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Modifié par admin admin le 2025/09/15 09:40
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sur 2025/09/11 09:27
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 15:38
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Associer et gérer les biens liés à l'évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,140 +1,201 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 -(% class="table-striped" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
8 8  
9 -On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 -
11 -Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Associer des biens à l'évènement =
12 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
16 16  
17 -Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.
14 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
18 18  
19 -== Depuis une recherche ==
16 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
20 20  
21 -1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.
22 -1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.
23 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
24 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
25 -1. (((
26 -Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés (ce numéro peut être modifié manuellement ensuite) et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
18 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
27 27  
28 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
29 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
30 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
31 -)))
32 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
20 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
33 33  
34 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
22 +== Cas d'usage ==
35 35  
24 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
36 36  
37 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
26 +(((
27 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
38 38  
29 +(((
30 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
39 39  
40 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32 +(((
33 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
41 41  
35 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
42 42  
43 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
37 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
44 44  
39 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
45 45  
46 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
41 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
47 47  
43 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
48 48  
49 -== Depuis un panier ==
45 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
50 50  
51 -1. Préparez préalablement un **panier** contenant les biens concernés.
52 -1. Dans l'évènement, dans l’onglet **Biens**, cliquez sur **Associer depuis un panier**.
53 -1. **Sélectionnez le panier** :
54 -1*. si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur **Ajouter la sélection**
55 -1*. si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur **Ajouter le panier**
56 -1. (((
57 -Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
47 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
58 58  
59 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
60 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
61 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
49 +(% class="box successmessage" %)
50 +(((
51 +Bonnes pratiques :
52 +
53 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
62 62  )))
63 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
58 +)))
59 +)))
60 +)))
64 64  
65 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
62 += Comment créer un évènement ? =
66 66  
64 +== Depuis la table des évènements ==
67 67  
68 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 +Cliquez sur l'icône de **création**
69 69  
68 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 70  
71 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
70 +== Depuis le tableau de bord ==
72 72  
72 +Cliquez sur l'icône de **création**
73 73  
74 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
74 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 75  
76 -
77 77  == Depuis une notice de bien ==
78 78  
79 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
78 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
80 80  
81 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé directement depuis une notice de bien,** ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement**.
80 +Cliquez sur l'icône de **création**
82 82  
83 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 84  
84 += Choisir une grille de saisie =
85 85  
86 -== Ajouter des biens empruntés ==
86 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87 87  
88 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
88 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
89 89  
90 -Flora permet de créer des notices de **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors d’expositions ou des activités internes.
90 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
91 91  
92 -Ces notices permettent :
92 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
93 93  
94 -* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
95 -* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
96 -* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
108 +(% class="box infomessage" %)
109 +(((
110 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
97 97  
98 -Les biens empruntés sont caractérisés par :
112 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
99 99  
100 -* un type de bien défini automatiquement sur// Prêt pour exposition//,
101 -* un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT),
102 -* la mention du prêteur dans la notice du bien.
114 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
116 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
103 103  
104 -Ces biens peuvent être créés :
119 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
120 +)))
105 105  
106 -* directement depuis l’évènement,
107 -* ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement.
122 += Renseigner et enregistrer la notice =
108 108  
109 -[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
124 +Une fois la grille de saisie ouverte,
110 110  
126 +1. **Remplir les champs** de la grille
127 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 +1. **Enregistrer la notice. **
111 111  
112 -[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
130 +(% class="box warningmessage" %)
131 +(((
132 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
113 113  
135 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
136 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137 +* Définit la nature de l’opération.
138 +* Conditionne les champs affichés.
139 +* Déclenche les règles métiers.
140 +* Détermine le workflow.
141 +)))|(((
142 +* Exposition
143 +* Exposition itinérante
144 +* Prêt hors exposition
145 +* Activité
146 +* Vente
147 +* Dépôt
148 +* Déménagement
149 +* Traitement de conservation et analyse
150 +* Commission
151 +* Etc.
152 +)))
153 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
154 +* Affine la description du type choisi.
155 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
156 +)))|(((
157 +Pour une exposition :
114 114  
115 -= Comprendre les notices Biens dans l'évènement =
159 +* Interne temporaire au musée.
160 +* Prêt à une autre institution.
161 +)))
162 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
163 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
164 +)))|(((
165 +* Activités : concert, colloque, conférence.
166 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
167 +)))
168 +)))
116 116  
117 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement **une notice //Bien dans l’évènement//.
170 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -* Cette notice est indépendante de la notice principale du bien
120 -* Elle est **modifiable**.
121 -* Les modifications apportées **n'impactent pas la notice du bien** (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques).
122 122  
123 -La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
173 +Bonne pratique : lorsque vous saisissez un organisme du lieu de destination (lieu où va se dérouler l'évènement et ou vont être envoyés vos objets), Dans une notice de type personne il est possible de renseigner le champ "Emplacement de dépôt". Ce champ est lié au thésaurus des emplacements. Ainsi quand on fait appel à cette notice personne en tant qu'organisme de lieu de destination d'un événement, l'emplacement de dépôt est automatiquement répercuté dans la destination du mouvement.
124 124  
125 -Cette notice regroupe :
126 126  
127 -* le lien vers la notice principale du bien,
128 -* des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
129 -* des données logistiques ou scénographiques,
130 -* l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus.
131 131  
132 -Cette table intermédiaire dépend directement de la table Évènements. **Elle alimente la sélection de biens dans les mouvements** et **assure l’affichage de l’évènement dans la notice du bien**.
177 +(% class="box successmessage" %)
178 +(((
179 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
180 +)))
133 133  
134 -En pratique, elle offre une gestion détaillée des objets dans le cadre d’un évènement : les données peuvent être adaptées sans modifier la notice du bien, et l’historique est conservé même en cas de refus du bien.
182 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
135 135  
136 -== Cas d'usage ==
137 137  
185 += Lier des biens à l'évènement =
186 +
187 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
188 +
189 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
190 +
191 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
192 +
193 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
194 +
195 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
196 +
197 +=== Cas d'usage ===
198 +
138 138  >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
139 139  
140 140  (((
... ... @@ -147,76 +147,177 @@
147 147  >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
148 148  )))
149 149  
150 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
211 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
151 151  
152 -Une fois associés, les biens peuvent être enrichis, organisés et suivis.
213 +=== Depuis une recherche ===
153 153  
154 -Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
215 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
216 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
217 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
218 +1. (((
219 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
155 155  
156 -[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
221 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
222 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
223 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
224 +)))
225 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
157 157  
158 -== Basculer en mode liste de résultats ==
227 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 -Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
161 161  
162 -[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
230 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 163  
164 -== Exporter un évènement au format GAM3 ==
165 165  
166 -Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
233 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 -[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 169  
170 -== Modifier le tri ==
236 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
172 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
173 173  
174 -**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
239 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 -[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 177  
178 -== Ouvrir la notice du bien lié ==
242 +=== Depuis un panier ===
179 179  
180 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
244 +(% class="box warningmessage" %)
245 +(((
246 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
247 +)))
181 181  
182 -Bascule sur la notice du bien lié.
249 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
250 +1. **Sélectionnez le panier** :
251 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
252 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
253 +1. (((
254 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
183 183  
184 -[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
257 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
258 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
259 +)))
260 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
185 185  
186 -== Refuser un bien ==
262 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 187  
188 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
189 189  
190 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
265 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
192 -[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 193  
194 -== Réintégrer un bien refusé ==
268 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 195  
196 -Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
197 197  
198 -== Supprimer un bien de l'évènement ==
271 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
199 199  
200 -Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
201 201  
202 -[[(% style="text-align: center;" %)
203 -Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
274 +=== Depuis une notice de bien ===
204 204  
276 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
205 205  
206 -(% class="box infomessage" %)
207 -(((
208 -== Supprimer ou refuser ? ==
278 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 209  
210 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer.
211 211  
212 -Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
281 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
213 213  
283 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
284 +
285 +Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
286 +
287 +* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
288 +* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
289 +* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
290 +* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
291 +
292 +=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
293 +
294 +Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
295 +
296 +* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
297 +* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
298 +* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
299 +
300 +Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
301 +
302 +[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
303 +
304 +=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
305 +
306 +==== **Création directe depuis un évènement** ====
307 +
308 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
309 +
310 +1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
311 +1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
312 +1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
313 +1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
314 +
315 +[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
316 +
317 +
318 +[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
319 +
320 +
321 +==== **Création depuis la table Biens** ====
322 +
323 +1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
324 +1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
325 +1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
326 +1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
327 +
328 +* soit depuis la **notice de bien**,
329 +* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
330 +
331 +[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
332 +
333 +
334 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
335 +
336 +
337 +[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
338 +
339 +
340 += Gérer les biens liés à l'évènement =
341 +
342 +Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
343 +
344 +[[//Fonctionnalités de gestion des biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
345 +
346 +
347 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
348 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
349 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
350 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
351 +Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
352 +
353 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
354 +)))
355 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
356 +Ouvre la notice du bien.
357 +
358 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
359 +)))
360 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
361 +Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
362 +
363 +(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
364 +)))
365 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement.
366 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
367 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
368 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
369 +|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
370 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
371 +
372 +== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
373 +
374 +Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
375 +
214 214  |=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
215 215  |(((
216 216  (% style="text-align: center;" %)
217 217  **Refuser un bien**
218 218  
219 -[[image:1756195997656-173.png]]
381 +[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
220 220  )))|(% style="width:264px" %)(((
221 221  Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
222 222  
... ... @@ -226,37 +226,87 @@
226 226  (% style="text-align: center;" %)
227 227  **Supprimer un bien **
228 228  
229 -[[image:1756195931471-890.png]]
391 +[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
230 230  )))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
231 231  Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
232 232  
233 233  
234 234  )))
397 +
398 += Valider les étapes d'un évènement =
399 +
400 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
401 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
402 +
403 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
404 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
405 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
406 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
407 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
408 +
409 +(% class="box successmessage" %)
410 +(((
411 +Bonne pratique :
412 +
413 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
414 +
415 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
416 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
235 235  )))
236 236  
237 -== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
419 +**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
238 238  
239 -Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
421 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
422 +|(((
423 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
424 +)))|évènement en préparation
425 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
426 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
240 240  
241 -[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
428 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
242 242  
243 -== Éditer les suites à donner ==
244 244  
245 -Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
431 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 246  
247 -[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
248 248  
249 -== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
434 +== Que faire en cas d'erreur ? ==
250 250  
251 -Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
436 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
252 252  
253 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
438 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
439 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
440 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
254 254  
255 -== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
442 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
256 256  
257 -Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
258 258  
259 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
445 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
446 +
447 +
448 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 +
450 +
451 += Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
452 +
453 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
454 +
455 +Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
456 +
457 +Chaque ligne affiche au minimum :
458 +
459 +* **le lieu,**
460 +* **le titre,**
461 +* **les dates,**
462 +* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
463 +
464 +[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
465 +
466 +
467 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
468 +
469 +
470 +
471 +
260 260  )))
261 261  )))|(% style="width:300px" %)(((
262 262  (% class="box" %)
... ... @@ -263,7 +263,7 @@
263 263  (((
264 264  **Sommaire**
265 265  
266 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
478 +{{toc depth="1" numbered="true"/}}
267 267  )))
268 268  
269 269  (% class="box" %)
... ... @@ -270,13 +270,12 @@
270 270  (((
271 271  **Aller plus loin**
272 272  
273 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
485 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
486 +* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
487 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
274 274  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
275 -* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
276 -
277 -
278 -
279 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
489 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
490 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
280 280  )))
281 281  
282 282  (% class="box" %)
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283 283  (((
284 284  **Icônes principales **
285 285  
286 -* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
497 +
498 +)))
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500 +(((
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503 +)))
288 288  
289 289  
290 -* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
291 291  
292 292  
293 293  
294 -* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
295 295  
296 296  
297 297  
298 -* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
299 -
300 -* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
301 -
302 -* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
303 -
304 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
305 -
306 -* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
307 -
308 -* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
309 -
310 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
311 -
312 -* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
313 313  
314 314  
315 -)))
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