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modifié par Doriane Bautista
sur 2025/08/27 16:17
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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Associer et gérer les biens liés à l'évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -1,23 +1,224 @@
1 1  (% class="mark small" %)**Version 4.5.19 et ultérieures **
2 2  
3 -(% class="table-striped" %)
4 4  |(% style="width:840px" %)(((
5 5  (% class="box" %)
6 6  (((
7 -Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
6 +La **table des évènements** est au centre du module de régie de Flora. Elle fournit un **cadre unique** pour regrouper les informations, les biens et les actions liés à une opération, et permet d’en assurer la cohérence et la **traçabilité** dans le temps.
8 8  
9 -On y retrouve aussi bien des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
8 +Au-delà d’un simple enregistrement, elle constitue un véritable outil de **coordination** entre les acteurs du musée. En offrant une vision transversale et partagée, la table des évènements facilite l’**organisation** et la mémoire des activités de régie, qu’elles soient ponctuelles ou de grande ampleur.
9 +)))
10 10  
11 -Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
11 +(((
12 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
13 +
14 +La table **Évènements** constitue la table principale du module de régie. Elle **définit le contexte général de l’opération** — qu’il s’agisse d’une exposition, d’un prêt, d’un dépôt, d’une restauration ou encore d’un chantier — et centralise les informations générales nécessaires.
15 +
16 +Vous y renseignez notamment le **titre**, le **type d’évènement**, les organismes impliqués, les dates prévisionnelles et réelles, ainsi que la description et les responsables. La table permet également de suivre l’**état d’avancement** de l’opération (préparation, en cours, terminé).
17 +
18 +Chaque évènement est relié aux **notices de biens** concernés et peut regrouper plusieurs **mouvements** associés. Ces liaisons assurent une traçabilité complète des opérations documentées dans Flora.
19 +
20 +En pratique, la table Évènements offre une **structure logique à l’ensemble des actions de régie**. Elle facilite le **suivi transversal des opérations** et **centralise** en un même endroit tous les biens, mouvements, documents et commentaires associés.
21 +
22 +== Cas d'usage ==
23 +
24 +>(% class="small" %)Créer une exposition dans ou hors les murs : suivre les sorties/entrées, imprimer les fiches de prêt
25 +
26 +(((
27 +>(% class="small" %)Préparer un prêt à une autre institution
28 +
29 +(((
30 +>(% class="small" %)Gérer une exposition itinérante
31 +
32 +(((
33 +>(% class="small" %)Activités internes ou externes (conférence, colloque, concerts, etc.)
34 +
35 +>(% class="small" %)Organiser une conservation curative et préventive, analyse
36 +
37 +>(% class="small" %)Gérer les mises en dépôt ou transferts inter-sites
38 +
39 +>(% class="small" %)Gérer des déménagements structurés (avec planification)
40 +
41 +>(% class="small" %)Préparer et suivre un chantier des collections avec planning précis
42 +
43 +>(% class="small" %)Documenter une campagne de marquage ou de photographie avec planning précis
44 +
45 +>(% class="small" %)Préparer un dépôt de plainte
46 +
47 +>(% class="small" %)Suivre une commission d’acquisition, de radiation, de dépôts, etc.
48 +
49 +(% class="box successmessage" %)
50 +(((
51 +Bonnes pratiques :
52 +
53 +* **Créez au préalable un panier** pour regrouper les biens concernés par l’évènement.
54 +* **Vérifiez** qu’un évènement identique n’a pas déjà été créé par un autre agent, afin d’éviter les doublons.
55 +* **Sélectionnez la grille de saisie adaptée** au type d’opération que vous souhaitez documenter.
56 +* **Choisissez avec soin le type d’évènement dès la création** : ce champ conditionne les informations affichées ainsi que les règles de validation applicables.
12 12  )))
58 +)))
59 +)))
60 +)))
13 13  
62 += Comment créer un évènement ? =
63 +
64 +== Depuis la table des évènements ==
65 +
66 +Cliquez sur l'icône de **création**
67 +
68 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 +
70 +== Depuis le tableau de bord ==
71 +
72 +Cliquez sur l'icône de **création**
73 +
74 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
75 +
76 +== Depuis une notice de bien ==
77 +
78 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
79 +
80 +Cliquez sur l'icône de **création**
81 +
82 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
83 +
84 += Choisir une grille de saisie =
85 +
86 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**(%%)** **
87 +
88 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
89 +
90 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
91 +
92 +|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Libellé de la grille**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Utilisation principale**
93 +|**Commission**|Enregistrer et suivre les décisions prises en commission (acquisition, déclassement, restauration, etc.).
94 +|**Déménagement**|Planifier et tracer le transfert physique d’un ensemble de biens entre emplacements.
95 +|**Dépôt de plainte**|Documenter officiellement une plainte (vol, disparition, dommage) liée à un bien ou un ensemble de biens.
96 +|**Exposition temporaire au musée**|Gérer une exposition organisée dans le musée, incluant des biens internes et/ou des emprunts.
97 +|**Mise en dépôt (ou régularisation)**|Suivre un dépôt entrant ou régulariser un dépôt déjà existant.
98 +|**Mvt int : Chantier de collections**|Associer des biens à un chantier de collections (récolement, inventaire, traitement en masse, etc.).
99 +|**Mvt int : Marquage**|Gérer les mouvements liés aux opérations de marquage d’inventaire.
100 +|**Mvt int : Mise à disposition sur place**|Formaliser la mise à disposition temporaire d’un bien dans un espace interne (consultation, étude…).
101 +|**Mvt int : Photographie**|Suivre les mouvements et localisations liés aux prises de vue photographiques.
102 +|**Mvt int : Temporaire**|Enregistrer un mouvement ponctuel interne, sans autre finalité spécifique.
103 +|**Prêt (autres que pour une exposition)**|Gérer un prêt sortant à une autre institution, hors contexte d’exposition.
104 +|**Prêts (pour exposition dans une autre institution)**|Organiser un prêt sortant dans le cadre d’une exposition externe.
105 +|**Tous les champs**|Accéder à une grille complète, regroupant l’ensemble des champs disponibles (utilisée surtout par les administrateurs)
106 +|**Traitement de conservation et analyse**|Gérer un évènement lié à une opération de restauration, de conservation préventive, de conservation curative ou d’analyse scientifique.
107 +
108 +(% class="box infomessage" %)
14 14  (((
15 -= Associer des biens à l'évènement =
110 +**Adapter les grilles aux besoins de l’établissement**
16 16  
17 -Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
112 +L’administrateur de Flora a la possibilité de **créer ou modifier les grilles de saisie** selon les spécificités locales :
18 18  
19 -== Depuis une recherche ==
114 +* **Ajouter ou retirer des champs** selon les usages métiers
115 +* **Définir des champs comme obligatoires**, afin de garantir la complétude des données dès la création ou la modification d’une notice
116 +* **Créer des grilles temporaires ou allégées** pour certaines campagnes (récolement, photothèque…)
117 +* **Restreindre certaines grilles à des profils utilisateurs** précis (ex. : régisseur, restaurateur)
20 20  
119 +Ces paramétrages permettent d’adapter Flora à la diversité des types de biens, des équipes et des processus documentaires, tout en assurant la qualité et la cohérence des données saisies.
120 +)))
121 +
122 += Renseigner et enregistrer la notice =
123 +
124 +Une fois la grille de saisie ouverte,
125 +
126 +1. **Remplir les champs** de la grille
127 +1. Champs obligatoires : **Type d'évènement** et **Titre**.
128 +1. **Enregistrer la notice. **
129 +
130 +(% class="box warningmessage" %)
131 +(((
132 +Lors de la création d’un évènement, trois champs structurants permettent de définir sa nature et son suivi : le **type**, le **sous-type** et la **catégorie**.
133 +Ils orientent l’affichage des champs, le workflow, les règles applicables et facilitent la lecture statistique des opérations.
134 +
135 +|=**Champ**|=**Définition**|=**Rôle principal**|=**Exemples**
136 +|**Type d’évènement**|Champ obligatoire défini dès la création de l’évènement.|(((
137 +* Définit la nature de l’opération.
138 +* Conditionne les champs affichés.
139 +* Déclenche les règles métiers.
140 +* Détermine le workflow.
141 +)))|(((
142 +* Exposition
143 +* Exposition itinérante
144 +* Prêt hors exposition
145 +* Activité
146 +* Vente
147 +* Dépôt
148 +* Déménagement
149 +* Traitement de conservation et analyse
150 +* Commission
151 +* Etc.
152 +)))
153 +|**Sous-type d’évènement**|Champ de précision supplémentaire lié au type.|(((
154 +* Affine la description du type choisi.
155 +* Permet de différencier des cas spécifiques.
156 +)))|(((
157 +Pour une exposition :
158 +
159 +* Interne temporaire au musée.
160 +* Prêt à une autre institution.
161 +)))
162 +|**Catégorie**|Champ de classification complémentaire.|(((
163 +* Distingue les variantes ou étapes d’un type.
164 +)))|(((
165 +* Activités : concert, colloque, conférence.
166 +* Exposition itinérante : étapes de l’itinérance.
167 +)))
168 +)))
169 +
170 +(% class="box successmessage" %)
171 +(((
172 +Bonne pratique : Lorsque vous créez ou associez un organisme comme **lieu de destination** d’un évènement, si l**'emplacement de dépôt** est renseigné dans sa notice **Personne**, cette donnée est automatiquement reprise dans la **localisation temporaire** des biens liés au mouvement. Cela évite toute ressaisie et garantit la cohérence des informations.
173 +
174 +Attention :
175 +
176 +* Cette opération doit être effectuée **au moment de la création** de l’organisme ou **avant son association** à l’événement.
177 +* Elle ne peut **pas être appliquée rétroactivement** si des biens sont déjà liés aux mouvements et/ou si les mouvements ont été exécutés.
178 +
179 +[[//Notice personne : saisie de l'emplacement de dépôt//>>image:1756215744589-671.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
180 +)))
181 +
182 +[[//Grille de saisie d'un évènement//>>image:1756131896998-106.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
183 +
184 +
185 +(% class="box successmessage" %)
186 +(((
187 +Bonne pratique : après avoir enregistré la notice, vous pouvez choisir d’afficher ou de masquer la description de l’évènement.
188 +
189 +[[//Masquer-afficher la description de l'évènement//>>image:1756189483846-297.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
190 +)))
191 +
192 += Lier des biens à l'évènement =
193 +
194 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
195 +
196 +Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
197 +
198 +Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
199 +
200 +Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
201 +
202 +En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
203 +
204 +=== Cas d'usage ===
205 +
206 +>(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
207 +
208 +(((
209 +>(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
210 +
211 +>(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
212 +
213 +>(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
214 +
215 +>(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
216 +)))
217 +
218 +== Comment lier des biens à l'évènement ? ==
219 +
220 +=== Depuis une recherche ===
221 +
21 21  1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
22 22  1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
23 23  1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
... ... @@ -45,7 +45,7 @@
45 45  [[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
46 46  
47 47  
48 -== Depuis un panier ==
249 +=== Depuis un panier ===
49 49  
50 50  (% class="box warningmessage" %)
51 51  (((
... ... @@ -77,74 +77,71 @@
77 77  [[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
78 78  
79 79  
80 -== Depuis une notice de bien ==
281 +=== Depuis une notice de bien ===
81 81  
82 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
83 -
84 84  Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
85 85  
86 86  [[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
87 87  
88 88  
89 -== Ajouter des biens empruntés pour exposition ==
288 +== Comment ajouter des biens empruntés ? ==
90 90  
91 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
290 +Dans **Flora**, vous pouvez également **saisir les biens empruntés pour une exposition ou des activités internes au musée**. Ces biens n’appartiennent pas à votre institution, mais leur enregistrement est utile pour assurer la traçabilité et conserver une mémoire complète des manifestations.
92 92  
93 -Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
292 +Il est pertinent de documenter les biens empruntés notamment dans les situations suivantes :
94 94  
95 -Ces notices permettent :
294 +* **Expositions temporaires** : pour conserver la liste complète des œuvres présentées, qu’elles soient issues de vos collections ou prêtées.
295 +* **Rétrospectives ou bilans** : pour garder la mémoire de l’ensemble des biens présentés lors d’un évènement, y compris ceux empruntés.
296 +* **Gestion des prêts entrants** : pour assurer un suivi précis des objets confiés par d’autres institutions (contrats de prêt, constats d’état, mouvements associés).
297 +* **Archivage documentaire** : pour constituer une trace de la participation de biens extérieurs dans l’histoire des expositions du musée.
96 96  
97 -* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
98 -* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
99 -* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
299 +=== Comment reconnaître un bien emprunté dans Flora ? ===
100 100  
101 -Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
301 +Pour éviter toute confusion avec les collections de votre institution, les biens empruntés sont clairement différenciés :
102 102  
103 -* typés //Prêts pour exposition//,
104 -* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
105 -* et le prêteur mentionné dans la notice.
303 +* ils sont **typés comme “Prêts pour expositions”**,
304 +* ils portent un **préfixe musée distinct** de celui de vos collections (EXT par exemple ou autre),
305 +* le **prêteur** est mentionné dans la notice du bien.
106 106  
107 -Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
307 +Ainsi, les biens empruntés restent consultables et intégrés au suivi de l’évènement, tout en étant identifiés comme **extérieurs à vos collections**.
108 108  
109 -[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
309 +[[//Distinction bien emprunté - collection//>>image:1756275069920-770.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
110 110  
311 +=== Comment saisir des biens empruntés ? ===
111 111  
112 -[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
313 +==== **Création directe depuis un évènement** ====
113 113  
315 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
114 114  
115 -= Comprendre les notices biens dans l'évènement =
317 +1. Dans l’**onglet Biens** de la table évènements, cliquez sur le **raccourci de saisie** pour créer les notices de biens empruntés.
318 +1. **Renseignez les champs** de la grille minimale, puis validez la saisie.
319 +1. Les biens empruntés ainsi créés sont **automatiquement liés** à l’évènement.
320 +1. Vous pouvez ensuite **compléter la notice** en cliquant sur le numéro d’inventaire du bien, qui apparaît comme un lien cliquable.
116 116  
117 -Lorsqu’un bien est rattaché à un évènement, **Flora génère automatiquement une notice //Bien dans l’évènement//**.
322 +[[//Saisie d'un bien emprunté//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
118 118  
119 -* Cette notice est **modifiable** indépendamment de la notice principale du bien.
120 -* Les changements effectués (ex. dimensions d’emballage, cartel, fiche de prêt, commentaires logistiques ou scénographiques) **n’affectent pas la notice originale de l’objet**.
121 121  
122 -La table des biens dans l'évènement liste les biens associés à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
325 +[[//Résultat : bien emprunté créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
123 123  
124 -Elle contient notamment :
125 125  
126 -* le lien vers la notice principale du bien,
127 -* des données spécifiques au contexte (dimensions d’emballage, cartel d’exposition, fiche de prêt, etc.),
128 -* des informations logistiques ou scénographiques,
129 -* la possibilité de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé dans l’évènement mais est suspendu du mouvement.
328 +==== **Création depuis la table Biens** ====
130 130  
131 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la sélection de biens dans les mouvements et permet d’afficher l’évènement dans la notice du bien.
330 +1. **Accédez à la table Biens** et créez une nouvelle notice.
331 +1. Utilisez la **grille de saisie dédiée 04. Régie : Biens empruntés pour exposition**.
332 +1. **Renseignez les champs obligatoires** ainsi que les autres informations utiles, puis enregistrez la notice.
333 +1. Associez ensuite le bien à l’évènement **manuellement** :
132 132  
133 -En pratique, cette structure offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de personnaliser les données sans toucher à la notice d’origine et de conserver l’historique même en cas de refus du bien.
335 +* soit depuis la **notice de bien**,
336 +* soit depuis l’**évènement**, en passant par un **panier** ou une **recherche par critères**.
134 134  
135 -== Cas d'usage ==
338 +[[//Table des biens : choix grille de saisie **04. Régie : Bien emprunté pour expo temporaire**//>>image:1756193626035-889.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 136  
137 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
138 138  
139 -(((
140 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
341 +[[//Saisie des données et enregistrement//>>image:1756193737801-321.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
141 141  
142 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
143 143  
144 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
344 +[[//Résultat : notice de bien créée mais lien vers l'évènement manquant//>>image:1756193843402-498.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
145 145  
146 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
147 -)))
148 148  
149 149  = Gérer les biens liés à l'évènement =
150 150  
... ... @@ -153,36 +153,18 @@
153 153  [[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
154 154  
155 155  
156 -== Basculer en mode liste de résultats ==
157 -
158 -Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
159 -
160 -== Exporter un évènement au format GAM3 ==
161 -
162 -Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
163 -
164 -== Modifier le tri ==
165 -
166 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
167 -
168 -**Change l’ordre d’affichage** des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
169 -
170 -== Ouvrir la notice du bien lié ==
171 -
172 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
173 -
174 174  |(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
175 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)
176 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)
355 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
356 +|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
177 177  |(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
178 -
358 +Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
179 179  
180 -
360 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
181 181  )))
182 182  |(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
183 183  Ouvre la notice du bien.
184 184  
185 -
365 +(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
186 186  )))
187 187  |(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
188 188  Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
... ... @@ -222,13 +222,77 @@
222 222  
223 223  )))
224 224  
405 +== Retrouver tous les biens liés aux évènements ==
225 225  
407 +Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
226 226  
409 +Pour y accéder :
410 +
411 +1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
412 +1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
413 +1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
414 +
415 +[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
416 +
417 +
418 += Valider les étapes d'un évènement =
419 +
420 +Lors de sa création, un évènement est automatiquement placé à l’**état En préparation**.
421 +Au fil de son déroulement, son état peut évoluer. Pour cela, vous disposez de plusieurs **boutons d’action** permettant de mettre à jour manuellement l’avancement :
422 +
423 +|(% style="background-color:#cbcbea; width:258px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:544px" %)**Action**
424 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200122473-933.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="66" width="215"]]|(% style="width:544px" %)Valide la fin de la préparation administrative
425 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200126079-465.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="68" width="177"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre le début de l'exécution d'un mouvement
426 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200137624-987.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="171"]]|(% style="width:544px" %)Enregistre la fin de l'évènement
427 +|(% style="width:258px" %)[[image:1756200142750-662.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" height="59" width="125"]]|(% style="width:544px" %)Évènement terminé
428 +
429 +(% class="box successmessage" %)
430 +(((
431 +Bonne pratique :
432 +
433 +Vous n’êtes pas obligés de gérer l’état manuellement :
434 +
435 +* Lors de l’**exécution des mouvements de sortie**, l’évènement passe automatiquement à l’état **En cours**.
436 +* Lors de l’**exécution des mouvements d’entrée**, il est automatiquement mis à jour comme **Terminé**.
437 +)))
438 +
439 +**Une fois les boutons d'action activés, **des couleurs facilitent le pilotage visuel de l’avancement dans l’interface :
440 +
441 +|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Couleur**|(% style="background-color:#cbcbea" %)**Signification**
442 +|(((
443 +(% style="color:#e67e22" %)Orange
444 +)))|évènement en préparation
445 +|(%%)(% style="color:#16a085" %)Vert|évènement en cours
446 +|(%%)(% style="color:#999999" %)Gris|évènement clôturé
447 +
448 +[[//Évènement : bouton de mise à jour de l'état d'avancement //>>image:1756200868901-716.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
449 +
450 +
451 +[[//Liste de résultats des évènements //>>image:1756200757135-231.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
452 +
453 +
454 +== Corriger une erreur ==
455 +
456 +Si vous cliquez sur un bouton par erreur, vous pouvez **corriger l’état d’avancement** de l’évènement.
457 +
458 +1. **Modifiez la notice** de l’évènement.
459 +1. Dans le regroupement **Suivi**, ajustez l’**état d’avancement**.
460 +1. **Enregistrez** la notice pour valider la modification.
461 +
462 +[[//Modifier la notice d'évènement//>>image:1756208764734-761.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
463 +
464 +
465 +[[//Modification de l'état d'avancement et enregistrement//>>image:1756208816495-806.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
466 +
467 +
468 +[[//Résultat : les boutons de validation réapparaissent dans la barre d'outils//>>image:1756208847057-982.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
469 +
470 +
227 227  = Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
228 228  
229 229  (% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
230 230  
231 -Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, **organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.**
475 +Les évènements liés s’affichent automatiquement dans la notice du bien. Ils sont **regroupés par type et triés du plus récent au plus ancien**.
232 232  
233 233  Chaque ligne affiche au minimum :
234 234  
... ... @@ -240,27 +240,137 @@
240 240  [[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
241 241  
242 242  
243 -= Retrouver tous les biens liés aux évènements =
487 += Supprimer un évènement avec des notices liées =
244 244  
245 -Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
489 +Il peut arriver de créer par erreur un évènement (par exemple un doublon) et d’y rattacher des biens avec des mouvements associés.
490 +Dans ce cas, il est possible de corriger l’erreur en supprimant l’évènement et toutes ses dépendances.
246 246  
247 -Pour y accéder :
492 +(% class="box warningmessage" %)
493 +(((
494 +**La suppression doit respecter un ordre précis afin d’éviter les blocages liés aux liens entre notices. **
248 248  
249 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
250 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
251 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
496 +**Étapes à suivre : **
252 252  
253 -[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
498 +1. **Supprimer les biens rattachés aux mouvements**
499 +1. **Supprimer le mouvement**
500 +1. **Supprimer les biens rattachés à l’évènement**
501 +1. **Supprimer l’évènement**
502 +)))
254 254  
504 +== Supprimer les biens rattachés aux mouvements ==
255 255  
506 +Lorsque les mouvements comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
256 256  
508 +1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
509 +1. Ouvrez les **biens liés aux mouvements** dans un nouvel onglet.
510 +1. Sélectionnez les biens à supprimer.
257 257  
512 +(% class="box successmessage" %)
513 +(((
514 +Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
515 +)))
258 258  
517 +(% start="4" %)
518 +1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
519 +1. Lancez le traitement.
520 +1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
259 259  
522 +[[//Ouverture des biens liés aux mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302023521-603.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
260 260  
261 261  
525 +[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302029870-623.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
262 262  
263 263  
528 +[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756302041133-562.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
529 +
530 +
531 +[[//Suppression achevée : biens liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302086716-494.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
532 +
533 +
534 +
535 +== Supprimer les mouvements ==
536 +
537 +Lorsque l’évènement comporte un grand nombre de mouvements, utilisez la suppression **par lot** :
538 +
539 +1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
540 +1. Ouvrez les **mouvements** dans un nouvel onglet.
541 +1. Sélectionnez les mouvement à supprimer.
542 +
543 +(% class="box successmessage" %)
544 +(((
545 +Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
546 +)))
547 +
548 +(% start="4" %)
549 +1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
550 +1. Lancez le traitement.
551 +1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page Flora**.
552 +
553 +[[//Ouverture des mouvements dans un nouvel onglet//>>image:1756302765269-606.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
554 +
555 +
556 +[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756302834487-125.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
557 +
558 +
559 +[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:2025-08-27_15h54_47.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
560 +
561 +
562 +[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756302940526-296.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
563 +
564 +
565 +== Supprimer les biens rattachés à l'évènement ==
566 +
567 +Lorsque l'évènement comportent un grand nombre de biens, utilisez la suppression **par lot** :
568 +
569 +1. Positionnez-vous en bas de la notice **Évènement**.
570 +1. Ouvrez les **biens liés aux évènements **dans un nouvel onglet.
571 +1. Sélectionnez les biens à supprimer.
572 +
573 +(% class="box successmessage" %)
574 +(((
575 +Si plusieurs pages de résultats sont affichées, veillez à cocher la sélection **sur chaque page** afin que tous les biens soient bien supprimés.
576 +)))
577 +
578 +(% start="4" %)
579 +1. Cliquez sur **Modifier par lot les notices**, puis choisissez **Supprimer les notices**.
580 +1. Lancez le traitement.
581 +1. Une fois la suppression effectuée, **fermez la fenêtre** et **actualisez la page** **Flora.**
582 +
583 +(% class="box warningmessage" %)
584 +(((
585 +Attention : ne pas effectuer de **suppression en lot** du lien **Biens** et **Ensembles** : ce lien disparaîtra automatiquement une fois que les biens rattachés à l’évènement auront été supprimés.
586 +)))
587 +
588 +[[//Ouverture des biens liés à l'évènement dans un nouvel onglet//>>image:1756303883658-597.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
589 +
590 +
591 +[[//Sélection des notices à supprimer en lot//>>image:1756303272551-291.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
592 +
593 +
594 +[[//Lancement de la suppression en lot//>>image:1756303311169-276.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
595 +
596 +
597 +[[//Suppression achevée : mouvements liés à l'évènement supprimés//>>image:1756303342940-996.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
598 +
599 +
600 +== Supprimer l'évènement ==
601 +
602 +Une fois tous les liens supprimés, cliquez sur la **croix dans la barre d’outils** située en haut de la notice évènement.
603 +N’oubliez pas de **confirmer la suppression**.
604 +
605 +[[//Supprimer la notice évènement//>>image:1756304167832-483.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
606 +
607 +
608 +[[//Message de confirmation suppression//>>image:1756304174925-207.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
609 +
610 +
611 +
612 +
613 +
614 +
615 +
616 +
617 +
264 264  
265 265  )))
266 266  )))|(% style="width:300px" %)(((
... ... @@ -275,15 +275,20 @@
275 275  (((
276 276  **Aller plus loin**
277 277  
278 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
279 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
280 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
281 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
632 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
633 +* [[Planifier et suivre les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
634 +
635 +
636 +
637 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
282 282  * [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
639 +* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
640 +* [[Créer et gérer les grilles de saisie>>doc:2_Administration.Administration fonctionnelle.Gestion dynamique des scénarios.WebHome||target="_blank"]]
283 283  
284 284  
285 285  
286 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
644 +* [[Référentiel des champs - Évènements >>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
645 +* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:.MUS_EVENEMENT.WebHome||target="_blank"]]
287 287  )))
288 288  
289 289  (% class="box" %)
... ... @@ -290,35 +290,7 @@
290 290  (((
291 291  **Icônes principales **
292 292  
293 -* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
294 -
295 -
296 -
297 -* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
298 -
299 -
300 -
301 -* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
302 -
303 -
304 -
305 -* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
306 306  
307 -* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
308 -
309 -* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
310 -
311 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
312 -
313 -* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
314 -
315 -* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
316 -
317 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
318 -
319 -* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
320 -
321 -
322 322  )))
323 323  
324 324  (((
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