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Modifié par admin admin le 2025/09/15 09:40
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:38
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/09/15 08:14
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Associer et gérer les biens liés à l'évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,201 +1,140 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 +(% class="table-striped" %)
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
7 7  
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9 +On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 +
11 +Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
9 9  )))
10 10  
11 11  (((
12 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 += Associer des biens à l'évènement =
13 13  
14 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
17 +Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.
15 15  
16 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
19 +== Depuis une recherche ==
17 17  
18 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
21 +1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.
22 +1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.
23 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
24 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
25 +1. (((
26 +Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés (ce numéro peut être modifié manuellement ensuite) et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
19 19  
20 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
28 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
29 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
30 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
31 +)))
32 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
21 21  
22 -== Cas d'usage ==
34 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 23  
24 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
25 25  
26 -(((
27 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
37 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
28 28  
29 -(((
30 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31 31  
32 -(((
33 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
40 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
34 34  
35 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36 36  
37 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
43 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
38 38  
39 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
40 40  
41 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
46 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
42 42  
43 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
44 44  
45 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
49 +== Depuis un panier ==
46 46  
47 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
51 +1. Préparez préalablement un **panier** contenant les biens concernés.
52 +1. Dans l'évènement, dans l’onglet **Biens**, cliquez sur **Associer depuis un panier**.
53 +1. **Sélectionnez le panier** :
54 +1*. si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur **Ajouter la sélection**
55 +1*. si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur **Ajouter le panier**
56 +1. (((
57 +Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
48 48  
49 -(% class="box successmessage" %)
50 -(((
51 -Bonnes pratiques :
52 -
53 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
59 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
60 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
61 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
57 57  )))
58 -)))
59 -)))
60 -)))
63 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
61 61  
62 -= Comment créer un évènement ? =
65 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 63  
64 -== Depuis la table des évènements ==
65 65  
66 -Cliquez sur l'icône de **création**
68 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
67 67  
68 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 -== Depuis le tableau de bord ==
71 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 -Cliquez sur l'icône de **création**
73 73  
74 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 +
76 76  == Depuis une notice de bien ==
77 77  
78 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79 79  
80 -Cliquez sur l'icône de **création**
81 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé directement depuis une notice de bien,** ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement**.
81 81  
82 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 83  
84 -= Choisir une grille de saisie =
85 85  
86 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 +== Ajouter des biens empruntés ==
87 87  
88 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
89 89  
90 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
90 +Flora permet de créer des notices de **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors d’expositions ou des activités internes.
91 91  
92 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
92 +Ces notices permettent :
107 107  
108 -(% class="box infomessage" %)
109 -(((
110 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
94 +* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
95 +* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
96 +* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
111 111  
112 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
98 +Les biens empruntés sont caractérisés par :
113 113  
114 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
116 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
100 +* un type de bien défini automatiquement sur// Prêt pour exposition//,
101 +* un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT),
102 +* la mention du prêteur dans la notice du bien.
118 118  
119 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
120 -)))
104 +Ces biens peuvent être créés :
121 121  
122 -= Renseigner et enregistrer la notice =
106 +* directement depuis l’évènement,
107 +* ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement.
123 123  
124 -Une fois la grille de saisie ouverte,
109 +[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
125 125  
126 -1. **Remplir les champs** de la grille
127 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 -1. **Enregistrer la notice. **
129 129  
130 -(% class="box warningmessage" %)
131 -(((
132 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
112 +[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 134  
135 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
136 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137 -* Définit la nature de l’opération.
138 -* Conditionne les champs affichés.
139 -* Déclenche les règles métiers.
140 -* Détermine le workflow.
141 -)))|(((
142 -* Exposition
143 -* Exposition itinérante
144 -* Prêt hors exposition
145 -* Activité
146 -* Vente
147 -* Dépôt
148 -* Déménagement
149 -* Traitement de conservation et analyse
150 -* Commission
151 -* Etc.
152 -)))
153 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
154 -* Affine la description du type choisi.
155 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
156 -)))|(((
157 -Pour une exposition :
158 158  
159 -* Interne temporaire au musée.
160 -* Prêt à une autre institution.
161 -)))
162 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
163 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
164 -)))|(((
165 -* Activités : concert, colloque, conférence.
166 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
167 -)))
168 -)))
115 += Comprendre les notices Biens dans l'évènement =
169 169  
170 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
117 +Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement **une notice //Bien dans l’évènement//.
171 171  
119 +* Cette notice est indépendante de la notice principale du bien
120 +* Elle est **modifiable**.
121 +* Les modifications apportées **n'impactent pas la notice du bien** (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques).
172 172  
173 -Bonne pratique : lorsque vous saisissez un organisme du lieu de destination (lieu où va se dérouler l'évènement et ou vont être envoyés vos objets), Dans une notice de type personne il est possible de renseigner le champ "Emplacement de dépôt". Ce champ est lié au thésaurus des emplacements. Ainsi quand on fait appel à cette notice personne en tant qu'organisme de lieu de destination d'un événement, l'emplacement de dépôt est automatiquement répercuté dans la destination du mouvement.
123 +La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
174 174  
125 +Cette notice regroupe :
175 175  
127 +* le lien vers la notice principale du bien,
128 +* des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
129 +* des données logistiques ou scénographiques,
130 +* l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus.
176 176  
177 -(% class="box successmessage" %)
178 -(((
179 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
180 -)))
132 +Cette table intermédiaire dépend directement de la table Évènements. **Elle alimente la sélection de biens dans les mouvements** et **assure l’affichage de l’évènement dans la notice du bien**.
181 181  
182 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
134 +En pratique, elle offre une gestion détaillée des objets dans le cadre d’un évènement : les données peuvent être adaptées sans modifier la notice du bien, et l’historique est conservé même en cas de refus du bien.
183 183  
136 +== Cas d'usage ==
184 184  
185 -= Lier des biens à l'évènement =
186 -
187 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
188 -
189 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
190 -
191 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
192 -
193 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
194 -
195 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
196 -
197 -=== Cas d'usage ===
198 -
199 199  >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
200 200  
201 201  (((
... ... @@ -208,177 +208,81 @@
208 208  >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
209 209  )))
210 210  
211 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
150 += Gérer les biens liés à l'évènement =
212 212  
213 -=== Depuis une recherche ===
152 +Une fois associés, les biens peuvent être enrichis, organisés et suivis.
214 214  
215 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
216 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
217 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
218 -1. (((
219 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
154 +Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
220 220  
221 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
222 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
223 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
224 -)))
225 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
226 -
227 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 -
229 -
230 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 -
232 -
233 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 -
235 -
236 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 -
238 -
239 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 -
241 -
242 -=== Depuis un panier ===
243 -
244 -(% class="box warningmessage" %)
156 +(% class="box infomessage" %)
245 245  (((
246 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
158 +(% style="color:#d35400" %)Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez également** exporter les données des biens liés sous forme de documents contractuels et logistiques.** Pour en savoir plus, consultez la rubrique //Aller plus loin// et cliquez sur //Produire des documents contractuels et logistiques//.
247 247  )))
248 248  
249 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
250 -1. **Sélectionnez le panier** :
251 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
252 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
253 -1. (((
254 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
161 +[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 255  
256 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
257 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
258 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
259 -)))
260 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
163 +== Basculer en mode liste de résultats ==
261 261  
262 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
165 +Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
263 263  
167 +[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
264 264  
265 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +== Exporter un évènement au format GAM3 ==
266 266  
171 +Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
267 267  
268 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 +[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
269 269  
175 +== Modifier le tri ==
270 270  
271 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
272 272  
179 +**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
273 273  
274 -=== Depuis une notice de bien ===
181 +[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
275 275  
276 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
183 +== Ouvrir la notice du bien lié ==
277 277  
278 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
279 279  
187 +Bascule sur la notice du bien lié.
280 280  
281 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
189 +[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
282 282  
283 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
191 +== Refuser un bien ==
284 284  
285 -Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
193 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
286 286  
287 -* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
288 -* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
289 -* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
290 -* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
195 +Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
291 291  
292 -=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
197 +[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
293 293  
294 -Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
199 +== Réintégrer un bien refusé ==
295 295  
296 -* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
297 -* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
298 -* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
201 +Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
299 299  
300 -Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
203 +== Supprimer un bien de l'évènement ==
301 301  
302 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
205 +Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
303 303  
304 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
207 +[[(% style="text-align: center;" %)
208 +Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 305  
306 -==== **Création directe depuis un évènement** ====
307 307  
308 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
211 +(% class="box infomessage" %)
212 +(((
213 +== Supprimer ou refuser ? ==
309 309  
310 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
311 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
312 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
313 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
215 +Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer.
314 314  
315 -[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
217 +Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
316 316  
317 -
318 -[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 -
320 -
321 -==== **Création depuis la table Biens** ====
322 -
323 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
324 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
325 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
326 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
327 -
328 -* soit depuis la **notice de bien**,
329 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
330 -
331 -[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 -
333 -
334 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 -
336 -
337 -[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 -
339 -
340 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
341 -
342 -Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
343 -
344 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 -
346 -
347 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
348 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
349 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
350 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
351 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
352 -
353 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
354 -)))
355 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
356 -Ouvre la notice du bien.
357 -
358 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
359 -)))
360 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
361 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
362 -
363 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
364 -)))
365 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
366 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
367 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
368 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
369 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
370 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
371 -
372 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
373 -
374 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
375 -
376 376  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
377 377  |(((
378 378  (% style="text-align: center;" %)
379 379  **Refuser un bien**
380 380  
381 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
224 +[[image:1756195997656-173.png]]
382 382  )))|(% style="width:264px" %)(((
383 383  Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
384 384  
... ... @@ -388,87 +388,37 @@
388 388  (% style="text-align: center;" %)
389 389  **Supprimer un bien **
390 390  
391 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
234 +[[image:1756195931471-890.png]]
392 392  )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
393 393  Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
394 394  
395 395  
396 396  )))
397 -
398 -= Valider les étapes d'un évènement =
399 -
400 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
401 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
402 -
403 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
404 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
405 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
406 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
407 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
408 -
409 -(% class="box successmessage" %)
410 -(((
411 -Bonne pratique :
412 -
413 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
414 -
415 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
416 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
417 417  )))
418 418  
419 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
242 +== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
420 420  
421 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
422 -|(((
423 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
424 -)))|évènement en préparation
425 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
426 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
244 +Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
427 427  
428 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 +[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
429 429  
248 +== Éditer les suites à donner ==
430 430  
431 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
250 +Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
432 432  
252 +[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
433 433  
434 -== Que faire en cas d'erreur ? ==
254 +== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
435 435  
436 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
256 +Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
437 437  
438 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
439 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
440 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
258 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
441 441  
442 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 +== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
443 443  
262 +Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
444 444  
445 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 -
447 -
448 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 -
450 -
451 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
452 -
453 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
454 -
455 -Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
456 -
457 -Chaque ligne affiche au minimum :
458 -
459 -* **le lieu,**
460 -* **le titre,**
461 -* **les dates,**
462 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
463 -
464 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 -
466 -
467 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
468 -
469 -
470 -
471 -
264 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
472 472  )))
473 473  )))|(% style="width:300px" %)(((
474 474  (% class="box" %)
... ... @@ -475,7 +475,7 @@
475 475  (((
476 476  **Sommaire**
477 477  
478 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
271 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
479 479  )))
480 480  
481 481  (% class="box" %)
... ... @@ -482,12 +482,14 @@
482 482  (((
483 483  **Aller plus loin**
484 484  
485 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
486 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
487 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
488 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
489 489  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
490 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
279 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
280 +* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
281 +* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
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285 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
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304 +* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
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314 +* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
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318 +* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
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