Associer et gérer les biens liés à l'évènement

1

(% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **

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(% class="table-striped" %)

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|(% style="width:840px" %)(((

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(% class="box" %)

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(((

7

Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.

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9

On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.

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11

Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.

)))

(((

= Associer des biens à l'évènement =

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Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.

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19

== Depuis une recherche ==

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21

1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.

22

1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.

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1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.

24

1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.

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1. (((

26

Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).

27

28

* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.

29

* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.

30

* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.

31

)))

32

1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

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[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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37

[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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39

40

[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

41

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43

[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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49

== Depuis un panier ==

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(% class="box warningmessage" %)

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(((

53

Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.

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)))

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1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**

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1. **Sélectionnez le panier** :

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1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,

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1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.

60

1. (((

61

Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).

62

63

* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.

64

* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.

65

* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.

66

)))

67

1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

68

69

[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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78

[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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81

== Depuis une notice de bien ==

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**

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Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**

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87

[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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90

== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==

91

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**

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94

Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.

95

96

Ces notices permettent :

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* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),

99

* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),

100

* et d’archiver la participation de biens extérieurs.

101

102

Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :

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104

* typés //Prêts pour exposition//,

105

* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),

106

* et le prêteur mentionné dans la notice.

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108

Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.

109

110

[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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113

[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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116

= Comprendre les notices biens dans l'évènement =

117

118

Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.

119

120

* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.

121

* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.

122

123

La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.

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125

Elle contient notamment :

126

127

* le lien vers la notice principale du bien,

128

* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),

129

* des informations logistiques ou scénographiques,

130

* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.

131

132

Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.

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134

En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.

== Cas d'usage ==

>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage

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140

(((

141

>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire

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143

>(% class="small" %)Suspendre un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection

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>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement

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>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation

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)))

149

150

= Gérer les biens liés à l'évènement =

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152

Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.

153

154

[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

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== Basculer en mode liste de résultats ==

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158

Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.

159

160

[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

161

162

== Exporter un évènement au format GAM3 ==

163

164

Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.

165

166

[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

167

168

== Modifier le tri ==

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(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**

171

172

**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).

173

174

[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

175

176

== Ouvrir la notice du bien lié ==

177

178

(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**

179

180

Bascule sur la notice du bien lié.

181

182

[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

183

184

== Refuser un bien ==

185

186

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

187

188

Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.

189

190

[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

191

192

== Réintégrer un bien refusé ==

193

194

Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.

195

196

197

== Supprimer un bien de l'évènement ==

198

199

Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.

200

201

(% class="box infomessage" %)

202

(((

203

**Supprimer ou refuser ?**

204

205

Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.

206

207

|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**

208

|(((

209

(% style="text-align: center;" %)

210

**Refuser un bien**

211

212

[[image:1756195997656-173.png]]

213

)))|(% style="width:264px" %)(((

214

Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.

215

216

(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**

217

)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).

218

|(((

219

(% style="text-align: center;" %)

220

**Supprimer un bien **

221

222

[[image:1756195931471-890.png]]

223

)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((

224

Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.

)))

)))

[[Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

231

232

== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==

233

234

Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.

235

236

[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

237

238

== Editer les suites à donner ==

239

240

Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.

241

242

[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

243

244

== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==

245

246

Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.

247

248

[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

249

250

== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==

251

252

Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.

253

254

[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]

255

)))

256

)))|(% style="width:300px" %)(((

(% class="box" %)

(((

**Sommaire**

)))

(% class="box" %)

(((

**Aller plus loin**

* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

269

* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]

270

* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]

* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]

)))

(% class="box" %)

(((

**Icônes principales **

280

281

* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche