Créer un évènement

C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.

15

16

== Contenu principal ==

17

18

* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)

19

* Organisme(s) impliqué(s)

20

* Dates (prévisionnelles, réelles)

21

* Description, responsables

22

* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)

== Liens ==

* Rattache une ou plusieurs notices de biens

27

* Peut contenir plusieurs mouvements

== Avantages ==

* Donne une structure logique à toutes les actions de régie

32

* Permet le suivi transversal des opérations

33

* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés

== Cas d'usage ==

>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt(%%)(((

38

39

40

(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution

41

42

43

(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante

44

45

46

(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)

47

48

49

(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse

50

51

52

(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites

53

54

55

(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)

56

57

58

(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis

59

60

61

(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précis

62

63

64

(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte

65

66

67

(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.

68

)))

69

70

= Comment créer un évènement ? =

71

72

== Depuis la table des évènements ==

73

74

Cliquez sur l'icône de **création**

75

76

[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

77

78

== Depuis le tableau de bord ==

79

80

Cliquez sur l'icône de **création**

81

82

[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

83

84

== Depuis une notice de bien ==

85

86

(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

87

88

Cliquez sur l'icône de **création**

89

90

[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

91

92

= Choisir une grille de saisie =

93

94

La grille détermine la structure et les champs affichés.

95

96

Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :

97

98

99

(% class="box infomessage" %)

100

(((

101

**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**

102

103

L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :

104

105

* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers

106

* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice

107

* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)

108

* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)

109

110

Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.

111

)))

112

113

= Renseigner et enregistrer la notice =

114

115

= Lier des biens à l'évènement =

116

117

== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==

)))

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]

137

* Planifier et suivre les mouvements associés

138

* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]

139

* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales **

)))

(((

)))

)))

Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).

156

157

Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.

158

159

Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.

160

161

C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.

162

163

[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]

164

165

166

Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.

167

168

Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.

169

170

[[image:1748002396864-933.png]]

Visualisation de la liste de résultats des évènements :

175