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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,14 +9,29 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
12 +== Rôle fonctionnel ==
13 13  
14 -Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
15 15  
16 -Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
16 +== Contenu principal ==
17 17  
18 -En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
19 19  
24 +== Liens ==
25 +
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
28 +
29 +== Avantages ==
30 +
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 +
20 20  == Cas d'usage ==
21 21  
22 22  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
... ... @@ -43,19 +43,9 @@
43 43  >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
44 44  
45 45  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 -
47 -(% class="box successmessage" %)
48 -(((
49 -Bonnes pratiques :
50 -
51 -* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 -* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 -* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 -* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
55 55  )))
56 56  )))
57 57  )))
58 -)))
59 59  
60 60  = Comment créer un évènement ? =
61 61  
... ... @@ -81,8 +81,6 @@
81 81  
82 82  = Choisir une grille de saisie =
83 83  
84 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
85 -
86 86  La grille détermine la structure et les champs affichés.
87 87  
88 88  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
... ... @@ -119,182 +119,57 @@
119 119  
120 120  = Renseigner et enregistrer la notice =
121 121  
122 -Une fois la grille de saisie ouverte,
123 -
124 -1. **Remplir les champs** de la grille
125 -1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 -1. **Enregistrer la notice. **
127 -
128 -(% class="box warningmessage" %)
129 -(((
130 -Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 -Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
132 -
133 -|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
134 -|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
135 -* Définit la nature de l’opération.
136 -* Conditionne les champs affichés.
137 -* Déclenche les règles métiers.
138 -* Détermine le workflow.
139 -)))|(((
140 -* Exposition
141 -* Exposition itinérante
142 -* Prêt hors exposition
143 -* Activité
144 -* Vente
145 -* Dépôt
146 -* Déménagement
147 -* Traitement de conservation et analyse
148 -* Commission
149 -* Etc.
150 -)))
151 -|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
152 -* Affine la description du type choisi.
153 -* Permet de différencier des cas spécifiques.
154 -)))|(((
155 -Pour une exposition :
156 -
157 -* Interne temporaire au musée.
158 -* Prêt à une autre institution.
159 -)))
160 -|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
161 -* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
162 -)))|(((
163 -* Activités : concert, colloque, conférence.
164 -* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 -)))
166 -)))
167 -
168 -[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 -
170 -
171 -(% class="box successmessage" %)
172 -(((
173 -Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 -)))
175 -
176 -[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 -
178 -
179 179  = Lier des biens à l'évènement =
180 180  
181 181  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
182 182  
183 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
129 +=== Rôle fonctionnel ===
184 184  
185 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
131 +Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
186 186  
187 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
133 +=== Contenu principal ===
188 188  
189 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
135 +* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
136 +* Dimensions pour emballage (si différentes)
137 +* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
138 +* Commentaire logistique ou scénographique
139 +* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
190 190  
191 -=== Cas d'usage ===
141 +=== Liens ===
192 192  
193 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
143 +* Dépend directement de la table Évènement
144 +* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
145 +* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
194 194  
195 -(((
196 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
147 +=== Avantages ===
197 197  
198 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
149 +* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
150 +* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
151 +* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
199 199  
200 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
153 +=== Cas d'usage ===
201 201  
202 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
203 -)))
155 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage(%%)(((
204 204  
205 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
206 206  
207 -=== Depuis une recherche ===
158 +(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
208 208  
209 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 -1. (((
213 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
214 214  
215 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 -)))
219 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
161 +(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
220 220  
221 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
222 222  
164 +(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
223 223  
224 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 225  
226 -
227 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 -
229 -
230 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 -
232 -
233 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 -
235 -
236 -=== Depuis un panier ===
237 -
238 -(% class="box warningmessage" %)
239 -(((
240 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
167 +(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
241 241  )))
242 242  
243 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 -1. **Sélectionnez le panier** :
245 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 -1. (((
248 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
249 249  
250 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 -)))
254 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
255 255  
256 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
172 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
257 257  
258 258  
259 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 260  
261 -
262 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 -
264 -
265 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 -
267 -
268 -=== Depuis une notice de bien ===
269 -
270 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
271 -
272 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 -
274 -
275 -== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 -
277 -Dans Flora, il est possible de saisir les biens empruntés pour exposition. Ces biens ne vous appartiennent pas, pourtant il est intéressant de les saisir pour archives. Exemple : une exposition fait l'objet d'une rétrospective : je vais dans Flora et je retrouve en un coup tous les biens empruntés qui ont fait partie de l'exposition.
278 -
279 -Pour ce faire :
280 -
281 -* saisir les biens dans la table des biens via le raccourcis de saisie des évènements ou via la table des biens
282 -
283 -(% class="box warningmessage" %)
284 -(((
285 -Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? Ils sont type comme prêts pour expositions, ont un préfixe musée différent du votre.
286 -)))
287 -
288 -
289 -
290 -
291 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
292 -
293 -
294 -= Supprimer un évènement avec des notices liées =
295 -
296 -
297 -
298 298  
299 299  )))
300 300  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -311,11 +311,7 @@
311 311  
312 312  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
313 313  * Planifier et suivre les mouvements associés
314 -
315 -
316 -
317 317  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
318 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
319 319  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
320 320  )))
321 321  
... ... @@ -332,9 +332,28 @@
332 332  
333 333  
334 334  
209 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
335 335  
211 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
336 336  
213 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
337 337  
215 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
338 338  
217 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
339 339  
219 +
220 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
221 +
222 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
223 +
224 +[[image:1748002396864-933.png]]
225 +
226 +
227 +
228 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
229 +
230 +[[image:1748002474366-246.png]]
231 +
232 +
340 340  
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