Aller au contenu
Modifié par admin admin le 2025/09/15 09:40
Depuis la version 32.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 16:07
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version
À la version 51.1
modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:31
Commentaire de modification : Il n'y a aucun commentaire pour cette version

Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Contenu
... ... @@ -9,29 +9,14 @@
9 9  (((
10 10  = A quoi servent les évènements dans Flora ? =
11 11  
12 -== Rôle fonctionnel ==
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
13 13  
14 -C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
15 15  
16 -== Contenu principal ==
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
17 17  
18 -* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 -* Organisme(s) impliqué(s)
20 -* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 -* Description, responsables
22 -* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
23 23  
24 -== Liens ==
25 -
26 -* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 -* Peut contenir plusieurs mouvements
28 -
29 -== Avantages ==
30 -
31 -* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 -* Permet le suivi transversal des opérations
33 -* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
34 -
35 35  == Cas d'usage ==
36 36  
37 37  >(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
... ... @@ -58,9 +58,19 @@
58 58  >(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
59 59  
60 60  >(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 +
47 +(% class="box successmessage" %)
48 +(((
49 +Bonnes pratiques :
50 +
51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
61 61  )))
62 62  )))
63 63  )))
58 +)))
64 64  
65 65  = Comment créer un évènement ? =
66 66  
... ... @@ -86,6 +86,8 @@
86 86  
87 87  = Choisir une grille de saisie =
88 88  
84 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
85 +
89 89  La grille détermine la structure et les champs affichés.
90 90  
91 91  Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
... ... @@ -122,57 +122,216 @@
122 122  
123 123  = Renseigner et enregistrer la notice =
124 124  
122 +Une fois la grille de saisie ouverte,
123 +
124 +1. **Remplir les champs** de la grille
125 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 +1. **Enregistrer la notice. **
127 +
128 +(% class="box warningmessage" %)
129 +(((
130 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
132 +
133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
134 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
135 +* Définit la nature de l’opération.
136 +* Conditionne les champs affichés.
137 +* Déclenche les règles métiers.
138 +* Détermine le workflow.
139 +)))|(((
140 +* Exposition
141 +* Exposition itinérante
142 +* Prêt hors exposition
143 +* Activité
144 +* Vente
145 +* Dépôt
146 +* Déménagement
147 +* Traitement de conservation et analyse
148 +* Commission
149 +* Etc.
150 +)))
151 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
152 +* Affine la description du type choisi.
153 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
154 +)))|(((
155 +Pour une exposition :
156 +
157 +* Interne temporaire au musée.
158 +* Prêt à une autre institution.
159 +)))
160 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
161 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
162 +)))|(((
163 +* Activités : concert, colloque, conférence.
164 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 +)))
166 +)))
167 +
168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 +
170 +
171 +(% class="box successmessage" %)
172 +(((
173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 +)))
175 +
176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 +
178 +
125 125  = Lier des biens à l'évènement =
126 126  
127 127  == A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
128 128  
129 -=== Rôle fonctionnel ===
183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
130 130  
131 -Liste les biens associés à un événement, avec des informations spécifiques au contexte de l’événement.
185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
132 132  
133 -=== Contenu principal ===
187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
134 134  
135 -* Bien sélectionné (lien vers la notice principale)
136 -* Dimensions pour emballage (si différentes)
137 -* Cartel spécifique, fiche de prêt liée
138 -* Commentaire logistique ou scénographique
139 -* Refus de participation (suspendu du mouvement mais conservé)
189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
140 140  
141 -=== Liens ===
191 +=== Cas d'usage ===
142 142  
143 -* Dépend directement de la table Évènement
144 -* Sert à alimenter la sélection de biens dans les mouvements
145 -* Permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien
193 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
146 146  
147 -=== Avantages ===
195 +(((
196 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
148 148  
149 -* Donne une granularité fine à la gestion des biens dans le contexte de l’événement
150 -* Permet de personnaliser les données sans modifier la notice d’origine
151 -* Préserve les informations même en cas de refus du bien au mouvement
198 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
152 152  
153 -=== Cas d'usage ===
200 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
154 154  
155 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage(%%)(((
202 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
203 +)))
156 156  
205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
157 157  
158 -(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
207 +=== Depuis une recherche ===
159 159  
209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 +1. (((
213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
160 160  
161 -(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 +)))
219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
162 162  
221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 163  
164 -(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
165 165  
224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
166 166  
167 -(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
226 +
227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
228 +
229 +
230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 +
232 +
233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
234 +
235 +
236 +=== Depuis un panier ===
237 +
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
168 168  )))
169 169  
243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 +1. **Sélectionnez le panier** :
245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 +1. (((
248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
170 170  
250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 +)))
254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
171 171  
172 -== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
173 173  
174 174  
259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
261 +
262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
263 +
264 +
265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
266 +
267 +
268 +=== Depuis une notice de bien ===
269 +
270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
271 +
272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
273 +
274 +
275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
276 +
277 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
278 +
279 +Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
280 +
281 +* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
282 +* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
283 +* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
284 +* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
285 +
286 +=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
287 +
288 +Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
289 +
290 +* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
291 +* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
292 +* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
293 +
294 +Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
295 +
296 +=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
297 +
298 +1. **Création directe depuis un évènement**
299 +
300 +* Dans l'onglet biens de la table des évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
301 +* Saisissez les champs dans la grille minimale et cliquez sur valider.
302 +* Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement. Il est ensuite possible d'aller compléter les notices en cliquant sur le lien cliquable disponible sur le numéro d'inventaire du bien.
303 +
304 +[[Légende>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
305 +
306 +
307 +[[Légende>>image:1756193271962-344.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
308 +
309 +
310 +(% start="2" %)
311 +1. **Création depuis la table Biens**
312 +
313 +* Saisissez les biens empruntés directement dans la table Biens.
314 +* Dans ce cas, vous devez ensuite **les associer manuellement** à l’évènement, soit via la notice de bien, soit via l'évènement via un **panier**, soit par une **recherche par critères**.
315 +
316 +
317 +
318 +
319 +
320 +
321 +
322 +
323 +
324 +
325 += Gérer les biens liés à l'évènement =
326 +
327 +
328 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
329 +
330 +
331 +
176 176  
177 177  )))
178 178  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -189,7 +189,12 @@
189 189  
190 190  * [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
191 191  * Planifier et suivre les mouvements associés
348 +
349 +
350 +
192 192  * [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
352 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
353 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
193 193  * [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
194 194  )))
195 195  
... ... @@ -206,28 +206,9 @@
206 206  
207 207  
208 208  
209 -Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
210 210  
211 -Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
212 212  
213 -Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
214 214  
215 -C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
216 216  
217 -[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
218 218  
219 -
220 -Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
221 -
222 -Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
223 -
224 -[[image:1748002396864-933.png]]
225 -
226 -
227 -
228 -Visualisation de la liste de résultats des évènements :
229 -
230 -[[image:1748002474366-246.png]]
231 -
232 -
233 233  
1756131727321-691.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +165.3 KB
Contenu
1756131896998-106.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +183.8 KB
Contenu
1756189483846-297.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +172.0 KB
Contenu
1756189551512-755.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +144.4 KB
Contenu
1756189595062-434.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +144.1 KB
Contenu
1756189739419-363.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +172.6 KB
Contenu
1756190061689-792.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +46.0 KB
Contenu
1756190065234-879.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +46.0 KB
Contenu
1756190070207-214.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +46.0 KB
Contenu
1756190111209-520.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +37.9 KB
Contenu
1756190152037-588.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +26.9 KB
Contenu
1756190190788-576.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +210.3 KB
Contenu
1756190380244-400.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +147.9 KB
Contenu
1756190418652-625.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +147.6 KB
Contenu
1756190447053-652.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +175.8 KB
Contenu
1756191214340-584.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +71.8 KB
Contenu
1756191294416-293.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +26.7 KB
Contenu
1756191346845-361.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +194.6 KB
Contenu
1756191466099-514.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +187.0 KB
Contenu
1756191549725-458.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +187.9 KB
Contenu
1756191628845-821.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +159.8 KB
Contenu
1756193252157-511.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +183.1 KB
Contenu
1756193271962-344.png
Auteur
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +XWiki.DBA
Taille
... ... @@ -1,0 +1,1 @@
1 +149.9 KB
Contenu