Modifications pour le document Associer et gérer les biens liés à l'évènement
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Résumé
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Propriétés de la Page (4 modifications, 0 ajouts, 0 suppressions)
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Pièces jointes (0 modifications, 0 ajouts, 88 suppressions)
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Détails
- Propriétés de la Page
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- Titre
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 - Associeret gérerles biensliés à l'évènement1 +Créer un évènement - Parent
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements. Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome - Auteur du document
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... ... @@ -1,1 +1,1 @@ 1 -XWiki. admin1 +XWiki.DBA - Contenu
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... ... @@ -1,140 +1,195 @@ 1 1 (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures ** 2 2 3 -(% class="table-striped" %) 4 4 |(% style="width:840px" %)((( 5 5 (% class="box" %) 6 6 ((( 7 -Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine. 8 - 9 -On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé. 10 - 11 -Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens. 6 + 12 12 ))) 13 13 14 14 ((( 15 -= A ssocierdesbiensà l'évènement =10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? = 16 16 17 - Plusieursméthodespermettent de rattacher desbiensàun évènement.12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires. 18 18 19 - ==Depuis une recherche==14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé). 20 20 21 -1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement. 22 -1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**. 23 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche. 24 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**. 25 -1. ((( 26 -Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés (ce numéro peut être modifié manuellement ensuite) et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier 16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora. 27 27 28 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 29 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 30 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 31 -))) 32 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés. 33 33 34 - [[//Associerdesbiens à l'évènement à partird'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]20 +== Cas d'usage == 35 35 22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt 36 36 37 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 24 +((( 25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution 38 38 27 +((( 28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante 39 39 40 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 30 +((( 31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.) 41 41 33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse 42 42 43 - [[//Saisied'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites 44 44 37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification) 45 45 46 - [[//Résultat : bienlié àl'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis 47 47 41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis 48 48 49 -= =Depuisun panier ==43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte 50 50 51 -1. Préparez préalablement un **panier** contenant les biens concernés. 52 -1. Dans l'évènement, dans l’onglet **Biens**, cliquez sur **Associer depuis un panier**. 53 -1. **Sélectionnez le panier** : 54 -1*. si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur **Ajouter la sélection** 55 -1*. si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur **Ajouter le panier** 56 -1. ((( 57 -Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier 45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc. 58 58 59 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 60 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 61 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 47 +(% class="box successmessage" %) 48 +((( 49 +Bonnes pratiques : 50 + 51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement. 52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons. 53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter. 54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables. 62 62 ))) 63 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 56 +))) 57 +))) 58 +))) 64 64 65 - [[//Associerdes biens à l’évènementà partird'unpanier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]60 += Comment créer un évènement ? = 66 66 62 +== Depuis la table des évènements == 67 67 68 - [[//Sélection dupanier et desbiens à lieràl'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]64 +Cliquez sur l'icône de **création** 69 69 66 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 70 70 71 - [[//Préfixemuséelaissévide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]68 +== Depuis le tableau de bord == 72 72 70 +Cliquez sur l'icône de **création** 73 73 74 -[[// Résultat:biensliés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]72 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 75 75 76 - 77 77 == Depuis une notice de bien == 78 78 79 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**76 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures** 80 80 81 - Lorsqu’un évènement est crééou associé directement depuisune noticedebien,**ce bien estautomatiquement rattaché à l’évènement**.78 +Cliquez sur l'icône de **création** 82 82 83 -[[// Bien liéautomatiquementàl'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]80 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 84 84 82 += Choisir une grille de saisie = 85 85 86 - ==Ajouterdesbiensempruntés==84 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** ** 87 87 88 - (% class="marksmall"%)**Version4.5.45etultérieures**86 +La grille détermine la structure et les champs affichés. 89 89 90 -Flora p ermetdecréer desnotices de**biensempruntés**afind’assurerleurtraçabilitélors d’expositionsou des activités internes.88 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi : 91 91 92 -Ces notices permettent : 90 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale** 91 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.). 92 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements. 93 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens. 94 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts. 95 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant. 96 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.). 97 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire. 98 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…). 99 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques. 100 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique. 101 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition. 102 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe. 103 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs) 104 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique. 93 93 94 - *deconserverlalistecomplètedesœuvresprésentées(collections + prêts),95 - * de suivre les prêts entrants(contrats, constats, mouvements),96 -* etd’archiver laparticipation de biensextérieurs.106 +(% class="box infomessage" %) 107 +((( 108 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement** 97 97 98 -L es biensempruntés sontcaractériséspar:110 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales : 99 99 100 -* un type de bien défini automatiquement sur// Prêt pour exposition//, 101 -* un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT), 102 -* la mention du prêteur dans la notice du bien. 112 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers 113 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice 114 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…) 115 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur) 103 103 104 -Ces biens peuvent être créés : 117 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies. 118 +))) 105 105 106 -* directement depuis l’évènement, 107 -* ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement. 120 += Renseigner et enregistrer la notice = 108 108 109 - [[//Saisie d'unbienemprunté depuisun évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]122 +Une fois la grille de saisie ouverte, 110 110 124 +1. **Remplir les champs** de la grille 125 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**. 126 +1. **Enregistrer la notice. ** 111 111 112 -[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 128 +(% class="box warningmessage" %) 129 +((( 130 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**. 131 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations. 113 113 133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples** 134 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|((( 135 +* Définit la nature de l’opération. 136 +* Conditionne les champs affichés. 137 +* Déclenche les règles métiers. 138 +* Détermine le workflow. 139 +)))|((( 140 +* Exposition 141 +* Exposition itinérante 142 +* Prêt hors exposition 143 +* Activité 144 +* Vente 145 +* Dépôt 146 +* Déménagement 147 +* Traitement de conservation et analyse 148 +* Commission 149 +* Etc. 150 +))) 151 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|((( 152 +* Affine la description du type choisi. 153 +* Permet de différencier des cas spécifiques. 154 +)))|((( 155 +Pour une exposition : 114 114 115 -= Comprendre les notices Biens dans l'évènement = 157 +* Interne temporaire au musée. 158 +* Prêt à une autre institution. 159 +))) 160 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|((( 161 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type. 162 +)))|((( 163 +* Activités : concert, colloque, conférence. 164 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance. 165 +))) 166 +))) 116 116 117 - Lorsqu’un bienestrattachéàun évènement, **Floragénèreautomatiquement**unenotice//Biendansl’évènement//.168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 118 118 119 -* Cette notice est indépendante de la notice principale du bien 120 -* Elle est **modifiable**. 121 -* Les modifications apportées **n'impactent pas la notice du bien** (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques). 122 122 123 -La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci. 171 +(% class="box successmessage" %) 172 +((( 173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement. 174 +))) 124 124 125 - Cette notice regroupe:176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 126 126 127 -* le lien vers la notice principale du bien, 128 -* des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.), 129 -* des données logistiques ou scénographiques, 130 -* l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus. 131 131 132 - Cettetableintermédiairedépend directement de la table Évènements.**Elle alimente la sélection debiensdansles mouvements** et **assure l’affichage de l’évènementdans la notice du bien**.179 += Lier des biens à l'évènement = 133 133 134 - Enpratique, elleoffre une gestiondétaillée desobjets dans le cadre d’un évènement:lesdonnées peuvent être adaptées sans modifier la notice dubien,etl’historiqueestconservémêmeencasde refus du bien.181 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? == 135 135 136 - ==Cas d'usage==183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci. 137 137 185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement. 186 + 187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien. 188 + 189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien. 190 + 191 +=== Cas d'usage === 192 + 138 138 >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage 139 139 140 140 ((( ... ... @@ -147,123 +147,145 @@ 147 147 >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation 148 148 ))) 149 149 150 -= Gérerles biensliésà l'évènement =205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? == 151 151 152 - Unefois associés, les bienspeuventêtreenrichis, organisésetsuivis.207 +=== Depuis une recherche === 153 153 154 -Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement. 209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**. 210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche. 211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**. 212 +1. ((( 213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 155 155 156 -(% class="box infomessage" %) 215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 218 +))) 219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 220 + 221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 222 + 223 + 224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 225 + 226 + 227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 228 + 229 + 230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 231 + 232 + 233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 234 + 235 + 236 +=== Depuis un panier === 237 + 238 +(% class="box warningmessage" %) 157 157 ((( 158 -== (% style="color:#d35400" %)Imprimer et exporter les données(%%) == 240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés. 241 +))) 159 159 160 -(% style="color:#d35400" %)Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez également** exporter les données des biens liés sous forme de documents contractuels et logistiques.** Pour en savoir plus, consultez la rubrique //Aller plus loin// et cliquez sur //Produire des documents contractuels et logistiques//. 243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.** 244 +1. **Sélectionnez le panier** : 245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens, 246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier. 247 +1. ((( 248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement). 249 + 250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**. 251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**. 252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée. 161 161 ))) 254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens. 162 162 163 -[[// Fonctionnalitésassociéesauxbiensliésà l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 164 164 165 -== Basculer en mode liste de résultats == 166 166 167 - Afficheles bienssousforme delistepour modifierplusieursnoticesenlot,exporterdepuis latable des biensou consulterlesnotices en détail.259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 168 168 169 -[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 170 170 171 - == Exporterunévènement au formatGAM3==262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 172 172 173 -Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux. 174 174 175 -[[ Icônepourl'exportGAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 176 176 177 -== Modifier le tri == 178 178 179 - (% class="marksmall" %)**Version4.5.39etultérieures**268 +=== Depuis une notice de bien === 180 180 181 - **Change l’ordre d’affichage** desbiensliés à l’évènement: par défaut letri est croissantsurle numéro d’inventaire,maisil peut être ajusté selond’autrescritères (numérod’exposition,auteur, emplacementdu bien, emplacementdansl’évènement, état accepté/refusé).270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.** 182 182 183 -[[ Icônepourmodifierletri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 184 184 185 -== Ouvrir la notice du bien lié == 186 186 187 - (% class="marksmall"%)**Version4.5.39etultérieures**275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? == 188 188 189 - Bascule sur lanoticedu bien lié.277 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations. 190 190 191 - [[Lien cliquableversle bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]279 +Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes : 192 192 193 -== Refuser un bien == 281 +* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées. 282 +* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés. 283 +* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés). 284 +* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée. 194 194 195 - (% class="marksmall" %)**Version4.5.59etultérieures**286 +=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? === 196 196 197 - Marquele bien commerefusé,ajouteuncommentaire expliquant le refus, suspendautomatiquementlesmouvements associés etmasque l’évènementdansla notice dubien. L’opération estarchivée pourconserverlatracequele bienavait été pressenti.288 +Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés : 198 198 199 -[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 290 +* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**, 291 +* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre), 292 +* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien. 200 200 201 - ==Réintégrerunbien refusé==294 +Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**. 202 202 203 - Réintègre un bienprécédemmentrefusédansl’évènement. Les mouvements nesontplus suspendus etl'évènements'affiche dans la noticedubien.296 +[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 204 204 205 -== Supprimerunbiendel'évènement ==298 +=== Comment saisir les biens empruntés ? === 206 206 207 - Supprimele lien entrelebienet l’évènementsans archivage.300 +==== **Création directe depuis un évènement** ==== 208 208 209 -[[(% style="text-align: center;" %) 210 -Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-border="true"]] 302 +1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés. 303 +1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie. 304 +1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement. 305 +1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable. 211 211 307 +[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 212 212 213 -(% class="box infomessage" %) 214 -((( 215 -== Supprimer ou refuser ? == 216 216 217 - Lorsqu’unbiennedoitfinalementpasparticiperàunévènement, deux optionss’offrentà vousdansFlora : lerefuseroulesupprimer.310 +[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 218 218 219 -Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire. 220 220 221 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?** 222 -|((( 223 -(% style="text-align: center;" %) 224 -**Refuser un bien** 313 +==== **Création depuis la table Biens** ==== 225 225 226 -[[image:1756195997656-173.png]] 227 -)))|(% style="width:264px" %)((( 228 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien. 315 +1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice. 316 +1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**. 317 +1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice. 318 +1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** : 229 229 230 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures** 231 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.). 232 -|((( 233 -(% style="text-align: center;" %) 234 -**Supprimer un bien ** 320 +* soit depuis la **notice de bien**, 321 +* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**. 235 235 236 -[[image:1756195931471-890.png]] 237 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)((( 238 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement. 323 +[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 239 239 240 - 241 -))) 242 -))) 243 243 244 - == Modifierlanoticedubiendansl'évènement ==326 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 245 245 246 -Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc. 247 247 248 -[[ Icône pourmodifierunbiendans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]329 +[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 249 249 250 -== Éditer les suites à donner == 251 251 252 - Utilisépour gérer leschangementsd’affectation consécutifs àuneexpositionou à une radiation.332 += Gérer les biens liés à l'évènement = 253 253 254 - [[Icône pouréditerlessuitesàdonner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"data-xwiki-image-style-border="true"]]334 +Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement. 255 255 256 -== Consulter la notice du bien dans l'évènement == 257 257 258 -Ouvre la notice du bien lié à l’évènement. 259 259 260 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 261 261 262 -= =Ouvrirla notice dubiendans l'évènementdansune nouvellefenêtre==339 += Supprimer un évènement avec des notices liées = 263 263 264 -Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée. 265 265 266 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]] 342 + 343 + 267 267 ))) 268 268 )))|(% style="width:300px" %)((( 269 269 (% class="box" %) ... ... @@ -277,52 +277,33 @@ 277 277 ((( 278 278 **Aller plus loin** 279 279 280 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 281 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 282 -* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]] 283 -* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]] 357 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]] 358 +* Planifier et suivre les mouvements associés 284 284 285 285 286 286 287 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]] 362 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]] 363 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 364 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]] 365 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]] 288 288 ))) 289 289 290 290 (% class="box" %) 291 291 ((( 292 292 **Icônes principales ** 371 +))) 293 293 294 -* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche 373 +((( 374 + 375 +))) 376 +))) 295 295 296 296 297 297 298 -* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier 299 299 300 300 301 301 302 -* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté 303 303 304 304 305 305 306 -* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 307 307 308 -* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3 309 - 310 -* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 311 - 312 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 313 - 314 -* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 315 - 316 -* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 317 - 318 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 319 - 320 -* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner 321 - 322 - 323 -))) 324 - 325 -((( 326 - 327 -))) 328 -)))
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