A quoi servent les biens liés à l'évènement ?

Cette table liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.

Elle contient notamment le lien vers la notice principale du bien, les dimensions d’emballage (si différentes), un cartel spécifique ou une fiche de prêt, ainsi que des commentaires logistiques ou scénographiques. Elle permet aussi de signaler le refus de participation d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.

Elle dépend directement de la table Évènements, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.

En pratique, elle offre une granularité fine pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine et de préserver les informations même en cas de refus du bien.

Cas d'usage

Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage

Associer des biens à l'évènement

Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.

Depuis une recherche

1. Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères.
2. Renseignez vos critères dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
3. Sélectionnez les objets souhaités, puis cliquez sur Ajouter la sélection.

4. Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).

   • Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
   • Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
   • Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
5. Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

Depuis un panier

1. Accédez à l’onglet Biens de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.
2. Sélectionnez le panier :
   • Cliquez sur Ajouter la sélection si vous ne souhaitez lier que certains biens,
   • ou sur Ajouter le panier pour ajouter tous les biens du panier.

3. Le logiciel propose alors d’ajouter un préfixe musée (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).

   • Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur OK.
   • Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur OK.
   • Attention : si vous cliquez sur Annuler, l’association des biens est abandonnée.
4. Contrôlez le résultat : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.

Depuis une notice de bien

Version 4.5.30 et ultérieures

Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.

Comment ajouter des biens empruntés ?

Dans Flora, vous pouvez également saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.

Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :

• Expositions temporaires : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
• Rétrospectives ou bilans : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
• Gestion des prêts entrants : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
• Archivage documentaire : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.

Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ?

Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :

• ils sont typés comme “Prêts pour expositions”,
• ils portent un préfixe musée distinct de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
• le prêteur est mentionné dans la notice du bien.

Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme extérieurs à vos collections.

Comment saisir des biens empruntés ?

Création directe depuis un évènement

Version 4.5.45 et ultérieures

1. Dans l’onglet Biens de la table évènements, cliquez sur le raccourci de saisie pour créer les notices de biens empruntés.
2. Renseignez les champs de la grille minimale, puis validez la saisie.
3. Les biens empruntés ainsi créés sont automatiquement liés à l’évènement.
4. Vous pouvez ensuite compléter la notice en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.

Création depuis la table Biens

1. Accédez à la table Biens et créez une nouvelle notice.
2. Utilisez la grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition.
3. Renseignez les champs obligatoires ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
4. Associez ensuite le bien à l’évènement manuellement :

• soit depuis la notice de bien,
• soit depuis l’évènement, en passant par un panier ou une recherche par critères.

Gérer les biens liés à l'évènement

Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la barre d’outils de la liste des biens ainsi que depuis les notices des biens liés à l’évènement.

Icône	Fonctionnalité	Utilité
	Basculer en mode liste de résultats	Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
	Exporter l’évènement au format GAM3	Exporte les notices au format GAM3, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
	Modifier le tri	Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé). Version 4.5.39 et ultérieures
	Lien cliquable vers le bien	Ouvre la notice du bien. Version 4.5.39 et ultérieures
	Refuser un bien dans l'évènement	Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti. version 4.5.59 et ultérieures
	Accepter un bien dans l'évènement	Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
	Supprimer un bien de l'évènement	Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
	Modifier le bien lié à l'évènement	Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
	Éditer les suites à donner	Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
	Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement	Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
	Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement	Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.

Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ?

Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire. 

Visualiser les évènements depuis la notice du bien

Version 4.5.30 et ultérieures

Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.

Chaque ligne affiche au minimum :

• le lieu,
• le titre,
• les dates,
• et, le cas échéant, le numéro d’exposition.

Retrouver tous les biens liés aux évènements

Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.

Pour y accéder :

1. Rendez-vous dans l’espace de travail Gérer.
2. Dans le menu Gestion matérielle, cliquez sur Biens liés (Evnmnt).
3. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).