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Modifié par admin admin le 2025/09/15 09:40
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:38
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 10:37
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,9 +3,7 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 -
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
6 +
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
... ... @@ -170,10 +170,6 @@
170 170  [[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
172 172  
173 -Bonne pratique : lorsque vous saisissez un organisme du lieu de destination (lieu où va se dérouler l'évènement et ou vont être envoyés vos objets), Dans une notice de type personne il est possible de renseigner le champ "Emplacement de dépôt". Ce champ est lié au thésaurus des emplacements. Ainsi quand on fait appel à cette notice personne en tant qu'organisme de lieu de destination d'un événement, l'emplacement de dépôt est automatiquement répercuté dans la destination du mouvement.
174 -
175 -
176 -
177 177  (% class="box successmessage" %)
178 178  (((
179 179  Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
... ... @@ -301,12 +301,10 @@
301 301  
302 302  [[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 303  
304 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
298 +=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
305 305  
306 306  ==== **Création directe depuis un évènement** ====
307 307  
308 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
309 -
310 310  1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
311 311  1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
312 312  1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
... ... @@ -341,129 +341,42 @@
341 341  
342 342  Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
343 343  
344 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 345  
337 +Fonctionnalités de la barre d'outils
346 346  
347 347  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
348 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
349 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
350 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
351 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
340 +|(% style="width:133px" %) |Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Permet d’afficher les biens sous forme de liste de résultats afin de modifier plusieurs notices en lot, réaliser des exports depuis la table des biens ou consulter les notices de manière détaillée.
341 +|(% style="width:133px" %) |Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Génère un export des notices au format **GAM3**, utilisé par la plateforme nationale de gestion des prêts et dépôts des musées français.
342 +|(% style="width:133px" %) |Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
352 352  
353 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
354 -)))
355 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
356 -Ouvre la notice du bien.
344 +Fonctionnalités des notices de biens liés à l'évènement
357 357  
358 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
359 -)))
360 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
361 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
362 362  
363 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
347 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
348 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Permet d’afficher les biens sous forme de liste de résultats afin de modifier plusieurs notices en lot, réaliser des exports depuis la table des biens ou consulter les notices de manière détaillée.
349 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Génère un export des notices au format **GAM3**, utilisé par la plateforme nationale de gestion des prêts et dépôts des musées français.
350 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
351 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
352 +Archive que le bien a été refusé dans l'évènement : permet de sauvegarder l'info que le bien été prédestiné mais que finalement il n'a pas été pris. Lors du refus, un commentaire peut être ajouté pour motiver le refus.
364 364  )))
365 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
366 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
367 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
368 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
369 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
370 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
354 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Suite à refus : acceptation finalement du bien dans l'évènement : pour repasser le bien lié à l'évènement en accepté
355 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le bien lié à l'évènement, pas d'archivage,
356 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
357 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)
358 +|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
359 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)
371 371  
372 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
373 373  
374 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
375 375  
376 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
377 -|(((
378 -(% style="text-align: center;" %)
379 -**Refuser un bien**
380 380  
381 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
382 -)))|(% style="width:264px" %)(((
383 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
384 384  
385 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
386 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
387 -|(((
388 -(% style="text-align: center;" %)
389 -**Supprimer un bien **
390 390  
391 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
392 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
393 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
394 394  
395 -
396 -)))
397 397  
398 -= Valider les étapes d'un évènement =
368 += Affichage des évènements dans les notices de biens =
399 399  
400 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
401 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
402 402  
403 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
404 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
405 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
406 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
407 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
408 408  
409 -(% class="box successmessage" %)
410 -(((
411 -Bonne pratique :
412 -
413 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
414 -
415 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
416 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
417 -)))
418 -
419 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
420 -
421 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
422 -|(((
423 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
424 -)))|évènement en préparation
425 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
426 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
427 -
428 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
429 -
430 -
431 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
432 -
433 -
434 -== Que faire en cas d'erreur ? ==
435 -
436 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
437 -
438 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
439 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
440 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
441 -
442 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 -
444 -
445 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 -
447 -
448 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 -
450 -
451 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
452 -
453 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
454 -
455 -Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
456 -
457 -Chaque ligne affiche au minimum :
458 -
459 -* **le lieu,**
460 -* **le titre,**
461 -* **les dates,**
462 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
463 -
464 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 -
466 -
467 467  = Supprimer un évènement avec des notices liées =
468 468  
469 469  
... ... @@ -475,7 +475,7 @@
475 475  (((
476 476  **Sommaire**
477 477  
478 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
383 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
479 479  )))
480 480  
481 481  (% class="box" %)
... ... @@ -483,7 +483,10 @@
483 483  **Aller plus loin**
484 484  
485 485  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
486 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
391 +* Planifier et suivre les mouvements associés
392 +
393 +
394 +
487 487  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
488 488  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
489 489  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
... ... @@ -493,8 +493,6 @@
493 493  (% class="box" %)
494 494  (((
495 495  **Icônes principales **
496 -
497 -
498 498  )))
499 499  
500 500  (((
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