Modifications pour le document Associer et gérer les biens liés aux mouvements

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Détails

Propriétés de la Page

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -6,17 +6,23 @@
  (((
  Les **biens liés au mouvement** constituent un niveau intermédiaire essentiel entre les notices des biens et les opérations de déplacement.
--Cette table permet de **rattacher chaque objet à un mouvement **précis tout en ajoutant des informations logistiques, assurantielles ou documentaires spécifiques à ce transport.
++Ils permettent :
--Elle offre ainsi **un suivi individualisé de l’état, de la localisation et des conditions de déplacement de chaque bien**, garantissant une traçabilité fine et une gestion sécurisée des opérations.
++* d’attacher chaque objet à un mouvement précis,
++* d’ajouter des informations logistiques, assurantielles ou documentaires spécifiques,
++* de garantir une traçabilité individualisée de l’état, de la localisation et des conditions de déplacement de chaque bien.
  )))
  (((
--= Associer des biens au mouvement =
++= Associer manuellement des biens au mouvement =
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont rattachés au mouvement dès sa création. **L’association manuelle des biens ne concerne donc que les utilisateurs qui créent leurs mouvements manuellement.**
++**Point d'attention**
++
++Si vous avez choisi la génération automatique, les biens sont automatiquement rattachés au mouvement dès sa création.
++
++**Utile uniquement si vous créez vos mouvements manuellement.**
  )))
  == Ajouter des biens ==
@@ -39,7 +39,7 @@
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Cette fonctionnalité,** dédiée aux mouvements de retour,** permet de réutiliser la liste des biens du précédent mouvement de sortie afin de les réintroduire automatiquement dans le mouvement d’entrée.
++**Utile pour les mouvements de retour**
  )))
  [[//Ajouter des biens du mouvement précédent//>>image:1756275816617-295.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -52,27 +52,35 @@
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
-- **Si vous ajoutez des biens dans l’événement après avoir déjà généré les mouvements**, le logiciel vous proposera d’actualiser la liste des biens liés afin d’y intégrer automatiquement les nouveaux ajouts.
--
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Attention : cette fonctionnalité est **réservée aux utilisateurs qui recourent à la génération automatique des mouvements**. Elle ne doit pas être utilisée si l'évènement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.
++**Attention**
++
++Cette fonction est **réservée aux mouvements générés automatiquement.** Elle ne doit pas être utilisée si l’événement comporte de nombreux mouvements saisis manuellement.
  )))
++(% class="wikigeneratedid" %)
++Lorsque de nouveaux biens sont ajoutés à l’événement après la génération des mouvements, Flora propose d’actualiser automatiquement la liste des biens liés. Cette actualisation peut être de deux natures.
++
  == Actualisation immédiate ==
--Pour une actualisation immédiate, cliquez sur **Valider.** Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.
++Cliquez sur **Valider **pour intégrer les nouveaux biens**.**
++Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.
++
  [[//Validation actualisation des mouvements avec les biens ajoutés//>>image:1756300110516-948.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Actualisation différée ==
--Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**.
--Vous pourrez ensuite lancer l'actualisation depuis l’onglet **Mouvements**. Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.
++Si vous souhaitez reporter l’opération, cliquez sur **Annuler**, puis relancez l'opération depuis l’onglet **Mouvements**.
++Les mouvements sont alors mis à jour avec les biens ajoutés.
++
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Attention : l’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**.
++**Attention**
++
++L’icône concernée sert également à la **création différée de mouvements**.
  )))
  [[//Refus actualisation des mouvements//>>image:1756300320506-732.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -80,51 +80,43 @@
  [[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Comprendre les notices des biens dans le mouvement =
++= Comprendre la notice du bien dans le mouvement =
--== Définition ==
++Chaque fois qu’un bien est associé à un mouvement, Flora génère une notice spécifique :
--La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices de biens et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque objet à un mouvement précis tout en ajoutant des informations logistiques ou d’assurance.
++* Elle est indépendante de la notice principale du bien (sauf la **localisation**, mise à jour automatiquement pour refléter la situation réelle du bien)
++* Elle est modifiable
++* (((
++Elle décrit l’objet transporté, ses emplacements de départ et d’arrivée, et permet d’ajouter des données complémentaires :
--Lorsqu’un bien est associé à un mouvement, **Flora génère automatiquement une notice “Bien dans le mouvement”**.
++* constats d’état,
++* valeurs d’assurance,
++* conditions de transport et de conditionnement,
++* commentaires logistiques.
++)))
--* Cette notice est **modifiable** sans impact sur la notice principale de l’objet,
--* la seule exception concerne la **mise à jour automatique de la localisation**, qui reflète la situation réelle du bien.
++Cette table dépend hiérarchiquement du mouvement, lui-même rattaché à un événement.
--Chaque notice décrit le bien transporté et précise ses **emplacements de départ et d’arrivée**. Des champs complémentaires permettent d’ajouter :
++== Contrôler les informations essentielles ==
--* les constats d’état,
--* les valeurs d’assurance,
--* les conditions de transport et de conditionnement,
--* des commentaires logistiques détaillés.
++Lors du rattachement des biens à un mouvement, Flora vérifie la présence de deux informations essentielles :
--Cette table dépend hiérarchiquement du **mouvement**, lui-même rattaché à un **évènement**. Elle reprend la liste des biens liés à l’évènement et distingue clairement :
--
--* ceux inclus dans le transport,
--* ceux refusés, pour garantir une transparence sur les choix opérés.
--
--L’intérêt principal de ce dispositif est la **finesse du suivi individualisé** : chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, facilitant la préparation, sécurisant les opérations et enrichissant la documentation liée aux transports.
--
--== Alerte sur les informations manquantes ==
--
--Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables :
--
  * la saisie des **constats d’état**,
  * les **valeurs d’assurance**.
--Ces données sont essentielles pour garantir le suivi des collections lors des déplacements et pour la bonne gestion des assurances.
++En leur absence, une alerte s’affiche.
  [[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--= Gérer les biens dans le mouvement =
++= Gérer les biens liés aux mouvements =
  == Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
--Une fois les **estimations** renseignées pour tous les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.
++Une fois les **estimations** de type assurance renseignées pour les biens rattachés à un mouvement, Flora permet de **calculer automatiquement la valeur d’assurance globale** de l’opération.
--Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**
++Cette action garantit une cohérence entre les estimations individuelles des biens et le montant assuré collectivement, dans le cadre d’un transport, d’une exposition ou tout autre évènement.
  [[//Bouton calculer la valeur d'assurance globale//>>image:1756297169506-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
@@ -137,28 +137,39 @@
  [[Icône pour basculer en mode liste de résultats>>image:1756995372944-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Exporter sur Horus ==
++== Exporter vers Horus ==
  Génère un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires.
  [[Icône pour exporter sur Horus>>image:1756995390493-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Ouvrir la notice du bien ==
++== Consulter la notice du bien ==
--Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou la compléter.
++Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou l'éditer pour la compléter.
  [[Icône pour ouvrir la notice du bien>>image:1756995413479-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Refuser un bien ==
--Marque le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension. Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement**.
++Marque le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension.
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention**
++Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement** ; en revanche un bien suspendu dans le mouvement n'est pas automatiquement refusé dans les évènements.
++Les mécanismes de suspension et de réintégration ne s'applique pas sur les évènements créés avant la v4.5.59.
++)))
++
  (% class="box" %)
  (((
--**Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement** :(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
++=== Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement ===
--Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement. Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
++Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement.
++
++Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :
++
  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Contexte**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 133px;" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 249px;" %)**Effets automatiques (sur l’autre objet)**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 152px;" %)**Impact sur les listes de colisage**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Usage principal**
  |**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien**|(% style="width:249px" %)(((
  Le bien est **refusé dans le mouvement** et **suspendu** dans le(s) mouvement(s) concerné(s).
@@ -172,15 +172,20 @@
  )))|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage.|Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.
  )))
++[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058141371-762.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
  == Réintégrer un bien refusé ==
  Réintègre un bien précédemment refusé.
++[[Icône pour réintégrer un bien>>image:1757058287432-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  == Supprimer un bien ==
  Supprime complètement le bien du mouvement.
++[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058176605-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
  == Modifier la notice du bien dans le mouvement ==
  Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.
@@ -191,74 +191,62 @@
  Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.
--(% class="box infomessage" %)
--(((
--C’est également dans cette section que vous pouvez gérer les unités de colisage et les matériels scénographiques associés temporairement au mouvement. **Pour plus d’informations, voir la rubrique Aller plus loin.**
--)))
--
  [[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++
--== Exporter les listes de colisage ==
++= Mettre à jour la localisation des biens en mouvement =
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
++Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont rattachés, leur destination est par défaut indiquée comme **« Régie / En mouvement »**. Cette information reste trop générale.
++L’objectif est donc de préciser une **localisation temporaire fiable** pour chaque bien concerné.
--Depuis l’événement, dans l’onglet** Mouvements**, il est possible d’**exporter les listes de colisage** pour différents éléments :
++Trois méthodes sont possibles :
--* les **œuvres** ;
--* les **colis liés aux œuvres** ;
--* les **matériels liés aux œuvres** ;
--* les **colis et matériels liés aux œuvres**.
++* **Mettre à jour l’emplacement d’un bien directement** dans la notice du mouvement (au niveau des biens liés).
++* **Mettre à jour l’emplacement de plusieurs biens en une seule opération** grâce à la modification en lot.
++* **Renseigner un emplacement de dépôt dans la notice d’un organisme** (Personnes) et utiliser cet organisme comme **lieu de destination dans la notice d’évènement**. L’emplacement est alors automatiquement repris pour tous les biens associés.
--Ces listes sont **essentielles pour le suivi des collections** : elles peuvent être transmises, selon les besoins, aux **transporteurs** pour préparer la logistique, aux **assurances** pour justifier les valeurs couvertes, ou encore aux **partenaires de l’événement**.
--
--(% class="box successmessage" %)
++(% class="box infomessage" %)
  (((
--Rappel : Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
++**Quelle approche privilégier ?**
++
++* Si **tous les biens partent vers un même emplacement**, utilisez la **modification en masse** pour gagner du temps.
++* Si les biens sont **répartis sur plusieurs destinations**, préférez la **modification unitaire**, afin d’indiquer précisément la localisation de chacun.
++* Si un **emplacement de dépôt est déjà renseigné dans la notice d’un organisme**, gagnez du temps en le sélectionnant comme **organisme de destination** dans l’évènement : Flora appliquera automatiquement l’emplacement aux biens associés. Cette méthode est particulièrement pratique lorsque vous connaissez l’**organisme destinataire** des biens, mais pas encore leur **localisation détaillée** (par exemple la vitrine ou la salle précise).
  )))
--[[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++(% class="box warningmessage" %)
++(((
++**Attention**
++* La **localisation temporaire** d’un bien n’est mise à jour automatiquement **qu’au moment où le mouvement est marqué comme effectué**.
++* Si vous modifiez l’emplacement du bien après cette étape, le changement **ne sera pas répercuté** dans la notice du bien.
++)))
--[[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Définir l’emplacement via l’organisme du lieu de destination ==
++Lorsque vous créez un évènement, vous pouvez renseigner le champ **Organisme du lieu de destination**.
++Si l’organisme choisi possède déjà un **emplacement de dépôt** dans sa notice Personne, celui-ci est automatiquement appliqué comme **localisation temporaire** aux biens associés au mouvement.
--= Mettre à jour la localisation des biens en mouvement =
--
--Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**
--
--Deux méthodes permettent d’affiner cette information :
--
--* **Mettre à jour l’emplacement d'un bien directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).
--* **Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens en lot.**
--
  (% class="box warningmessage" %)
  (((
--Attention :
++**Attention**
--* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.
--* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
--* **L’étape est inutile si un emplacement de dépôt est déjà associé à l’organisme du lieu de destination (cf. saisie d'un évènement) : Flora le reporte automatiquement.**
++* L’information doit être saisie directement dans la notice d’évènement, **avant tout rattachement de biens et avant la création des mouvements associés.**
++* Elle ne peut pas être appliquée **rétroactivement** si les biens sont déjà liés aux mouvements ou si ceux-ci sont terminés.
  )))
--(% class="box successmessage" %)
--(((
--Bonne pratique :
++[[Exemple d'une notice évènement avec l'organisme du lieu de destination renseigné>>image:1756364860749-239.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Lorsque tous les biens sont envoyés vers **un même emplacement**, privilégiez la **modification en masse** des localisations.
--* Si les biens doivent être répartis sur **plusieurs destinations/emplacements**, utilisez la **modification unitaire** pour préciser la destination de chacun.
--* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**
--)))
++[[Exemple de répercussion de l'emplacement de dépôt sur les biens dans le mouvement>>image:1756364467526-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--=== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===
++== Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ==
--**Processus pas à pas**
--
 . Dans le mouvement : sélectionnez le bien concerné, puis cliquez sur **Modifier la notice du bien liée au mouvement**.
 . Dans le formulaire, renseignez ou modifiez le champ **Emplacement d’arrivée** (lié au thésaurus des emplacements).
 . Enregistrez les modifications.
--**Résultats du traitement**
++**Résultats :**
  * la notice du bien dans l’événement est actualisée avec le nouvel emplacement.
  * La **destination du bien lié au mouvement** se met également à jour automatiquement.
@@ -278,11 +278,8 @@
  [[//Mouvement effectué : nouvelle localisation temporaire répercutée sur la notice du bien//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ==
--=== Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens dans le mouvement ===
--
--**Processus pas à pas**
--
 . Dans la **liste des biens liés au mouvement**, basculez en **mode liste de résultats**.
 . Sélectionnez les biens dont l’emplacement doit être modifié.
 . Cliquez sur **Modifier l’emplacement d’arrivée**.
@@ -289,7 +289,7 @@
 . Définissez un **emplacement d’arrivée commun** en le choisissant dans le thésaurus des emplacements.
 . Validez pour lancer le traitement.
--**Résultats du traitement**
++**Résultats :**
  * Les **notices de biens dans le mouvement **sont actualisées avec le nouvel emplacement.
  * La **destination des biens dans le mouvement** est mise à jour automatiquement.
@@ -314,24 +314,6 @@
  [[//Mouvement effectué : nouvelles localisations temporaires répercutées sur// //toutes les notices de biens//>>image:1756218341837-752.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--= Retrouver tous les biens liés aux mouvements =
--
--Tous les biens liés aux mouvements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
--
--Pour y accéder :
--
--1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
--1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Mvmnt)**.
--1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
--
--[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Mvmnt).**//>>image:1756216408115-216.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--
--
--
--
--
  )))
  )))|(% style="width:300px" %)(((
  (% class="box" %)
@@ -345,9 +345,6 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
@@ -354,6 +354,7 @@
  * [[Saisir et suivre les estimations>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les estimations.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Gérer le matériel scénographique et les unités de colisage>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les colis et matériels associés.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Utiliser Horus Condition Report>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.E\. Apps.Horus.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Les autorités Personnes>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Personnes.WebHome]]
@@ -368,10 +368,6 @@
--* [[image:1756369941908-777.png]] Exporter les listes de colisage
--
--
--
  * [[image:1756369567889-641.png]] Calculer le montant global d'une valeur d'assurance
@@ -395,5 +395,3 @@
  * [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement
  )))
  )))
--
--

1756215744589-671.png

Auteur

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