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modifié par Doriane Bautista
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modifié par Joséphine Ducruet
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.JDT
Contenu
... ... @@ -12,16 +12,6 @@
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= A quoi servent les biens liés au mouvement  dans Flora ? =
16 -
17 -La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices d’œuvres et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque bien à un mouvement précis tout en ajoutant des informations spécifiques, notamment en matière de logistique ou d’assurance. Ce niveau d’enregistrement individualisé enrichit considérablement le suivi des opérations.
18 -
19 -Chaque notice décrit le **bien transporté** et précise ses emplacements de départ et d’arrivée. Des champs complémentaires permettent d’intégrer les **constats d’état**, les **valeurs d’assurance**, ainsi que des commentaires détaillés relatifs au transport, au conditionnement ou à l’état du bien.
20 -
21 -Cette table est hiérarchiquement dépendante du mouvement, lui-même rattaché à un événement. Elle reprend la liste des biens associés à cet événement et distingue clairement ceux qui sont inclus du transport de ceux qui sont refusés, garantissant ainsi une transparence sur les choix opérés.
22 -
23 -L’intérêt principal de ce dispositif réside dans la finesse des informations recueillies : **chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, avec un suivi précis de son état et de sa valeur. **Cette approche facilite la préparation, sécurise les opérations et constitue un appui solide pour la gestion documentaire des transports.
24 -
25 25  = Associer des biens au mouvement =
26 26  
27 27  (% class="box warningmessage" %)
... ... @@ -90,15 +90,34 @@
90 90  
91 91  [[//Actualisation différée des mouvements de départ et de retour//>>image:1756300578419-638.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 92  
83 += Comprendre les notices des biens dans le mouvement =
93 93  
94 -= Gérer les biens liés aux mouvements =
85 +== Définition ==
95 95  
96 -Il est possible d’agir sur les notices des biens liés au mouvement pour compléter les informations, ajuster les emplacements et assurer le suivi logistique. Plusieurs fonctionnalités sont disponibles pour accompagner ces opérations.
87 +La **table des biens liés aux mouvements** sert d’intermédiaire entre les notices de biens et les déplacements qui les concernent. Elle permet d’associer chaque objet à un mouvement précis tout en ajoutant des informations logistiques ou d’assurance.
97 97  
89 +Lorsqu’un bien est associé à un mouvement, **Flora génère automatiquement une notice “Bien dans le mouvement”**.
90 +
91 +* Cette notice est **modifiable** sans impact sur la notice principale de l’objet,
92 +* la seule exception concerne la **mise à jour automatique de la localisation**, qui reflète la situation réelle du bien.
93 +
94 +Chaque notice décrit le bien transporté et précise ses **emplacements de départ et d’arrivée**. Des champs complémentaires permettent d’ajouter :
95 +
96 +* les constats d’état,
97 +* les valeurs d’assurance,
98 +* les conditions de transport et de conditionnement,
99 +* des commentaires logistiques détaillés.
100 +
101 +Cette table dépend hiérarchiquement du **mouvement**, lui-même rattaché à un **évènement**. Elle reprend la liste des biens liés à l’évènement et distingue clairement :
102 +
103 +* ceux inclus dans le transport,
104 +* ceux refusés, pour garantir une transparence sur les choix opérés.
105 +
106 +L’intérêt principal de ce dispositif est la **finesse du suivi individualisé** : chaque bien bénéficie d’une description logistique personnalisée, facilitant la préparation, sécurisant les opérations et enrichissant la documentation liée aux transports.
107 +
98 98  == Alerte sur les informations manquantes ==
99 99  
100 -Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables.
101 -Ces vérifications portent notamment sur :
110 +Une fois les biens rattachés au mouvement, le logiciel contrôle la présence des informations indispensables :
102 102  
103 103  * la saisie des **constats d’état**,
104 104  * les **valeurs d’assurance**.
... ... @@ -105,16 +105,10 @@
105 105  
106 106  Ces données sont essentielles pour garantir le suivi des collections lors des déplacements et pour la bonne gestion des assurances.
107 107  
108 -(% class="box infomessage" %)
109 -(((
110 -Si certaines informations sont manquantes, il est nécessaire de les compléter avant de poursuivre.
111 -Pour plus de détails sur la saisie des constats et des valeurs d’assurance, **voir la rubrique Aller plus loin**.
112 -)))
113 -
114 114  [[//Alerte sur les informations manquantes//>>image:1756278109548-319.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
119 += Gérer les biens dans le mouvement =
116 116  
117 -
118 118  == Calculer la valeur d'assurance globale d'un mouvement ==
119 119  
120 120  (% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
... ... @@ -123,47 +123,40 @@
123 123  
124 124  Cette fonctionnalité garantit une estimation cohérente et centralisée pour les **transports.**
125 125  
126 -(% class="box infomessage" %)
127 -(((
128 -Pour plus d'informations, consultez la rubrique **Aller plus loin.**
129 -)))
130 -
131 131  [[//Bouton calculer la valeur d'assurance globale//>>image:1756297169506-999.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
132 132  
133 133  
134 134  [[//Résultat : affichage de la valeur globale d'assurance globale du mouvement//>>image:1756297179227-645.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
134 +== Basculer en mode liste de résultats ==
136 136  
136 +Affiche les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.
137 137  
138 -== Fonctionnalités associées aux biens liés ==
138 +[[Icône pour basculer en mode liste de résultats>>image:1756995372944-329.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
139 139  
140 -Dans la **barre d’outils** et dans la **liste des biens liés**, plusieurs fonctionnalités permettent aux utilisateurs d’intervenir directement sur les biens associés au mouvement.
140 +== Exporter sur Horus ==
141 141  
142 -[[//Fonctionnalités associées aux biens liés au mouvement//>>image:1756281676069-266.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
142 +Génère un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires.
143 143  
144 +[[Icône pour exporter sur Horus>>image:1756995390493-206.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
144 144  
145 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:135px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:212px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:532px" %)**Utilité**
146 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280934458-114.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:532px" %)Afficher les biens liés au mouvement sous forme de liste afin de : modifier plusieurs notices en lot (emplacement d’arrivée, état d’avancement, etc.) ou consulter les notices en détail.
147 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756281356807-415.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="28" width="37"]]|(% style="width:212px" %)Export Horus|(% style="width:532px" %)Générer un fichier .ZIP pour l’application **Horus Condition Report**, afin de réaliser des constats d’état complémentaires, puis réimporter les résultats dans Flora pour mise à jour automatique. **Voir la rubrique Aller plus loin**.
148 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280950320-557.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Ouvrir la notice du bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Accéder directement à la notice du bien rattaché à l’événement, pour la consulter ou la compléter.
149 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280898498-532.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Refuser le bien dans le mouvement|(% style="width:532px" %)(((
150 -Marquer le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension.
146 +== Ouvrir la notice du bien ==
151 151  
152 -⚠️ Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement**.
153 -)))
154 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280906154-709.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Accepter le bien dans le mouvement|(% style="width:532px" %)(((
155 -Réintégrer un bien précédemment refusé.
148 +Accéder directement à la notice du bien pour la consulter ou la compléter.
156 156  
157 -✅ Réintégration automatique si le bien est **accepté dans l’événement**.
158 -)))
159 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280916199-719.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Supprimer le bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Supprimer le lien entre le bien et le mouvement. Aucune trace n’est archivée.
160 -|(% style="width:135px" %)[[image:1756280924074-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:212px" %)Modifier le bien lié au mouvement|(% style="width:532px" %)Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.
150 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien>>image:1756995413479-381.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 -== Refuser/accepter des biens : différences entre événements et mouvements ==
152 +== Refuser un bien ==
163 163  
154 +Marque le bien comme **suspendu** et ajoute un commentaire justifiant la suspension. Suspension automatique si le bien est **refusé dans l’événement**.
155 +
156 +(% class="box" %)
157 +(((
158 +**Refuser un bien dans Flora : évènement vs mouvement** :
159 +
164 164  (% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
165 165  
166 -Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement. Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages : le tableau ci-dessous résume leurs différences.
162 +Dans Flora, un bien peut être refusé ou accepté soit depuis l’événement, soit depuis le mouvement. Les deux actions n’ont pas les mêmes effets ni les mêmes usages :
167 167  
168 168  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Contexte**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 133px;" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 249px;" %)**Effets automatiques (sur l’autre objet)**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 152px;" %)**Impact sur les listes de colisage**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Usage principal**
169 169  |**Depuis l’événement**|(% style="width:133px" %)**Refuser un bien**|(% style="width:249px" %)(((
... ... @@ -176,27 +176,34 @@
176 176  |**Depuis le mouvement**|(% style="width:133px" %)**Accepter / réintégrer** un bien suspendu|(% style="width:249px" %)(((
177 177  **Aucun effet** sur l’événement (le statut côté événement ne change pas).
178 178  )))|(% style="width:152px" %)Le bien **réapparaît** dans les listes de colisage.|Réactiver un bien pour la préparation ou le transport sur ce mouvement.
175 +)))
179 179  
180 ->(% class="small" %)Ex. Refus d'un bien depuis l'évènement
177 +[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058141371-762.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
181 181  
182 -[[//Objet automatiquement refusé dans les biens liés au mouvement//>>image:1756283963927-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
179 +== Réintégrer un bien refusé ==
183 183  
181 +Réintègre un bien précédemment refusé.
184 184  
185 -[[//Mouvement automatiquement suspendu//>>image:1756283983107-985.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +[[Icône pour réintégrer un bien>>image:1757058287432-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
186 186  
185 +== Supprimer un bien ==
187 187  
187 +Supprime complètement le bien du mouvement.
188 +
189 +[[Icône pour refuser un bien>>image:1757058176605-424.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +
191 +== Modifier la notice du bien dans le mouvement ==
192 +
193 +Compléter ou modifier les informations logistiques propres au mouvement : emplacement d’arrivée, commentaires administratifs, etc.
194 +
195 +[[Icône pour modifier la notice du bien dans le mouvement>>image:1756995437654-330.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
196 +
188 188  == Afficher ou masquer les biens liés aux mouvements ==
189 189  
190 190  Depuis la notice de l’événement, dans l’onglet **Mouvements**, vous pouvez afficher ou masquer les biens rattachés à chaque mouvement. L’action peut être appliquée à l’ensemble des mouvements en une seule fois, ou traitée individuellement mouvement par mouvement.
191 191  
192 -(% class="box infomessage" %)
193 -(((
194 -C’est également dans cette section que vous pouvez gérer les unités de colisage et les matériels scénographiques associés temporairement au mouvement. **Pour plus d’informations, voir la rubrique Aller plus loin.**
195 -)))
196 -
197 197  [[//Afficher-masquer les biens liés au mouvement//>>image:1756279876428-560.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 198  
199 -
200 200  == Exporter les listes de colisage ==
201 201  
202 202  (% class="mark small" %)**Version 4.5.29 et ultérieures**
... ... @@ -212,7 +212,7 @@
212 212  
213 213  (% class="box successmessage" %)
214 214  (((
215 -Rappel : Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
218 +**Rappel **: Lorsqu’un bien est **refusé dans l’événement**, il **n’apparaît pas dans les listes de colisage**, afin de garantir la cohérence des documents logistiques transmis aux acteurs du projet.
216 216  )))
217 217  
218 218  [[//Exporter les listes de colisage//>>image:1756278523373-435.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
... ... @@ -220,31 +220,36 @@
220 220  
221 221  [[//Ex. Packing list des oeuvres d'un mouvement//>>image:1756278999258-524.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 222  
226 += Mettre à jour la localisation des biens en mouvement =
223 223  
228 +Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont rattachés, leur destination est par défaut indiquée comme **« Régie / En mouvement »**. Cette information reste trop générale.
229 +L’objectif est donc de préciser une **localisation temporaire fiable** pour chaque bien concerné.
224 224  
225 -== Mettre à jour la localisation des biens en mouvement ==
231 +Deux méthodes sont possibles :
226 226  
227 -Lorsqu’un mouvement est créé et que des biens y sont associés, il arrive que leur destination par défaut soit indiquée simplement comme **Régie / En mouvement**, ce qui reste trop imprécis. **L’objectif est donc de garantir une localisation temporaire fiable pour chaque bien.**
233 +* mettre à jour l’emplacement d’un bien directement dans la notice du mouvement (au niveau des biens dans le mouvement),
234 +* mettre à jour l’emplacement de plusieurs biens en une seule opération (modification en lot).
228 228  
229 -Deux méthodes permettent d’affiner cette information :
236 +(% class="box infomessage" %)
237 +(((
238 +**Quelle approche privilégier ?**
230 230  
231 -* **Mettre à jour l’emplacement d'un bien directement dans le mouvement** (au niveau des biens liés).
232 -* **Mettre à jour l'emplacement de plusieurs biens en lot.**
240 +* Si **tous les biens partent vers un même emplacement**, utilisez la **modification en masse** pour mettre à jour leur localisation d’un seul coup.
241 +* Si les biens sont **répartis sur plusieurs destinations**, préférez la **modification unitaire**, afin d’indiquer précisément l’emplacement de chacun
242 +)))
233 233  
234 234  (% class="box warningmessage" %)
235 235  (((
236 -Attention :
246 +**Attention**
237 237  
238 -* La mise à jour automatique de la localisation temporaire d’un bien s’effectue uniquement au moment où le mouvement est marqué comme **effectué**.
239 -* Si l’emplacement du bien est modifié après cette étape, la modification ne sera pas répercutée dans la notice du bien.
240 -* **L’étape est inutile si un emplacement de dépôt est déjà associé à l’organisme du lieu de destination (cf. saisie d'un évènement) : Flora le reporte automatiquement.**
248 +* La **localisation temporaire** d’un bien n’est mise à jour automatiquement **qu’au moment où le mouvement est marqué comme effectué**.
249 +* Si vous modifiez l’emplacement du bien après cette étape, le changement **ne sera pas répercuté** dans la notice du bien.
250 +* Cette opération est inutile si un **emplacement de dépôt** est déjà rattaché à l’organisme du lieu de destination : dans ce cas, Flora reporte automatiquement l’information.
241 241  )))
242 242  
243 243  (% class="box successmessage" %)
244 244  (((
245 -Bonne pratique :
246 246  
247 -* **Mettre à jour les localisations temporaires des biens avant de marquer le mouvement comme effectué.**
248 248  )))
249 249  
250 250  === Mettre à jour l'emplacement d'un bien dans le mouvement ===
... ... @@ -343,8 +343,8 @@
343 343  **Aller plus loin**
344 344  
345 345  * [[Gérer les évènements >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
346 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
347 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
354 +* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.WebHome||target="_blank"]]
355 +* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
348 348  * [[Localiser un bien : ne pas confondre les deux champs ! >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .FAQ Connaitre la différence entre emplacement de référence et localisation actuelle.WebHome||target="_blank"]]
349 349  * [[Gérer les emplacements>>doc:1_Fonctionnalités.5\.C\. Saisie.Saisir une autorité.Les autorités Emplacements.WebHome||target="_blank"]]
350 350  * [[Documenter et suivre l'état de conservation >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Créer et gérer les constats d'état.WebHome||target="_blank"]]
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