Associer et gérer les biens liés à l'évènement

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **

2

3

(% class="table-striped" %)

4

|(% style="width:840px" %)(((

5

(% class="box" %)

6

(((

7

Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.

8

9

On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.

10

11

Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.

)))

(((

= Associer des biens à l'évènement =

16

17

Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.

18

19

== Depuis une recherche ==

20

21

1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.

22

1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.

23

1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.

24

1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.

25

1. (((

26

Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés (ce numéro peut être modifié manuellement ensuite) et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier

27

28

* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.

29

* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.

30

* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.

31

)))

32

1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

33

34

[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

35

36

37

[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

38

39

40

[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

41

42

43

[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

44

45

46

[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

47

48

49

== Depuis un panier ==

50

51

1. Préparez préalablement un **panier** contenant les biens concernés.

52

1. Dans l'évènement, dans l’onglet **Biens**, cliquez sur **Associer depuis un panier**.

53

1. **Sélectionnez le panier** :

54

1*. si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur **Ajouter la sélection**

55

1*. si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur **Ajouter le panier**

56

1. (((

57

Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier

58

59

* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.

60

* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.

61

* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.

62

)))

63

1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

64

65

[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

66

67

68

[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

69

70

71

[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

72

73

74

[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

75

76

77

== Depuis une notice de bien ==

78

79

(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

80

81

Lorsqu’un évènement est créé ou associé directement depuis une notice de bien,** ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement**.

82

83

[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

84

85

86

== Ajouter des biens empruntés ==

87

88

(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

89

90

Flora permet de créer des notices de **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors d’expositions ou des activités internes.

91

92

Ces notices permettent :

93

94

* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),

95

* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),

96

* et d’archiver la participation de biens extérieurs.

97

98

Les biens empruntés sont caractérisés par :

99

100

* un type de bien défini automatiquement sur// Prêt pour exposition//,

101

* un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT),

102

* la mention du prêteur dans la notice du bien.

103

104

Ces biens peuvent être créés :

105

106

* directement depuis l’évènement,

107

* ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement.

108

109

[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

110

111

112

[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

113

114

115

= Comprendre les notices Biens dans l'évènement =

116

117

Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement **une notice //Bien dans l’évènement//.

118

119

* Cette notice est indépendante de la notice principale du bien

120

* Elle est **modifiable**.

121

* Les modifications apportées **n'impactent pas la notice du bien** (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques).

122

123

La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.

124

125

Cette notice regroupe :

126

127

* le lien vers la notice principale du bien,

128

* des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),

129

* des données logistiques ou scénographiques,

130

* l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus.

131

132

Cette table intermédiaire dépend directement de la table Évènements. **Elle alimente la sélection de biens dans les mouvements** et **assure l’affichage de l’évènement dans la notice du bien**.

133

134

En pratique, elle offre une gestion détaillée des objets dans le cadre d’un évènement : les données peuvent être adaptées sans modifier la notice du bien, et l’historique est conservé même en cas de refus du bien.

== Cas d'usage ==

>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage

139

140

(((

141

>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire

142

143

>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection

144

145

>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement

146

147

>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation

148

)))

149

150

= Gérer les biens liés à l'évènement =

151

152

Une fois associés, les biens peuvent être enrichis, organisés et suivis.

153

154

Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.

155

156

(% class="box infomessage" %)

157

(((

158

(% style="color:#d35400" %)Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez également** exporter les données des biens liés sous forme de documents contractuels et logistiques.** Pour en savoir plus, consultez la rubrique //Aller plus loin// et cliquez sur //Produire des documents contractuels et logistiques//.

159

)))

160

161

[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

162

163

== Basculer en mode liste de résultats ==

164

165

Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.

166

167

[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

168

169

== Exporter un évènement au format GAM3 ==

170

171

Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.

172

173

[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

174

175

== Modifier le tri ==

176

177

(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**

178

179

**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).

180

181

[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

182

183

== Ouvrir la notice du bien lié ==

184

185

(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**

186

187

Bascule sur la notice du bien lié.

188

189

[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

190

191

== Refuser un bien ==

192

193

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

194

195

Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.

196

197

[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

198

199

== Réintégrer un bien refusé ==

200

201

Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.

202

203

== Supprimer un bien de l'évènement ==

204

205

Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.

206

207

[[(% style="text-align: center;" %)

208

Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]

209

210

211

(% class="box infomessage" %)

212

(((

213

== Supprimer ou refuser ? ==

214

215

Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer.

216

217

Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.

218

219

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**

220

|(((

221

(% style="text-align: center;" %)

222

**Refuser un bien**

223

224

[[image:1756195997656-173.png]]

225

)))|(% style="width:264px" %)(((

226

Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.

227

228

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

229

)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).

230

|(((

231

(% style="text-align: center;" %)

232

**Supprimer un bien **

233

234

[[image:1756195931471-890.png]]

235

)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((

236

Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.

)))

)))

== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==

243

244

Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.

245

246

[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

247

248

== Éditer les suites à donner ==

249

250

Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.

251

252

[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

253

254

== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==

255

256

Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.

257

258

[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

259

260

== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==

261

262

Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.

263

264

[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

265

)))

266

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

279

* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

280

* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]

281

* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]

* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales **

291

292

* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche