
164 +
165 +=== Ajouter les biens du mouvement précédent ===
166 +
167 +Cette fonctionnalité est à utiliser pour les mouvements de retour. Elle permet de recycler la liste des biens introduits dans le précédent mouvement de sortie pour les réintroduire automatiquement dans le mouvement d'entrée
168 +
169 +
170 +
135 135  = Gérer les biens liés au mouvement =
136 136  
173 +== Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==
174 +
175 +Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**
176 +
177 +Deux méthodes permettent d’affiner cette information :
178 +
179 +* **Mettre à jour l’emplacement d'un ou plusieurs biens directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).
180 +* **Définir un emplacement de dépôt** dans la notice de l’organisme du lieu de destination.
181 +
182 +(% class="box warningmessage" %)
183 +(((
184 +Attention :
185 +
186 +* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.
187 +* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
188 +)))
189 +
190 +(% class="box successmessage" %)
191 +(((
192 +Bonne pratique :
193 +
194 +* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**
195 +)))
196 +
197 +=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===
198 +
199 +**Processus pas à pas**
200 +
201 +1. Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.
202 +1. Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).
203 +1. Enregistrez les modifications.
204 +
205 +**Résultats du traitement**
206 +
207 +* la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
208 +* La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.
209 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans la notice du bien.
210 +
211 +[[//Modifier un bien lié à l'évènement//>>image:1756217993600-168.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 +
213 +
214 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756218076341-813.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
215 +
216 +
217 +[[//Bien lié au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756218108701-833.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
218 +
219 +
220 +[[//Mouvement : destination mise à jour//>>image:1756218114476-607.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +
222 +
223 +[[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
224 +
225 +
226 +=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===
227 +
228 +**Processus pas à pas**
229 +
230 +1. Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.
231 +1. Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
232 +1. Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.
233 +1. Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
234 +1. Validez pour lancer le traitement.
235 +
236 +**Résultats du traitement**
237 +
238 +* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
239 +* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
240 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
241 +
242 +[[//Basculer en mode liste de résultats//>>image:1756219127256-220.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +
244 +
245 +[[//Sélection des biens pour modifier l'emplacement d'arrivée//>>image:1756219159855-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 +
247 +
248 +[[//Définition d'un nouvel emplacement//>>image:1756219204497-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 +
250 +
251 +[[//Lancement du traitement//>>image:1756219283967-305.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +
253 +
254 +[[//Biens liés au mouvement : emplacement d'arrivé mis à jour//>>image:1756219358165-725.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 +
256 +
257 +[[//Mouvement : destinations mises à jour//>>image:1756219364752-477.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 +
259 +
260 +[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261 +
262 +
263 +=== Définir l'emplacement de dépôt dans la notice de l'organisme du lieu de destination ===
264 +
265 +Lorsque vous créez ou associez un **organisme comme lieu de destination** d’un événement, si un **emplacement de dépôt** (issu du thésaurus des emplacements) est renseigné dans sa notice Personne, cette donnée est **automatiquement **reprise dans la **destination et la localisation temporaire des biens liés au mouvement**.
266 +
267 +**Résultats du traitement**
268 +
269 +* Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
270 +* La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
271 +* Une fois le mouvement marqué comme **effectué**, la nouvelle localisation est répercutée dans toutes les notices de biens.
272 +
273 +(% class="box warningmessage" %)
274 +(((
275 +Attention :
276 +
277 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
278 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
279 +)))
280 +
281 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756219849154-729.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 +
283 +
284 +[[//Répercussion automatique de l'emplacement de dépôt dans la destination des biens liés au mouvement//>>image:1756220083153-357.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
285 +
286 +
287 +[[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756220125142-687.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
288 +
289 +
290 +== Retrouver tous les biens liés aux mouvements ==
291 +
292 +Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
293 +
294 +Pour y accéder :
295 +
296 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
297 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
298 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
299 +
300 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
301 +
302 +
137 137  = Valider les étapes d'un mouvement =
138 138  
305 += Créer un mouvement de retour =
306 +
139 139  = Visualiser les mouvements depuis la notice du bien =
140 140  
309 += Retrouver tous les mouvements =
141 141  
311 +Tous les mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
142 142  
313 +Pour y accéder :
314 +
315 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
316 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Mouvements (transp...)**.
317 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
318 +
319 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Mouvements (transp...)**//>>image:1756216557470-567.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
320 +
321 +
143 143  
144 144  )))
145 145  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -159,9 +159,11 @@
159 159  
160 160  
161 161  
341 +* [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
162 162  * [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
163 163  * [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
164 164  * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
345 +* [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
165 165  * [[Utiliser MouvApp>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.MouvApp.WebHome||target="_blank"]]
166 166  * [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
167 167  )))
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