Modifications pour le document Associer et gérer les biens liés à l'évènement

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Propriétés de la Page

Parent

@@ -1,1 +1,1 @@
--Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
++Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome

Auteur du document

@@ -1,1 +1,1 @@
--XWiki.JDT
++XWiki.DBA

Contenu

@@ -1,21 +1,38 @@
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
--(% class="table-striped" %)
  |(% style="width:840px" %)(((
  (% class="box" %)
  (((
--Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
++
++)))
--On y retrouve aussi bien des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
++(((
++= A quoi servent les biens liés à l'évènement ? =
--Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
--)))
++Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
++Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
++
++Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
++
++En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
++
++== Cas d'usage ==
++
++>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
++
  (((
--= Associer des biens à l'évènement =
++>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
--Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
++>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
++>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
++
++>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
++)))
++
++= Comment lier des biens à l'évènement ? =
++
  == Depuis une recherche ==
 . **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
@@ -79,72 +79,69 @@
  == Depuis une notice de bien ==
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
--
  Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
  [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
++= Comment ajouter des biens empruntés ? =
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
++Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
--Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
++Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
--Ces notices permettent :
++* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
++* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
++* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
++* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
--* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
--* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
--* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
++== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ==
--Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
++Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
--* typés //Prêts pour exposition//,
--* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
--* et le prêteur mentionné dans la notice.
++* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
++* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
++* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
--Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
++Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
--[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756275069920-770.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++== Comment saisir des biens empruntés ? ==
--[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
++=== Création directe depuis un évènement ===
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
--= Comprendre les notices biens dans l'évènement =
++1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
++1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
++1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
++1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
--Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
++[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
--* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
--La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
++[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--Elle contient notamment :
--* le lien vers la notice principale du bien,
--* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
--* des informations logistiques ou scénographiques,
--* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
++=== Création depuis la table Biens ===
--Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
++1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
++1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
++1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
++1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
--En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
++* soit depuis la **notice de bien**,
++* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
--== Cas d'usage ==
++[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
-->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
--(((
-->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
++[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
-->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
-->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
++[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
-->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
--)))
  = Gérer les biens liés à l'évènement =
@@ -153,36 +153,18 @@
  [[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
--== Basculer en mode liste de résultats ==
--
--Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
--
--== Exporter un évènement au format GAM3 ==
--
--Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
--
--== Modifier le tri ==
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
--
--**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
--
--== Ouvrir la notice du bien lié ==
--
--(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
--
  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)
--|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)
++|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
++|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
--
++Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
--
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
  )))
  |(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
  Ouvre la notice du bien.
--
++(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
  )))
  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
  Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
@@ -228,7 +228,7 @@
  (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
--Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, **organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.**
++Une fois les biens liés à l'évènement, les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
  Chaque ligne affiche au minimum :
@@ -275,15 +275,20 @@
  (((
  **Aller plus loin**
--* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
++* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
++
++
++
++* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
++* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
++* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
--* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
++* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
++* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
  )))
  (% class="box" %)
@@ -290,6 +290,15 @@
  (((
  **Icônes principales **
++* [[image:1756305207363-153.png]] Créer un évènement
++
++
++* [[image:1756305671808-503.png||height="33" width="30"]] Créer un évènement depuis le tableau de bord
++
++
++* [[image:1756305617114-244.png||height="29" width="25"]] Intégrer un évènement depuis une notice de bien
++
++
  * [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
@@ -316,7 +316,13 @@
  * [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement
--* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
++* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donne
++
++* [[image:1756306243293-391.png||height="25" width="25"]] Valider la fin de la préparation administrative
++
++* [[image:1756306172247-681.png||height="27" width="27"]] Enregistrer le début de l'évènement
++
++* [[image:1756306207802-854.png||height="30" width="30"]] Enregistrer la fin de l'évènement
  )))

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