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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Associer et gérer les biens liés à l'évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Contenu
... ... @@ -1,274 +1,71 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 -(% class="table-striped" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
8 -
9 -On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 -
11 -Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
6 +
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Associer des biens à l'évènement =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
16 16  
17 -Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.
18 18  
19 -== Depuis une recherche ==
13 += Comment créer un évènement ? =
20 20  
21 -1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.
22 -1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.
23 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
24 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
25 -1. (((
26 -Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés (ce numéro peut être modifié manuellement ensuite) et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
15 +== Depuis la table des évènements ==
27 27  
28 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
29 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
30 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
31 -)))
32 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
17 +Cliquez sur l'icône de **création**
33 33  
34 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
21 +== Depuis le tableau de bord ==
36 36  
37 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 +Cliquez sur l'icône de **création**
38 38  
25 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
40 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 -
42 -
43 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 -
45 -
46 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 -
48 -
49 -== Depuis un panier ==
50 -
51 -1. Préparez préalablement un **panier** contenant les biens concernés.
52 -1. Dans l'évènement, dans l’onglet **Biens**, cliquez sur **Associer depuis un panier**.
53 -1. **Sélectionnez le panier** :
54 -1*. si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur **Ajouter la sélection**
55 -1*. si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur **Ajouter le panier**
56 -1. (((
57 -Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
58 -
59 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
60 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
61 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
62 -)))
63 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
64 -
65 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 -
67 -
68 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 -
70 -
71 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 -
73 -
74 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 -
76 -
77 77  == Depuis une notice de bien ==
78 78  
79 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
29 +Cliquez sur l'icône de **création**
80 80  
81 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé directement depuis une notice de bien,** ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement**.
31 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33 += Choisir une grille de saisie =
84 84  
35 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
85 85  
86 -== Ajouter des biens empruntés ==
37 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
87 87  
88 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
89 89  
90 -Flora permet de créer des notices de **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors d’expositions ou des activités internes.
91 -
92 -Ces notices permettent :
93 -
94 -* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
95 -* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
96 -* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
97 -
98 -Les biens empruntés sont caractérisés par :
99 -
100 -* un type de bien défini automatiquement sur// Prêt pour exposition//,
101 -* un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT),
102 -* la mention du prêteur dans la notice du bien.
103 -
104 -Ces biens peuvent être créés :
105 -
106 -* directement depuis l’évènement,
107 -* ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement.
108 -
109 -[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 -
111 -
112 -[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 -
114 -
115 -= Comprendre les notices Biens dans l'évènement =
116 -
117 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement **une notice //Bien dans l’évènement//.
118 -
119 -* Cette notice est indépendante de la notice principale du bien
120 -* Elle est **modifiable**.
121 -* Les modifications apportées **n'impactent pas la notice du bien** (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques).
122 -
123 -La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
124 -
125 -Cette notice regroupe :
126 -
127 -* le lien vers la notice principale du bien,
128 -* des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
129 -* des données logistiques ou scénographiques,
130 -* l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus.
131 -
132 -Cette table intermédiaire dépend directement de la table Évènements. **Elle alimente la sélection de biens dans les mouvements** et **assure l’affichage de l’évènement dans la notice du bien**.
133 -
134 -En pratique, elle offre une gestion détaillée des objets dans le cadre d’un évènement : les données peuvent être adaptées sans modifier la notice du bien, et l’historique est conservé même en cas de refus du bien.
135 -
136 -== Cas d'usage ==
137 -
138 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
139 -
140 -(((
141 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
142 -
143 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
144 -
145 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
146 -
147 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
148 -)))
149 -
150 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
151 -
152 -Une fois associés, les biens peuvent être enrichis, organisés et suivis.
153 -
154 -Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
155 -
156 156  (% class="box infomessage" %)
157 157  (((
158 -(% style="color:#d35400" %)Dans le cadre de la gestion d’un évènement, vous pouvez également** exporter les données des biens liés sous forme de documents contractuels et logistiques.** Pour en savoir plus, consultez la rubrique //Aller plus loin// et cliquez sur //Produire des documents contractuels et logistiques//.
42 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
159 159  )))
160 160  
161 -[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
45 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
162 162  
163 -== Basculer en mode liste de résultats ==
47 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
48 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
49 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
50 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
164 164  
165 -Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
52 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
166 166  
167 -[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
54 += Renseigner et enregistrer la notice =
168 168  
169 -== Exporter un évènement au format GAM3 ==
56 += Lier des biens à l'évènement =
170 170  
171 -Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
58 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
172 172  
173 -[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
174 174  
175 -== Modifier le tri ==
176 176  
177 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
178 178  
179 -**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
180 -
181 -[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
182 -
183 -== Ouvrir la notice du bien lié ==
184 -
185 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
186 -
187 -Bascule sur la notice du bien lié.
188 -
189 -[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 -
191 -== Refuser un bien ==
192 -
193 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
194 -
195 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
196 -
197 -[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 -
199 -== Réintégrer un bien refusé ==
200 -
201 -Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
202 -
203 -== Supprimer un bien de l'évènement ==
204 -
205 -Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
206 -
207 -[[(% style="text-align: center;" %)
208 -Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 -
210 -
211 -(% class="box infomessage" %)
212 -(((
213 -== Supprimer ou refuser ? ==
214 -
215 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer.
216 -
217 -Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
218 -
219 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
220 -|(((
221 -(% style="text-align: center;" %)
222 -**Refuser un bien**
223 -
224 -[[image:1756195997656-173.png]]
225 -)))|(% style="width:264px" %)(((
226 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
227 -
228 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
229 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
230 -|(((
231 -(% style="text-align: center;" %)
232 -**Supprimer un bien **
233 -
234 -[[image:1756195931471-890.png]]
235 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
236 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
237 -
238 238  
239 239  )))
240 -)))
241 -
242 -== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
243 -
244 -Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
245 -
246 -[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
247 -
248 -== Éditer les suites à donner ==
249 -
250 -Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
251 -
252 -[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 -
254 -== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
255 -
256 -Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
257 -
258 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 -
260 -== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
261 -
262 -Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
263 -
264 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
265 -)))
266 266  )))|(% style="width:300px" %)(((
267 267  (% class="box" %)
268 268  (((
269 269  **Sommaire**
270 -
271 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
272 272  )))
273 273  
274 274  (% class="box" %)
... ... @@ -275,52 +275,46 @@
275 275  (((
276 276  **Aller plus loin**
277 277  
278 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
279 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
280 -* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
281 -* [[Produire les documents contractuels et logistiques>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.les prèts pour expositions.WebHome||target="_blank"]]
282 -
283 -
284 -
285 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
75 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
76 +* Planifier et suivre les mouvements associés
77 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
286 286  )))
287 287  
288 288  (% class="box" %)
289 289  (((
290 290  **Icônes principales **
83 +)))
291 291  
292 -* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
85 +(((
86 +
87 +)))
88 +)))
293 293  
294 294  
295 295  
296 -* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
297 297  
93 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
298 298  
95 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
299 299  
300 -* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
97 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
301 301  
99 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
302 302  
101 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
303 303  
304 -* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
305 -
306 -* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
307 -
308 -* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
309 -
310 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
311 -
312 -* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
313 -
314 -* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
315 -
316 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
317 -
318 -* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
319 319  
320 -
321 -)))
104 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
322 322  
323 -(((
106 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
107 +
108 +[[image:1748002396864-933.png]]
109 +
110 +
111 +
112 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
113 +
114 +[[image:1748002474366-246.png]]
115 +
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325 -)))
326 -)))
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