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sur 2025/08/25 15:34
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Associer et gérer les biens liés à l'évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,267 +1,57 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 -(% class="table-striped" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -. ElleLes **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
8 -
9 -On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 -
11 -Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
6 +
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Associer des biens à l'évènement =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
16 16  
17 -Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.
18 18  
19 -== Depuis une recherche ==
13 += Comment créer un évènement ? =
20 20  
21 -1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.
22 -1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.
23 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
24 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
25 -1. (((
26 -Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
15 +== Depuis la table des évènements ==
27 27  
28 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
29 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
30 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
31 -)))
32 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
17 +Cliquez sur l'icône de **création**
33 33  
34 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
19 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756128349295-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 35  
21 +== Depuis le tableau de bord ==
36 36  
37 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
23 +Cliquez sur l'icône de **création**
38 38  
25 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 39  
40 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
27 +== Depuis une notice de biens ==
41 41  
29 +Cliquez sur l'icône de **création**
42 42  
43 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
31 +[[Légende>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
33 += Choisir une grille de saisie =
45 45  
46 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
47 47  
37 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
48 48  
49 -== Depuis un panier ==
50 50  
51 -1. Préparez préalablement un **panier** contenant les biens concernés.
52 -1. Dans l'évènement, dans l’onglet **Biens**, cliquez sur **Associer depuis un panier**.
53 -1. **Sélectionnez le panier** :
54 -1*. si vous ne souhaitez lier que certains biens, cocher les biens souhaités et cliquez sur **Ajouter la sélection**
55 -1*. si vous souhaitez ajouter tous les biens du panier, cliquez sur **Ajouter le panier**
56 -1. (((
57 -Flora propose alors **d'attribuer automatiquement un numéro d'exposition unique** à chacun des biens sélectionnés et d**'ajouter éventuellement un** **préfixe d'évènement** à ce dernier
40 += Renseigner et enregistrer la notice =
58 58  
59 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
60 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
61 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
62 -)))
63 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
42 += Lier des biens à l'évènement =
64 64  
65 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
66 66  
67 67  
68 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 69  
70 70  
71 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 -
73 -
74 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 -
76 -
77 -== Depuis une notice de bien ==
78 -
79 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
80 -
81 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé directement depuis une notice de bien,** ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement**.
82 -
83 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
84 -
85 -
86 -== Ajouter des biens empruntés ==
87 -
88 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
89 -
90 -Flora permet de créer des notices de **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors d’expositions ou des activités internes.
91 -
92 -Ces notices permettent :
93 -
94 -* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
95 -* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
96 -* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
97 -
98 -Les biens empruntés sont caractérisés par :
99 -
100 -* un type de bien défini automatiquement sur// Prêt pour exposition//,
101 -* un préfixe spécifique attribué attribué par votre institution (ex. EXT),
102 -* la mention du prêteur dans la notice du bien.
103 -
104 -Ces biens peuvent être créés :
105 -
106 -* directement depuis l’évènement,
107 -* ou depuis la table des biens (grille dédiée), puis rattachés à l’évènement.
108 -
109 -[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 -
111 -
112 -[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
113 -
114 -
115 -= Comprendre les notices Biens dans l'évènement =
116 -
117 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement **une notice //Bien dans l’évènement//.
118 -
119 -* Cette notice est indépendante de la notice principale du bien
120 -* Elle est **modifiable**.
121 -* Les modifications apportées **n'impactent pas la notice du bien** (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques).
122 -
123 -La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
124 -
125 -Cette notice regroupe :
126 -
127 -* le lien vers la notice principale du bien,
128 -* des informations propres au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
129 -* des données logistiques ou scénographiques,
130 -* l'option de signaler l'abandon de participation d'un bien à l'évènement : le bien reste listé dans l’évènement, mais ses mouvements sont suspendus.
131 -
132 -Cette table intermédiaire dépend directement de la table Évènements. **Elle alimente la sélection de biens dans les mouvements** et **assure l’affichage de l’évènement dans la notice du bien**.
133 -
134 -En pratique, elle offre une gestion détaillée des objets dans le cadre d’un évènement : les données peuvent être adaptées sans modifier la notice du bien, et l’historique est conservé même en cas de refus du bien.
135 -
136 -== Cas d'usage ==
137 -
138 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
139 -
140 -(((
141 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
142 -
143 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
144 -
145 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
146 -
147 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
148 -)))
149 -
150 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
151 -
152 -Une fois associés, les biens peuvent être enrichis, organisés et suivis.
153 -
154 -Plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
155 -
156 -[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 -
158 -== Basculer en mode liste de résultats ==
159 -
160 -Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
161 -
162 -[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 -
164 -== Exporter un évènement au format GAM3 ==
165 -
166 -Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
167 -
168 -[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
169 -
170 -== Modifier le tri ==
171 -
172 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
173 -
174 -**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
175 -
176 -[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
177 -
178 -== Ouvrir la notice du bien lié ==
179 -
180 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
181 -
182 -Bascule sur la notice du bien lié.
183 -
184 -[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
185 -
186 -== Refuser un bien ==
187 -
188 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
189 -
190 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
191 -
192 -[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
193 -
194 -== Réintégrer un bien refusé ==
195 -
196 -Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
197 -
198 -== Supprimer un bien de l'évènement ==
199 -
200 -Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
201 -
202 -[[(% style="text-align: center;" %)
203 -Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-border="true"]]
204 -
205 -
206 -(% class="box infomessage" %)
207 -(((
208 -**Supprimer ou refuser ?**
209 -
210 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
211 -
212 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
213 -|(((
214 -(% style="text-align: center;" %)
215 -**Refuser un bien**
216 -
217 -[[image:1756195997656-173.png]]
218 -)))|(% style="width:264px" %)(((
219 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
220 -
221 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
222 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
223 -|(((
224 -(% style="text-align: center;" %)
225 -**Supprimer un bien **
226 -
227 -[[image:1756195931471-890.png]]
228 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
229 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
230 -
231 231  
232 232  )))
233 -)))
234 -
235 -== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
236 -
237 -Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
238 -
239 -[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
240 -
241 -== Editer les suites à donner ==
242 -
243 -Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
244 -
245 -[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
246 -
247 -== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
248 -
249 -Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
250 -
251 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
252 -
253 -== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
254 -
255 -Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
256 -
257 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
258 -)))
259 259  )))|(% style="width:300px" %)(((
260 260  (% class="box" %)
261 261  (((
262 262  **Sommaire**
263 -
264 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
265 265  )))
266 266  
267 267  (% class="box" %)
... ... @@ -268,51 +268,46 @@
268 268  (((
269 269  **Aller plus loin**
270 270  
271 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
272 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
273 -* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
274 -
275 -
276 -
277 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
61 +* Gérer les évènements
62 +* Planifier et suivre les mouvements associés
63 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
278 278  )))
279 279  
280 280  (% class="box" %)
281 281  (((
282 282  **Icônes principales **
69 +)))
283 283  
284 -* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
71 +(((
72 +
73 +)))
74 +)))
285 285  
286 286  
287 287  
288 -* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
289 289  
79 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
290 290  
81 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
291 291  
292 -* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
83 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
293 293  
85 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
294 294  
87 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
295 295  
296 -* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
297 -
298 -* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
299 -
300 -* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
301 -
302 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
303 -
304 -* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
305 -
306 -* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
307 -
308 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
309 -
310 -* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
311 311  
312 -
313 -)))
90 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
314 314  
315 -(((
92 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
93 +
94 +[[image:1748002396864-933.png]]
95 +
96 +
97 +
98 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
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