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Modifié par admin admin le 2025/09/15 09:40
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:38
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modifié par admin admin
sur 2025/09/10 14:27
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Créer un évènement
1 +Associer et gérer les biens liés à l'évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.DBA
1 +XWiki.admin
Contenu
... ... @@ -1,218 +1,25 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 +(% class="table-striped" %)
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
7 7  
8 -Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9 -)))
9 +On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 10  
11 -(((
12 -= A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 -
14 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 -
16 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 -
18 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
19 -
20 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
21 -
22 -== Cas d'usage ==
23 -
24 ->(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
25 -
26 -(((
27 ->(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
28 -
29 -(((
30 ->(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31 -
32 -(((
33 ->(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
34 -
35 ->(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36 -
37 ->(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
38 -
39 ->(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
40 -
41 ->(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
42 -
43 ->(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
44 -
45 ->(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46 -
47 ->(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48 -
49 -(% class="box successmessage" %)
50 -(((
51 -Bonnes pratiques :
52 -
53 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
11 +Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
57 57  )))
58 -)))
59 -)))
60 -)))
61 61  
62 -= Comment créer un évènement ? =
63 -
64 -== Depuis la table des évènements ==
65 -
66 -Cliquez sur l'icône de **création**
67 -
68 -[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 -
70 -== Depuis le tableau de bord ==
71 -
72 -Cliquez sur l'icône de **création**
73 -
74 -[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 -
76 -== Depuis une notice de bien ==
77 -
78 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79 -
80 -Cliquez sur l'icône de **création**
81 -
82 -[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 -
84 -= Choisir une grille de saisie =
85 -
86 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87 -
88 -La grille détermine la structure et les champs affichés.
89 -
90 -Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
91 -
92 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93 -|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94 -|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95 -|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96 -|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97 -|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98 -|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99 -|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100 -|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101 -|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102 -|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103 -|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104 -|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105 -|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106 -|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
107 -
108 -(% class="box infomessage" %)
109 109  (((
110 -**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
15 += Associer des biens à l'évènement =
111 111  
112 -L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
17 +Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.
113 113  
114 -* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115 -* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
116 -* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117 -* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
19 +== Depuis une recherche ==
118 118  
119 -Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
120 -)))
121 -
122 -= Renseigner et enregistrer la notice =
123 -
124 -Une fois la grille de saisie ouverte,
125 -
126 -1. **Remplir les champs** de la grille
127 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 -1. **Enregistrer la notice. **
129 -
130 -(% class="box warningmessage" %)
131 -(((
132 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
134 -
135 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
136 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137 -* Définit la nature de l’opération.
138 -* Conditionne les champs affichés.
139 -* Déclenche les règles métiers.
140 -* Détermine le workflow.
141 -)))|(((
142 -* Exposition
143 -* Exposition itinérante
144 -* Prêt hors exposition
145 -* Activité
146 -* Vente
147 -* Dépôt
148 -* Déménagement
149 -* Traitement de conservation et analyse
150 -* Commission
151 -* Etc.
152 -)))
153 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
154 -* Affine la description du type choisi.
155 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
156 -)))|(((
157 -Pour une exposition :
158 -
159 -* Interne temporaire au musée.
160 -* Prêt à une autre institution.
161 -)))
162 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
163 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
164 -)))|(((
165 -* Activités : concert, colloque, conférence.
166 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
167 -)))
168 -)))
169 -
170 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 -
172 -
173 -Bonne pratique : lorsque vous saisissez un organisme du lieu de destination (lieu où va se dérouler l'évènement et ou vont être envoyés vos objets), Dans une notice de type personne il est possible de renseigner le champ "Emplacement de dépôt". Ce champ est lié au thésaurus des emplacements. Ainsi quand on fait appel à cette notice personne en tant qu'organisme de lieu de destination d'un événement, l'emplacement de dépôt est automatiquement répercuté dans la destination du mouvement.
174 -
175 -
176 -
177 -(% class="box successmessage" %)
178 -(((
179 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
180 -)))
181 -
182 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 -
184 -
185 -= Lier des biens à l'évènement =
186 -
187 -== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
188 -
189 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
190 -
191 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
192 -
193 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
194 -
195 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
196 -
197 -=== Cas d'usage ===
198 -
199 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
200 -
201 -(((
202 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
203 -
204 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
205 -
206 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
207 -
208 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
209 -)))
210 -
211 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
212 -
213 -=== Depuis une recherche ===
214 -
215 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
21 +1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.
22 +1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.
216 216  1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
217 217  1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
218 218  1. (((
... ... @@ -239,7 +239,7 @@
239 239  [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 240  
241 241  
242 -=== Depuis un panier ===
49 +== Depuis un panier ==
243 243  
244 244  (% class="box warningmessage" %)
245 245  (((
... ... @@ -271,106 +271,130 @@
271 271  [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
272 272  
273 273  
274 -=== Depuis une notice de bien ===
81 +== Depuis une notice de bien ==
275 275  
83 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
84 +
276 276  Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
277 277  
278 278  [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
279 279  
280 280  
281 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
90 +== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
282 282  
283 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
92 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
284 284  
285 -Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
94 +Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
286 286  
287 -* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
288 -* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
289 -* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
290 -* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
96 +Ces notices permettent :
291 291  
292 -=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
98 +* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
99 +* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
100 +* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
293 293  
294 -Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
102 +Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
295 295  
296 -* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
297 -* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
298 -* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
104 +* typés //Prêts pour exposition//,
105 +* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
106 +* et le prêteur mentionné dans la notice.
299 299  
300 -Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
108 +Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
301 301  
302 -[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 +[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 303  
304 -=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
305 305  
306 -==== **Création directe depuis un évènement** ====
113 +[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 307  
308 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
309 309  
310 -1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
311 -1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
312 -1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
313 -1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
116 += Comprendre les notices biens dans l'évènement =
314 314  
315 -[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 +Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
316 316  
120 +* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
121 +* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
317 317  
318 -[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 +La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
319 319  
125 +Elle contient notamment :
320 320  
321 -==== **Création depuis la table Biens** ====
127 +* le lien vers la notice principale du bien,
128 +* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
129 +* des informations logistiques ou scénographiques,
130 +* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
322 322  
323 -1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
324 -1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
325 -1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
326 -1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
132 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
327 327  
328 -* soit depuis la **notice de bien**,
329 -* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
134 +En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
330 330  
331 -[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 +== Cas d'usage ==
332 332  
138 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
333 333  
334 -[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
140 +(((
141 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
335 335  
143 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
336 336  
337 -[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
338 338  
147 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
148 +)))
339 339  
340 340  = Gérer les biens liés à l'évènement =
341 341  
342 342  Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
343 343  
344 -[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 +[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 345  
156 +== Basculer en mode liste de résultats ==
346 346  
347 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
348 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
349 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
350 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
351 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
158 +Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
352 352  
160 +[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 +
162 +== Exporter un évènement au format GAM3 ==
163 +
164 +Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
165 +
166 +[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 +
168 +== Modifier le tri ==
169 +
353 353  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
354 -)))
355 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
356 -Ouvre la notice du bien.
357 357  
172 +**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
173 +
174 +[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 +
176 +== Ouvrir la notice du bien lié ==
177 +
358 358  (% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
359 -)))
360 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
179 +
180 +Bascule sur la notice du bien lié.
181 +
182 +[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +
184 +== Refuser un bien ==
185 +
186 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
187 +
361 361  Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
362 362  
363 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
364 -)))
365 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
366 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
367 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
368 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
369 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
370 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
190 +[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
371 371  
372 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
192 +== Réintégrer un bien refusé ==
373 373  
194 +Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
195 +
196 +
197 +== Supprimer un bien de l'évènement ==
198 +
199 +Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
200 +
201 +(% class="box infomessage" %)
202 +(((
203 +**Supprimer ou refuser ?**
204 +
374 374  Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
375 375  
376 376  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
... ... @@ -378,7 +378,7 @@
378 378  (% style="text-align: center;" %)
379 379  **Refuser un bien**
380 380  
381 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
212 +[[image:1756195997656-173.png]]
382 382  )))|(% style="width:264px" %)(((
383 383  Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
384 384  
... ... @@ -388,87 +388,39 @@
388 388  (% style="text-align: center;" %)
389 389  **Supprimer un bien **
390 390  
391 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
222 +[[image:1756195931471-890.png]]
392 392  )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
393 393  Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
394 394  
395 395  
396 396  )))
397 -
398 -= Valider les étapes d'un évènement =
399 -
400 -Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
401 -Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
402 -
403 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
404 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
405 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
406 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
407 -|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
408 -
409 -(% class="box successmessage" %)
410 -(((
411 -Bonne pratique :
412 -
413 -Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
414 -
415 -* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
416 -* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
417 417  )))
418 418  
419 -**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
230 +[[Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
420 420  
421 -|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
422 -|(((
423 -(% style="color:#e67e22" %)Orange
424 -)))|évènement en préparation
425 -|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
426 -|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
232 +== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
427 427  
428 -[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 +Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
429 429  
236 +[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
430 430  
431 -[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
238 +== Editer les suites à donner ==
432 432  
240 +Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
433 433  
434 -== Que faire en cas d'erreur ? ==
242 +[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
435 435  
436 -Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
244 +== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
437 437  
438 -1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
439 -1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
440 -1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
246 +Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
441 441  
442 -[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
443 443  
250 +== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
444 444  
445 -[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 +Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
446 446  
447 -
448 -[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 -
450 -
451 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
452 -
453 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
454 -
455 -Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
456 -
457 -Chaque ligne affiche au minimum :
458 -
459 -* **le lieu,**
460 -* **le titre,**
461 -* **les dates,**
462 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
463 -
464 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 -
466 -
467 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
468 -
469 -
470 -
471 -
254 +[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
472 472  )))
473 473  )))|(% style="width:300px" %)(((
474 474  (% class="box" %)
... ... @@ -475,7 +475,7 @@
475 475  (((
476 476  **Sommaire**
477 477  
478 -{{toc depth="1" numbered="true"/}}
261 +{{toc depth="2" numbered="true"/}}
479 479  )))
480 480  
481 481  (% class="box" %)
... ... @@ -482,12 +482,13 @@
482 482  (((
483 483  **Aller plus loin**
484 484  
485 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
486 -* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
487 -* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
488 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
489 489  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
490 -* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
269 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
270 +* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
271 +
272 +
273 +
274 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
491 491  )))
492 492  
493 493  (% class="box" %)
... ... @@ -494,20 +494,38 @@
494 494  (((
495 495  **Icônes principales **
496 496  
497 -
498 -)))
281 +* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
499 499  
500 -(((
501 -
502 -)))
503 -)))
504 504  
505 505  
285 +* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
506 506  
507 507  
508 508  
289 +* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
509 509  
510 510  
511 511  
293 +* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
294 +
295 +* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
296 +
297 +* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
298 +
299 +* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
300 +
301 +* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
302 +
303 +* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
304 +
305 +* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
306 +
307 +* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
512 512  
513 513  
310 +)))
311 +
312 +(((
313 +
314 +)))
315 +)))
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