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modifié par Doriane Bautista
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -3,7 +3,9 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
7 +
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
7 7  )))
8 8  
9 9  (((
... ... @@ -274,7 +274,7 @@
274 274  
275 275  == Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 276  
277 -Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
279 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
278 278  
279 279  Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
280 280  
... ... @@ -293,38 +293,171 @@
293 293  
294 294  Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
295 295  
296 -=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
298 +[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
297 297  
298 -1. **Création directe depuis un évènement**
300 +=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
299 299  
300 -* Dans l'onglet biens de la table des évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
301 -* Saisissez les champs dans la grille minimale et cliquez sur valider.
302 -* Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement. Il est ensuite possible d'aller compléter les notices en cliquant sur le lien cliquable disponible sur le numéro d'inventaire du bien.
302 +==== **Création directe depuis un évènement** ====
303 303  
304 -[[Légende>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
304 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
305 305  
306 +1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
307 +1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
308 +1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
309 +1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
306 306  
307 -[[Légende>>image:1756193271962-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
311 +[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 308  
309 309  
310 -(% start="2" %)
311 -1. **Création depuis la table Biens**
314 +[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 312  
313 -* Saisissez les biens empruntés directement dans la table Biens.
314 -* Dans ce cas, vous devez ensuite **les associer manuellement** à l’évènement, soit via la notice de bien, soit via l'évènement via un **panier**, soit par une **recherche par critères**.
315 315  
317 +==== **Création depuis la table Biens** ====
316 316  
319 +1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
320 +1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
321 +1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
322 +1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
317 317  
324 +* soit depuis la **notice de bien**,
325 +* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
318 318  
327 +[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 319  
320 320  
330 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
321 321  
322 322  
333 +[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
323 323  
324 324  
325 325  = Gérer les biens liés à l'évènement =
326 326  
338 +Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
327 327  
340 +[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
341 +
342 +
343 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
344 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
345 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
346 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
347 +Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
348 +
349 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
350 +)))
351 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
352 +Ouvre la notice du bien.
353 +
354 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
355 +)))
356 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
357 +Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
358 +
359 +(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
360 +)))
361 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
362 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
363 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
364 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
365 +|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
366 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
367 +
368 +== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
369 +
370 +Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
371 +
372 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
373 +|(((
374 +(% style="text-align: center;" %)
375 +**Refuser un bien**
376 +
377 +[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
378 +)))|(% style="width:264px" %)(((
379 +Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
380 +
381 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
382 +)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
383 +|(((
384 +(% style="text-align: center;" %)
385 +**Supprimer un bien **
386 +
387 +[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
388 +)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
389 +Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
390 +
391 +
392 +)))
393 +
394 += Valider les étapes d'un évènement =
395 +
396 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
397 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
398 +
399 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
400 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
401 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
402 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
403 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
404 +
405 +(% class="box successmessage" %)
406 +(((
407 +Bonne pratique :
408 +
409 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
410 +
411 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
412 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
413 +)))
414 +
415 +**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
416 +
417 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
418 +|(((
419 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
420 +)))|évènement en préparation
421 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
422 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
423 +
424 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
425 +
426 +
427 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 +
429 +
430 +== Que faire en cas d'erreur ? ==
431 +
432 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
433 +
434 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
435 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
436 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
437 +
438 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
439 +
440 +
441 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
442 +
443 +
444 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 +
446 +
447 += Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
448 +
449 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
450 +
451 +Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
452 +
453 +Chaque ligne affiche au minimum :
454 +
455 +* **le lieu,**
456 +* **le titre,**
457 +* **les dates,**
458 +* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
459 +
460 +[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
461 +
462 +
328 328  = Supprimer un évènement avec des notices liées =
329 329  
330 330  
... ... @@ -336,7 +336,7 @@
336 336  (((
337 337  **Sommaire**
338 338  
339 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
474 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
340 340  )))
341 341  
342 342  (% class="box" %)
... ... @@ -344,10 +344,7 @@
344 344  **Aller plus loin**
345 345  
346 346  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
347 -* Planifier et suivre les mouvements associés
348 -
349 -
350 -
482 +* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
351 351  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
352 352  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
353 353  * [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
... ... @@ -357,6 +357,8 @@
357 357  (% class="box" %)
358 358  (((
359 359  **Icônes principales **
492 +
493 +
360 360  )))
361 361  
362 362  (((
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