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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/25 15:54
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Associer et gérer les biens liés à l'évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.admin
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,258 +1,99 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 -(% class="table-striped" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
8 -
9 -On y retrouve des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
10 -
11 -Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
6 +
12 12  )))
13 13  
14 14  (((
15 -= Associer des biens à l'évènement =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
16 16  
17 -Plusieurs méthodes permettent de rattacher des biens à un évènement.
12 +== Rôle fonctionnel ==
18 18  
19 -== Depuis une recherche ==
14 +C’est la table principale du module de régie. Elle définit le contexte général de l’évènement : exposition, prêt, dépôt, restauration, chantier, etc. Elle centralise les informations générales relatives à l’exposition.
20 20  
21 -1. Ouvrez l’onglet **Biens** dans la notice de l’évènement.
22 -1. Cliquez sur l’icône **Associer des biens à partir d’une recherche**.
23 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
24 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
25 -1. (((
26 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
16 +== Contenu principal ==
27 27  
28 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
29 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
30 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
31 -)))
32 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
18 +* Titre, type d’événement (prêt, restauration…)
19 +* Organisme(s) impliqué(s)
20 +* Dates (prévisionnelles, réelles)
21 +* Description, responsables
22 +* Suivi de l’état d’avancement (préparation, en cours, terminé)
33 33  
34 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
24 +== Liens ==
35 35  
26 +* Rattache une ou plusieurs notices de biens
27 +* Peut contenir plusieurs mouvements
36 36  
37 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
29 +== Avantages ==
38 38  
31 +* Donne une structure logique à toutes les actions de régie
32 +* Permet le suivi transversal des opérations
33 +* Centralise tous les biens, mouvements, documents et commentaires liés
39 39  
40 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
35 +== Cas d'usage ==
41 41  
37 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt(%%)(((
42 42  
43 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
44 44  
45 -
46 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 -
48 -
49 -== Depuis un panier ==
50 -
51 -(% class="box warningmessage" %)
52 -(((
53 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
40 +(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institutionGérer une exposition itinéranteActivités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)Organiser une conservation curative et préventive, analyseGérer les mises en dépôt ou transferts inter-sitesGérer des déménagements structurés (avec planification)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précisDocumenter une campagne de marquage, de récolement, ou de photographie avec planning précisPréparer un dépôt de plainteSuivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
54 54  )))
55 55  
56 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
57 -1. **Sélectionnez le panier** :
58 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
59 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
60 -1. (((
61 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
43 += Comment créer un évènement ? =
62 62  
63 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
64 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
65 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
66 -)))
67 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
45 +== Depuis la table des évènements ==
68 68  
69 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
47 +Cliquez sur l'icône de **création**
70 70  
49 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
71 71  
72 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
51 +== Depuis le tableau de bord ==
73 73  
53 +Cliquez sur l'icône de **création**
74 74  
75 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
55 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
76 76  
77 -
78 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
79 -
80 -
81 81  == Depuis une notice de bien ==
82 82  
83 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
59 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
84 84  
85 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
61 +Cliquez sur l'icône de **création**
86 86  
87 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
88 88  
65 += Choisir une grille de saisie =
89 89  
90 -== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
67 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
91 91  
92 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
69 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
93 93  
94 -Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
95 95  
96 -Ces notices permettent :
97 -
98 -* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
99 -* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
100 -* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
101 -
102 -Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
103 -
104 -* typés //Prêts pour exposition//,
105 -* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
106 -* et le prêteur mentionné dans la notice.
107 -
108 -Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
109 -
110 -[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
111 -
112 -
113 -[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
114 -
115 -
116 -= Comprendre les notices biens dans l'évènement =
117 -
118 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
119 -
120 -* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
121 -* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
122 -
123 -La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
124 -
125 -Elle contient notamment :
126 -
127 -* le lien vers la notice principale du bien,
128 -* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
129 -* des informations logistiques ou scénographiques,
130 -* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
131 -
132 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
133 -
134 -En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
135 -
136 -== Cas d'usage ==
137 -
138 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
139 -
72 +(% class="box infomessage" %)
140 140  (((
141 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
74 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
142 142  
143 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
76 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
144 144  
145 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
78 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
79 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
80 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
81 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
146 146  
147 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
83 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
148 148  )))
149 149  
150 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
86 += Renseigner et enregistrer la notice =
151 151  
152 -Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
88 += Lier des biens à l'évènement =
153 153  
154 -[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
90 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
155 155  
156 -== Basculer en mode liste de résultats ==
157 157  
158 -Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
159 159  
160 -[[Icône basculer en mode liste de résultats>>image:1756988811285-696.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
161 161  
162 -== Exporter un évènement au format GAM3 ==
163 -
164 -Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
165 -
166 -[[Icône pour l'export GAM3>>image:1756988899815-984.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
167 -
168 -== Modifier le tri ==
169 -
170 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
171 -
172 -**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
173 -
174 -[[Icône pour modifier le tri>>image:1756988925386-451.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
175 -
176 -== Ouvrir la notice du bien lié ==
177 -
178 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
179 -
180 -Bascule sur la notice du bien lié.
181 -
182 -[[Lien cliquable vers le bien>>image:1756988949442-316.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 -
184 -== Refuser un bien ==
185 -
186 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
187 -
188 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
189 -
190 -[[Icône pour refuser un bien>>image:1756988986306-915.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
191 -
192 -== Réintégrer un bien refusé ==
193 -
194 -Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
195 -
196 -
197 -== Supprimer un bien de l'évènement ==
198 -
199 -Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
200 -
201 -(% class="box infomessage" %)
202 -(((
203 -**Supprimer ou refuser ?**
204 -
205 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
206 -
207 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
208 -|(((
209 -(% style="text-align: center;" %)
210 -**Refuser un bien**
211 -
212 -[[image:1756195997656-173.png]]
213 -)))|(% style="width:264px" %)(((
214 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
215 -
216 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
217 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
218 -|(((
219 -(% style="text-align: center;" %)
220 -**Supprimer un bien **
221 -
222 -[[image:1756195931471-890.png]]
223 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
224 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
225 -
226 226  
227 227  )))
228 -)))
229 -
230 -[[Icône pour supprimer un bien de l'évènement>>image:1756989030862-188.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
231 -
232 -== Modifier la notice du bien dans l'évènement ==
233 -
234 -Ouvre directement la grille de saisie pour ajouter ou modifier des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
235 -
236 -[[Icône pour modifier un bien dans l'évènement>>image:1756989074844-439.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
237 -
238 -== Editer les suites à donner ==
239 -
240 -Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
241 -
242 -[[Icône pour éditer les suites à donner>>image:1756989102868-436.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
243 -
244 -== Consulter la notice du bien dans l'évènement ==
245 -
246 -Ouvre la notice du bien lié à l’évènement.
247 -
248 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement>>image:1756989135747-776.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
249 -
250 -== Ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre ==
251 -
252 -Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
253 -
254 -[[Icône pour ouvrir la notice du bien dans l'évènement dans une nouvelle fenêtre>>image:1756989160309-697.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
255 -)))
256 256  )))|(% style="width:300px" %)(((
257 257  (% class="box" %)
258 258  (((
... ... @@ -265,51 +265,47 @@
265 265  (((
266 266  **Aller plus loin**
267 267  
268 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
269 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
270 -* [[Gérer les exports GAM3>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Adapter la gestion selon le type d'évènement.Utiliser l' export GAM3.WebHome]]
271 -
272 -
273 -
274 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
109 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
110 +* Planifier et suivre les mouvements associés
111 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
112 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
275 275  )))
276 276  
277 277  (% class="box" %)
278 278  (((
279 279  **Icônes principales **
118 +)))
280 280  
281 -* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
120 +(((
121 +
122 +)))
123 +)))
282 282  
283 283  
284 284  
285 -* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
286 286  
128 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
287 287  
130 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
288 288  
289 -* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
132 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
290 290  
134 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
291 291  
136 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
292 292  
293 -* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
294 -
295 -* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
296 -
297 -* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
298 -
299 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
300 -
301 -* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
302 -
303 -* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
304 -
305 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
306 -
307 -* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
308 308  
309 -
310 -)))
139 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
311 311  
312 -(((
141 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
142 +
143 +[[image:1748002396864-933.png]]
144 +
145 +
146 +
147 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
148 +
149 +[[image:1748002474366-246.png]]
150 +
151 +
313 313  
314 -)))
315 -)))
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