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Modifié par admin admin le 2025/09/15 09:40
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Doriane Bautista 6.1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
Doriane Bautista 4.1 2
Joséphine Ducruet 126.1 3 (% class="table-striped" %)
Doriane Bautista 5.1 4 |(% style="width:840px" %)(((
5 (% class="box" %)
6 (((
admin admin 134.1 7 Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
Doriane Bautista 112.1 8
admin admin 129.1 9 On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
Doriane Bautista 112.1 10
11 Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
Doriane Bautista 5.1 12 )))
Doriane Bautista 4.1 13
Doriane Bautista 5.1 14 (((
Doriane Bautista 116.1 15 = Associer des biens à l'évènement =
Doriane Bautista 32.1 16
admin admin 129.1 17 Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.
Doriane Bautista 117.1 18
Doriane Bautista 108.1 19 == Depuis une recherche ==
Doriane Bautista 32.1 20
admin admin 129.1 21 1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.
22 1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.
Doriane Bautista 46.1 23 1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
24 1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
25 1. (((
admin admin 133.1 26 Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés (ce numéro peut être modifié manuellement ensuite) et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
Doriane Bautista 44.1 27
Doriane Bautista 46.1 28 * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
29 * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
30 * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
31 )))
32 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
Doriane Bautista 44.1 33
Doriane Bautista 45.1 34 [[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35
36
Doriane Bautista 46.1 37 [[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 45.1 38
39
40 [[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41
42
43 [[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44
45
Doriane Bautista 46.1 46 [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 45.1 47
48
Doriane Bautista 108.1 49 == Depuis un panier ==
Doriane Bautista 32.1 50
admin admin 130.1 51 1. Préparez préalablement un **panier** contenant les biens concernés.
52 1. Dans l'évènement, dans l’onglet **Biens**, cliquez sur **Associer depuis un panier**.
Doriane Bautista 47.1 53 1. **Sélectionnez le panier** :
admin admin 130.1 54 1*. si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur **Ajouter la sélection**
55 1*. si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur **Ajouter le panier**
Doriane Bautista 46.1 56 1. (((
admin admin 130.1 57 Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
Doriane Bautista 46.1 58
59 * Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
60 * Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
61 * Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
62 )))
63 1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
64
Doriane Bautista 47.1 65 [[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 44.1 66
67
Doriane Bautista 47.1 68 [[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 46.1 69
70
Doriane Bautista 47.1 71 [[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 46.1 72
73
Doriane Bautista 47.1 74 [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 46.1 75
76
Doriane Bautista 108.1 77 == Depuis une notice de bien ==
Doriane Bautista 32.1 78
Doriane Bautista 113.1 79 (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
80
admin admin 131.1 81 Lorsqu’un évènement est créé ou associé directement depuis une notice de bien,** ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement**.
Doriane Bautista 44.1 82
Doriane Bautista 45.1 83 [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 44.1 84
85
admin admin 130.1 86 == Ajouter des biens empruntés ==
Doriane Bautista 32.1 87
Doriane Bautista 125.1 88 (% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
89
admin admin 130.1 90 Flora permet de créer des notices de **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors d’expositions ou des activités internes.
Doriane Bautista 32.1 91
Doriane Bautista 122.1 92 Ces notices permettent :
Doriane Bautista 48.1 93
Doriane Bautista 122.1 94 * de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
95 * de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
96 * et d’archiver la participation de biens extérieurs.
Doriane Bautista 48.1 97
admin admin 130.1 98 Les biens empruntés sont caractérisés par :
Doriane Bautista 48.1 99
admin admin 130.1 100 * un type de bien défini automatiquement sur// Prêt pour exposition//,
101 * un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT),
102 * la mention du prêteur dans la notice du bien.
Doriane Bautista 48.1 103
admin admin 130.1 104 Ces biens peuvent être créés :
Doriane Bautista 48.1 105
admin admin 130.1 106 * directement depuis l’évènement,
107 * ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement.
108
Doriane Bautista 122.1 109 [[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 54.1 110
Doriane Bautista 49.1 111
Doriane Bautista 124.1 112 [[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 51.1 113
114
admin admin 130.1 115 = Comprendre les notices Biens dans l'évènement =
Joséphine Ducruet 126.1 116
admin admin 130.1 117 Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement **une notice //Bien dans l’évènement//.
Joséphine Ducruet 126.1 118
admin admin 130.1 119 * Cette notice est indépendante de la notice principale du bien
120 * Elle est **modifiable**.
121 * Les modifications apportées **n'impactent pas la notice du bien** (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques).
Joséphine Ducruet 126.1 122
123 La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
124
admin admin 130.1 125 Cette notice regroupe :
Joséphine Ducruet 126.1 126
127 * le lien vers la notice principale du bien,
admin admin 130.1 128 * des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
129 * des données logistiques ou scénographiques,
130 * l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus.
Joséphine Ducruet 126.1 131
admin admin 130.1 132 Cette table intermédiaire dépend directement de la table Évènements. **Elle alimente la sélection de biens dans les mouvements** et **assure l’affichage de l’évènement dans la notice du bien**.
Joséphine Ducruet 126.1 133
admin admin 130.1 134 En pratique, elle offre une gestion détaillée des objets dans le cadre d’un évènement : les données peuvent être adaptées sans modifier la notice du bien, et l’historique est conservé même en cas de refus du bien.
Joséphine Ducruet 126.1 135
136 == Cas d'usage ==
137
138 >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
139
140 (((
141 >(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
142
143 >(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
144
145 >(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
146
147 >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
148 )))
149
Doriane Bautista 46.1 150 = Gérer les biens liés à l'évènement =
Doriane Bautista 32.1 151
admin admin 130.1 152 Une fois associés, les biens peuvent être enrichis, organisés et suivis.
Doriane Bautista 45.1 153
admin admin 130.1 154 Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
155
Doriane Bautista 136.1 156 (% class="box infomessage" %)
157 (((
admin admin 138.1 158 == (% style="color:#d35400" %)Imprimer et exporter les données(%%) ==
159
Doriane Bautista 137.1 160 (% style="color:#d35400" %)Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez également** exporter les données des biens liés sous forme de documents contractuels et logistiques.** Pour en savoir plus, consultez la rubrique //Aller plus loin// et cliquez sur //Produire des documents contractuels et logistiques//.
Doriane Bautista 136.1 161 )))
162
Doriane Bautista 93.1 163 [[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 54.1 164
Joséphine Ducruet 126.1 165 == Basculer en mode liste de résultats ==
166
167 Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
168
Joséphine Ducruet 127.1 169 [[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
170
Joséphine Ducruet 126.1 171 == Exporter un évènement au format GAM3 ==
172
173 Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
174
Joséphine Ducruet 127.1 175 [[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
176
Joséphine Ducruet 126.1 177 == Modifier le tri ==
178
179 (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
180
181 **Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
182
Joséphine Ducruet 127.1 183 [[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
184
Joséphine Ducruet 126.1 185 == Ouvrir la notice du bien lié ==
186
187 (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
188
Joséphine Ducruet 127.1 189 Bascule sur la notice du bien lié.
Doriane Bautista 73.1 190
Joséphine Ducruet 127.1 191 [[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 73.1 192
Joséphine Ducruet 127.1 193 == Refuser un bien ==
194
195 (% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
196
Doriane Bautista 73.1 197 Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
198
Joséphine Ducruet 127.1 199 [[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 57.1 200
Joséphine Ducruet 127.1 201 == Réintégrer un bien refusé ==
Doriane Bautista 57.1 202
Joséphine Ducruet 127.1 203 Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
204
205 == Supprimer un bien de l'évènement ==
206
207 Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
208
admin admin 131.1 209 [[(% style="text-align: center;" %)
210 Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
211
212
Joséphine Ducruet 127.1 213 (% class="box infomessage" %)
214 (((
admin admin 132.1 215 == Supprimer ou refuser ? ==
Joséphine Ducruet 127.1 216
admin admin 132.1 217 Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer.
Doriane Bautista 57.1 218
admin admin 132.1 219 Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
220
Doriane Bautista 59.1 221 |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
222 |(((
223 (% style="text-align: center;" %)
224 **Refuser un bien**
Doriane Bautista 57.1 225
Joséphine Ducruet 127.1 226 [[image:1756195997656-173.png]]
Doriane Bautista 73.1 227 )))|(% style="width:264px" %)(((
228 Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
229
Doriane Bautista 78.1 230 (% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
Doriane Bautista 73.1 231 )))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
Doriane Bautista 59.1 232 |(((
233 (% style="text-align: center;" %)
234 **Supprimer un bien **
Doriane Bautista 57.1 235
Joséphine Ducruet 127.1 236 [[image:1756195931471-890.png]]
Doriane Bautista 60.1 237 )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
238 Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
Doriane Bautista 57.1 239
Doriane Bautista 60.1 240
241 )))
Joséphine Ducruet 127.1 242 )))
Doriane Bautista 59.1 243
Joséphine Ducruet 127.1 244 == Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
Doriane Bautista 87.1 245
Joséphine Ducruet 127.1 246 Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
247
248 [[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249
admin admin 132.1 250 == Éditer les suites à donner ==
Joséphine Ducruet 127.1 251
252 Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
253
254 [[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255
256 == Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
257
258 Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
259
260 [[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
261
262 == Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
263
264 Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
265
266 [[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
Doriane Bautista 5.1 267 )))
268 )))|(% style="width:300px" %)(((
269 (% class="box" %)
270 (((
271 **Sommaire**
Doriane Bautista 13.1 272
Doriane Bautista 94.1 273 {{toc depth="2" numbered="true"/}}
Doriane Bautista 5.1 274 )))
275
276 (% class="box" %)
277 (((
278 **Aller plus loin**
Doriane Bautista 6.1 279
Doriane Bautista 44.1 280 * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
Doriane Bautista 116.1 281 * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
Joséphine Ducruet 127.1 282 * [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
admin admin 138.2 283 * [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
Doriane Bautista 114.1 284
285
286
Joséphine Ducruet 125.4 287 * [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
Doriane Bautista 5.1 288 )))
289
290 (% class="box" %)
291 (((
292 **Icônes principales **
Doriane Bautista 79.1 293
Doriane Bautista 104.1 294 * [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
Doriane Bautista 103.1 295
296
297
Doriane Bautista 104.1 298 * [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
Doriane Bautista 103.1 299
300
301
Doriane Bautista 105.1 302 * [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
Doriane Bautista 103.1 303
304
305
306 * [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
307
308 * [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
309
310 * [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
311
312 * [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
313
314 * [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
315
316 * [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
317
318 * [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
319
Doriane Bautista 111.1 320 * [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
Doriane Bautista 103.1 321
322
Doriane Bautista 5.1 323 )))
324
325 (((
326
327 )))
328 )))