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Modifié par admin admin le 2025/09/15 09:40
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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/26 09:57
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Associer et gérer les biens liés à l'évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,140 +1,195 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 -(% class="table-striped" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
8 -
9 -On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 -
11 -Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
6 +
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Associer des biens à l'évènement =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
16 16  
17 -Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.
12 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
18 18  
19 -== Depuis une recherche ==
14 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
20 20  
21 -1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.
22 -1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.
23 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
24 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
25 -1. (((
26 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
16 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
27 27  
28 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
29 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
30 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
31 -)))
32 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
18 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
33 33  
34 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
20 +== Cas d'usage ==
35 35  
22 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
36 36  
37 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 +(((
25 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
38 38  
27 +(((
28 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
39 39  
40 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
30 +(((
31 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
41 41  
33 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
42 42  
43 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
44 44  
37 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
45 45  
46 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
39 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
47 47  
41 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
48 48  
49 -== Depuis un panier ==
43 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
50 50  
51 -(% class="box warningmessage" %)
45 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
46 +
47 +(% class="box successmessage" %)
52 52  (((
53 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
49 +Bonnes pratiques :
50 +
51 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
52 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
53 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
54 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
54 54  )))
56 +)))
57 +)))
58 +)))
55 55  
56 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
57 -1. **Sélectionnez le panier** :
58 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
59 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
60 -1. (((
61 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
60 += Comment créer un évènement ? =
62 62  
63 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
64 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
65 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
66 -)))
67 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
62 +== Depuis la table des évènements ==
68 68  
69 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
64 +Cliquez sur l'icône de **création**
70 70  
66 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
68 +== Depuis le tableau de bord ==
73 73  
70 +Cliquez sur l'icône de **création**
74 74  
75 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
72 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
74 +== Depuis une notice de bien ==
77 77  
78 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79 79  
78 +Cliquez sur l'icône de **création**
80 80  
81 -== Depuis une notice de bien ==
80 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
82 82  
83 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
82 += Choisir une grille de saisie =
84 84  
85 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
84 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
86 86  
87 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
86 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
88 88  
88 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
89 89  
90 -== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
90 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
91 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
92 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
93 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
94 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
95 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
96 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
97 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
98 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
99 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
100 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
101 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
102 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
103 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
104 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
91 91  
92 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
106 +(% class="box infomessage" %)
107 +(((
108 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
93 93  
94 -Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
110 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
95 95  
96 -Ces notices permettent :
112 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
113 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
114 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
115 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
97 97  
98 -* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
99 -* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
100 -* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
117 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
118 +)))
101 101  
102 -Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
120 += Renseigner et enregistrer la notice =
103 103  
104 -* typés //Prêts pour exposition//,
105 -* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
106 -* et le prêteur mentionné dans la notice.
122 +Une fois la grille de saisie ouverte,
107 107  
108 -Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
124 +1. **Remplir les champs** de la grille
125 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
126 +1. **Enregistrer la notice. **
109 109  
110 -[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
128 +(% class="box warningmessage" %)
129 +(((
130 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
131 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
111 111  
133 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
134 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
135 +* Définit la nature de l’opération.
136 +* Conditionne les champs affichés.
137 +* Déclenche les règles métiers.
138 +* Détermine le workflow.
139 +)))|(((
140 +* Exposition
141 +* Exposition itinérante
142 +* Prêt hors exposition
143 +* Activité
144 +* Vente
145 +* Dépôt
146 +* Déménagement
147 +* Traitement de conservation et analyse
148 +* Commission
149 +* Etc.
150 +)))
151 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
152 +* Affine la description du type choisi.
153 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
154 +)))|(((
155 +Pour une exposition :
112 112  
113 -[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
157 +* Interne temporaire au musée.
158 +* Prêt à une autre institution.
159 +)))
160 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
161 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
162 +)))|(((
163 +* Activités : concert, colloque, conférence.
164 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
165 +)))
166 +)))
114 114  
168 +[[//Grille de saisie d'une notice d'évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
115 115  
116 -= Comprendre les notices biens dans l'évènement =
117 117  
118 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
171 +(% class="box successmessage" %)
172 +(((
173 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
174 +)))
119 119  
120 -* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
121 -* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
176 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
122 122  
123 -La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
124 124  
125 -Elle contient notamment :
179 += Lier des biens à l'évènement =
126 126  
127 -* le lien vers la notice principale du bien,
128 -* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
129 -* des informations logistiques ou scénographiques,
130 -* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
181 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
131 131  
132 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
183 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
133 133  
134 -En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
185 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
135 135  
136 -== Cas d'usage ==
187 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
137 137  
189 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
190 +
191 +=== Cas d'usage ===
192 +
138 138  >(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
139 139  
140 140  (((
... ... @@ -147,111 +147,144 @@
147 147  >(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
148 148  )))
149 149  
150 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
205 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
151 151  
152 -Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
207 +=== Depuis une recherche ===
153 153  
154 -[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
209 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
210 +1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
211 +1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
212 +1. (((
213 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
155 155  
156 -== Basculer en mode liste de résultats ==
215 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
216 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
217 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
218 +)))
219 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
157 157  
158 -Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
221 +[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
159 159  
160 -[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 -== Exporter un évènement au format GAM3 ==
224 +[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
163 163  
164 -Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
165 165  
166 -[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
227 +[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 167  
168 -== Modifier le tri ==
169 169  
170 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
230 +[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
171 171  
172 -**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
173 173  
174 -[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
233 +[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 175  
176 -== Ouvrir la notice du bien lié ==
177 177  
178 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
236 +=== Depuis un panier ===
179 179  
180 -Bascule sur la notice du bien lié.
238 +(% class="box warningmessage" %)
239 +(((
240 +Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
241 +)))
181 181  
182 -[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 +1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
244 +1. **Sélectionnez le panier** :
245 +1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
246 +1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
247 +1. (((
248 +Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
183 183  
184 -== Refuser un bien ==
250 +* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
251 +* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
252 +* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
253 +)))
254 +1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
185 185  
186 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
256 +[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
187 187  
188 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
189 189  
190 -[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
259 +[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 191  
192 -== Réintégrer un bien refusé ==
193 193  
194 -Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
262 +[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
195 195  
196 196  
197 -== Supprimer un bien de l'évènement ==
265 +[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
198 198  
199 -Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
200 200  
201 -(% class="box infomessage" %)
202 -(((
203 -**Supprimer ou refuser ?**
268 +=== Depuis une notice de bien ===
204 204  
205 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
270 +Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
206 206  
207 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
208 -|(((
209 -(% style="text-align: center;" %)
210 -**Refuser un bien**
272 +[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
211 211  
212 -[[image:1756195997656-173.png]]
213 -)))|(% style="width:264px" %)(((
214 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
215 215  
216 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
217 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
218 -|(((
219 -(% style="text-align: center;" %)
220 -**Supprimer un bien **
275 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
221 221  
222 -[[image:1756195931471-890.png]]
223 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
224 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
277 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
225 225  
226 -
227 -)))
228 -)))
279 +Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
229 229  
230 -[[Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
281 +* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
282 +* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
283 +* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
284 +* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
231 231  
232 -== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
286 +=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
233 233  
234 -Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
288 +Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
235 235  
236 -[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
290 +* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
291 +* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
292 +* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
237 237  
238 -== Editer les suites à donner ==
294 +Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
239 239  
240 -Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
296 +[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756194599403-724.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
242 -[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
298 +=== Comment saisir les biens empruntés ? ===
243 243  
244 -== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
300 +==== **Création directe depuis un évènement** ====
245 245  
246 -Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
302 +1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
303 +1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
304 +1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
305 +1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
247 247  
248 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
307 +[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 249  
250 -== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
251 251  
252 -Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
310 +[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
253 253  
254 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
312 +
313 +==== **Création depuis la table Biens** ====
314 +
315 +1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
316 +1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
317 +1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
318 +1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
319 +
320 +* soit depuis la **notice de bien**,
321 +* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
322 +
323 +[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
324 +
325 +
326 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
327 +
328 +
329 +[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
330 +
331 +
332 += Gérer les biens liés à l'évènement =
333 +
334 +Une fois les biens liés aux évènements, il est possible d'intervenir dessus pour ajouter des informations, les trier et assurer un suivi optimal. Pour ce faire, plusieurs fonctionnalités sont mises à dispositions des utilisateurs dans la barre d'outil de la liste des biens et dans les notices de biens liés à l'évènement.
335 +
336 +
337 +
338 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
339 +
340 +
341 +
342 +
255 255  )))
256 256  )))|(% style="width:300px" %)(((
257 257  (% class="box" %)
... ... @@ -265,51 +265,33 @@
265 265  (((
266 266  **Aller plus loin**
267 267  
268 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
269 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
270 -* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
356 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
357 +* Planifier et suivre les mouvements associés
271 271  
272 272  
273 273  
274 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
361 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
362 +* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
363 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
364 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
275 275  )))
276 276  
277 277  (% class="box" %)
278 278  (((
279 279  **Icônes principales **
370 +)))
280 280  
281 -* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
372 +(((
373 +
374 +)))
375 +)))
282 282  
283 283  
284 284  
285 -* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
286 286  
287 287  
288 288  
289 -* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
290 290  
291 291  
292 292  
293 -* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
294 294  
295 -* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
296 -
297 -* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
298 -
299 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
300 -
301 -* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
302 -
303 -* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
304 -
305 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
306 -
307 -* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
308 -
309 -
310 -)))
311 -
312 -(((
313 -
314 -)))
315 -)))
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