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Résumé

Détails

Propriétés de la Page
Titre
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Associer et gérer les biens liés à l'évènement
1 +Créer un évènement
Parent
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.C'est quoi un évènement.WebHome
1 +Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome
Auteur du document
... ... @@ -1,1 +1,1 @@
1 -XWiki.JDT
1 +XWiki.DBA
Contenu
... ... @@ -3,243 +3,55 @@
3 3  |(% style="width:840px" %)(((
4 4  (% class="box" %)
5 5  (((
6 -Les **biens liés à un évènement** constituent une table intermédiaire qui permet d’adapter, compléter et suivre les informations propres à un objet dans le cadre d’un évènement, sans modifier sa notice d’origine.
7 -
8 -On y retrouve aussi bien des données logistiques (dimensions d’emballage), que des éléments scénographiques (cartels, commentaires administratifs), ou encore la possibilité de marquer un bien comme refusé.
9 -
10 -Cette table assure ainsi une **gestion fine et contextualisée** des objets associés à un évènement, et garantit leur visibilité dans les mouvements comme dans les notices des biens.
6 +
11 11  )))
12 12  
13 13  (((
14 -= A quoi servent les biens liés à l'évènement ? =
10 += A quoi servent les évènements dans Flora ? =
15 15  
16 -Cette table liste les **biens associés** à un évènement, avec des informations spécifiques au contexte de celui-ci.
17 17  
18 -Elle contient notamment le **lien vers la notice principale** du bien, les **dimensions d’emballage** (si différentes), un **cartel spécifique** ou une **fiche de prêt**, ainsi que des **commentaires logistiques ou scénographiques**. Elle permet aussi de signaler le **refus de participation** d’un bien, qui reste conservé mais suspendu du mouvement.
13 += Comment créer un évènement ? =
19 19  
20 -Elle dépend directement de la table **Évènements**, alimente la **sélection de biens** dans les mouvements et permet d’afficher l’**évènement** dans la notice du bien.
15 +== Depuis la table des évènements ==
21 21  
22 -En pratique, elle offre une **granularité fine** pour la gestion des biens dans le contexte d’un évènement. Elle permet de **personnaliser les données** sans modifier la notice d’origine et de **préserver les informations** même en cas de refus du bien.
17 +Cliquez sur l'icône de **création**
23 23  
24 -== Cas d'usage ==
19 +[[//Création d'une notice depuis la table des évènements//>>image:1756129012394-285.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
25 25  
26 ->(% class="small" %)Ajouter une dimension spécifique pour l’emballage
21 +== Depuis le tableau de bord ==
27 27  
28 -(((
29 ->(% class="small" %)Ajouter un cartel ou une légende temporaire
23 +Cliquez sur l'icône de **création**
30 30  
31 ->(% class="small" %)Suspendre  un bien du mouvement tout en gardant la trace de la sélection
25 +[[//Création d'une notice d'évènement depuis le tableau de bord//>>image:1756128388786-582.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
32 32  
33 ->(% class="small" %)Ajouter un commentaire scénographique propre à l’événement
34 -
35 ->(% class="small" %)Gérer une sélection évolutive de biens avant validation
36 -)))
37 -
38 -= Associer des biens à l'évènement =
39 -
40 -Plusieurs méthodes permettent d’associer des biens à un évènement : depuis une recherche, à partir d’un panier, ou directement depuis une notice de bien.
41 -
42 -== Depuis une recherche ==
43 -
44 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d’une recherche par critères**.
45 -1. **Renseignez vos critères** dans le formulaire de recherche qui s’affiche, puis lancez la recherche.
46 -1. **Sélectionnez les objets souhaités**, puis cliquez sur **Ajouter la sélection**.
47 -1. (((
48 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
49 -
50 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
51 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
52 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
53 -)))
54 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
55 -
56 -[[//Associer des biens à l'évènement à partir d'une recherche par critères//>>image:1756190380244-400.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
57 -
58 -
59 -[[//Saisie des critères de recherche//>>image:1756190070207-214.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
60 -
61 -
62 -[[//Sélection et ajout d'un bien à l'évènement//>>image:1756190111209-520.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
63 -
64 -
65 -[[//Saisie d'un préfixe musée//>>image:1756190152037-588.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
66 -
67 -
68 -[[//Résultat : bien lié à l'évènement//>>image:1756191628845-821.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
69 -
70 -
71 -== Depuis un panier ==
72 -
73 -(% class="box warningmessage" %)
74 -(((
75 -Pour utiliser cette fonctionnalité, vous devez d’abord avoir créé un panier et y avoir ajouté les biens concernés.
76 -)))
77 -
78 -1. **Accédez à l’onglet Biens** de la notice évènement, puis cliquez sur l’icône **Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.**
79 -1. **Sélectionnez le panier** :
80 -1*. Cliquez sur **Ajouter la sélection** si vous ne souhaitez lier que certains biens,
81 -1*. ou sur **Ajouter le panier** pour ajouter tous les biens du panier.
82 -1. (((
83 -Le logiciel propose alors d’ajouter un **préfixe musée** (numéro unique identifiant les objets dans l’évènement).
84 -
85 -* Si vous souhaitez en utiliser un, renseignez le champ et cliquez sur **OK**.
86 -* Si vous n’en avez pas besoin, laissez le champ vide et cliquez sur **OK**.
87 -* Attention : si vous cliquez sur **Annuler**, l’association des biens est abandonnée.
88 -)))
89 -1. **Contrôlez le résultat** : les biens sont désormais liés à l’évènement et apparaissent dans l’onglet Biens.
90 -
91 -[[//Associer des biens à l’évènement à partir d'un panier.//>>image:1756190418652-625.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
92 -
93 -
94 -[[//Sélection du panier et des biens à lier à l'évènement//>>image:1756191214340-584.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
95 -
96 -
97 -[[//Préfixe musée laissé vide//>>image:1756191294416-293.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
98 -
99 -
100 -[[//Résultat : biens liés à l'évènement//>>image:1756191549725-458.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
101 -
102 -
103 103  == Depuis une notice de bien ==
104 104  
105 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
29 +Cliquez sur l'icône de **création**
106 106  
107 -Lorsqu’un évènement est créé ou associé depuis une notice de bien, **ce bien est automatiquement rattaché à l’évènement.**
31 +[[//Création d'une notice évènement depuis un bien//>>image:1756128449528-192.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
108 108  
109 -[[//Bien lié automatiquement à l'évènement//>>image:1756190447053-652.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
33 += Choisir une grille de saisie =
110 110  
35 +La grille détermine la structure et les champs affichés.
111 111  
112 -== Biens empruntés pour exposition ==
37 +Flora propose plusieurs grilles de saisie standard, prêtes à l’emploi :
113 113  
114 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.45 et ultérieures**
115 115  
116 -Dans Flora, il est possible de créer des **biens empruntés** afin d’assurer leur traçabilité lors des expositions ou activités internes.
40 += Renseigner et enregistrer la notice =
117 117  
118 -Ces notices permettent :
42 += Lier des biens à l'évènement =
119 119  
120 -* de conserver la liste complète des œuvres présentées (collections + prêts),
121 -* de suivre les prêts entrants (contrats, constats, mouvements),
122 -* et d’archiver la participation de biens extérieurs.
44 +== A quoi servent les biens liés à l'évènement ? ==
123 123  
124 -Les biens empruntés sont identifiés comme **extérieurs** :
125 125  
126 -* typés //Prêts pour exposition//,
127 -* avec un préfixe distinct (ex. : EXT),
128 -* et le prêteur mentionné dans la notice.
129 129  
130 -Ils peuvent être **créés directement depuis l’évènement** ou **depuis la table** **des biens** avec la grille dédiée, puis rattachés manuellement à l’évènement.
131 131  
132 -[[//Saisie d'un bien emprunté depuis un évènement//>>image:1756193252157-511.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
133 -
134 -
135 -[[//Résultat : bien emprunté créé via l'évènement ; bien automatiquement créé dans la table des biens et lié à l'évènement//>>image:1756193560081-850.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
136 -
137 -
138 -= Gérer les biens liés à l'évènement =
139 -
140 -Une fois les biens rattachés à un évènement, vous pouvez intervenir dessus afin d’ajouter des informations complémentaires, les organiser et en assurer le suivi. Pour cela, plusieurs fonctionnalités sont accessibles depuis la **barre d’outils** de la liste des biens ainsi que depuis les **notices des biens liés** à l’évènement.
141 -
142 -[[//Fonctionnalités associées aux biens liés à l'évènement//>>image:1756198099693-612.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
143 -
144 -
145 -|(% style="background-color:#cbcbea; width:133px" %)**Icône**|(% style="background-color:#cbcbea; width:197px" %)**Fonctionnalité**|(% style="background-color:#cbcbea; width:275px" %)**Utilité**
146 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196336958-312.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Basculer en mode liste de résultats|(% style="width:275px" %)Affiche les biens sous forme de liste pour modifier plusieurs notices en lot, exporter depuis la table des biens ou consulter les notices en détail.
147 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196265264-270.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Exporter l’évènement au format GAM3|(% style="width:275px" %)Exporte les notices au format **GAM3**, utilisé pour la gestion des demandes de prêts et de dépôts des musées nationaux.
148 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756196085429-281.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|Modifier le tri|(% style="width:275px" %)(((
149 -Change l’ordre d’affichage des biens liés à l’évènement : par défaut le tri est croissant sur le numéro d’inventaire, mais il peut être ajusté selon d’autres critères (numéro d’exposition, auteur, emplacement du bien, emplacement dans l’évènement, état accepté/refusé).
150 -
151 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
152 -)))
153 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756198305109-416.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Lien cliquable vers le bien |(% style="width:275px" %)(((
154 -Ouvre la notice du bien.
155 -
156 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.39 et ultérieures**
157 -)))
158 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Refuser un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)(((
159 -Marque le bien comme refusé, ajoute un commentaire expliquant le refus, suspend automatiquement les mouvements associés et masque l’évènement dans la notice du bien. L’opération est archivée pour conserver la trace que le bien avait été pressenti.
160 -
161 -(% class="mark small" %)**version 4.5.59 et ultérieures**
162 -)))
163 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756197049635-609.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Accepter un bien dans l'évènement|(% style="width:275px" %)Réintègre un bien précédemment refusé dans l’évènement. Les mouvements ne sont plus suspendus et l'évènement s'affiche dans la notice du bien.
164 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Supprimer un bien de l'évènement|(% style="width:275px" %)Supprime le lien entre le bien et l’évènement sans archivage.
165 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195816918-698.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Modifier le bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ajoute ou modifie des informations spécifiques au bien dans l’évènement : dimensions pour emballage, cartel, commentaires administratifs, etc.
166 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195717042-736.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Éditer les suites à donner|(% style="width:275px" %)Utilisé pour gérer les changements d’affectation consécutifs à une exposition ou à une radiation.
167 -|(% style="width:133px" %)[[image:Loupe.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Basculer vers la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Ouvre la notice du bien lié à l’évènement, qui peut être consultée et complétée.
168 -|(% style="width:133px" %)[[image:1756195677644-362.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]|(% style="width:197px" %)Ouvrir une nouvelle fenêtre sur la notice du bien lié à l'évènement|(% style="width:275px" %)Affiche la notice du bien lié dans une nouvelle fenêtre de consultation dédiée.
169 -
170 -== Refuser ou supprimer un bien de l'évènement : que choisir ? ==
171 -
172 -Lorsqu’un bien ne doit finalement pas participer à un évènement, deux options s’offrent à vous dans Flora : le refuser ou le supprimer. Ces actions n’ont pas les mêmes effets ni la même valeur documentaire.
173 -
174 -|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234);" %)**Action**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 264px;" %)**Effet**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 209px;" %)**Traçabilité**|=(% style="background-color: rgb(203, 203, 234); width: 232px;" %)**Quand l’utiliser ?**
175 -|(((
176 -(% style="text-align: center;" %)
177 -**Refuser un bien**
178 -
179 -[[image:1756195997656-173.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
180 -)))|(% style="width:264px" %)(((
181 -Le bien reste dans la sélection, mais est marqué comme refusé. Les mouvements associés sont automatiquement suspendus et l’évènement est masqué dans la notice du bien.
182 -
183 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.59 et ultérieures**
184 -)))|(% style="width:209px" %)Oui : l’information est archivée, ce qui garde la mémoire que le bien avait été pressenti pour l’évènement.|(% style="width:232px" %)Quand un bien a été envisagé mais finalement non retenu (ex. refus en commission, contraintes logistiques, état du bien, etc.).
185 -|(((
186 -(% style="text-align: center;" %)
187 -**Supprimer un bien **
188 -
189 -[[image:1756195931471-890.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
190 -)))|(% style="width:264px" %)Le lien entre le bien et l’évènement est supprimé.|(% style="width:209px" %)Non : aucune trace n’est conservée de la participation potentielle du bien.|(% style="width:232px" %)(((
191 -Quand un bien a été ajouté par erreur et ne doit pas apparaître dans l’historique de l’évènement.
192 -
193 193  
194 194  )))
195 -
196 -
197 -
198 -= Visualiser les évènements depuis la notice du bien =
199 -
200 -(% class="mark small" %)**Version 4.5.30 et ultérieures**
201 -
202 -Lorsque des biens sont associés à un évènement, la notice du bien affiche automatiquement les évènements concernés, **organisés par type et classés du plus récent au plus ancien.**
203 -
204 -Chaque ligne affiche au minimum :
205 -
206 -* **le lieu,**
207 -* **le titre,**
208 -* **les dates,**
209 -* **et, le cas échéant, le numéro d’exposition.**
210 -
211 -[[//Notice de bien : affichage des évènements liés au bien//>>image:1754310993330-251.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
212 -
213 -
214 -= Retrouver tous les biens liés aux évènements =
215 -
216 -Tous les biens liés aux évènements saisis dans Flora sont regroupés dans une table dédiée.
217 -
218 -Pour y accéder :
219 -
220 -1. Rendez-vous dans l’**espace de travail Gérer**.
221 -1. Dans le menu **Gestion matérielle**, cliquez sur **Biens liés (Evnmnt)**.
222 -1. L’écran de recherche s’affiche (recherche simple, experte ou par liens).
223 -
224 -[[//Espace de travail **Gérer** ~> Menu **Gestion matérielle **~> Sous-Menu** Biens liés (Evnmnt).**//>>image:1756216203098-954.png||data-xwiki-image-style-alignment="center" data-xwiki-image-style-border="true"]]
225 -
226 -
227 -
228 -
229 -
230 -
231 -
232 -
233 -
234 -
235 -
236 -)))
237 237  )))|(% style="width:300px" %)(((
238 238  (% class="box" %)
239 239  (((
240 240  **Sommaire**
241 -
242 -{{toc depth="2" numbered="true"/}}
243 243  )))
244 244  
245 245  (% class="box" %)
... ... @@ -246,58 +246,46 @@
246 246  (((
247 247  **Aller plus loin**
248 248  
249 -* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
250 -* [[Saisir un évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
251 -* [[Planifier les mouvements associés>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Planifier et suivre les mouvements associés.WebHome||target="_blank"]]
252 -* [[Utiliser les paniers>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/1_Fonctionnalit%C3%A9s/Consulter%20Flora/Mes%20recherches/#HCrE9eretgE9rerdespaniers||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
253 -* [[Typer les biens dans Flora>>http://46.105.158.203/xwiki/bin/view/G%C3%A9rer%20les%20fonds/D.%20Gestion%20des%20collections/Saisir%20un%20bien%20/Adapter%20la%20notice%20de%20bien%20selon%20le%20type%20de%20collection/#HDescollections2Coui2026maisbientypE9es21||rel="noopener noreferrer" target="_blank"]]
254 -
255 -
256 -
257 -* [[Référentiel des champs - Biens liés à l'évènement>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.Étapes essentielles de gestion d’un évènement.C'est quoi un évènement.Associer et gérer les biens liés à l'évènement.Biens liés (Evnmnt).WebHome||target="_blank"]]
61 +* [[Gérer les évènements>>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.La régie des collections.Gérer les évènements.WebHome||target="_blank"]]
62 +* Planifier et suivre les mouvements associés
63 +* [[Intégrer un évènement depuis la notice d'un bien >>doc:Gérer les fonds.D\. Gestion des collections.Saisir un bien .Intégrer un évènement à la notice du bien.WebHome||target="_blank"]]
258 258  )))
259 259  
260 260  (% class="box" %)
261 261  (((
262 262  **Icônes principales **
69 +)))
263 263  
264 -* [[image:1756305793557-571.png||height="24" width="31"]] Associer des biens via une recherche
71 +(((
72 +
73 +)))
74 +)))
265 265  
266 266  
267 267  
268 -* [[image:1756305173503-758.png]] Associer des biens via un panier
269 269  
79 +Dans les musées, les biens peuvent faire l’objet de multiples actions : prêts, expositions, dépôts, restaurations, mouvements internes (pour marquage, photographie, déménagement, etc.).
270 270  
81 +Au-delà de ces opérations, les établissements gèrent également des commissions : d’acquisition, de prêt, de radiation, entre autres.
271 271  
272 -* [[image:1756305843022-157.png||height="29" width="33"]] Créer la notice d'un bien emprunté
83 +Autant d’événements qui s’inscrivent dans une temporalité définie, impliquant des acteurs spécifiques et des lieux identifiés.
273 273  
85 +C’est pourquoi plusieurs grilles de saisie sont proposées dans cette table, afin de répondre à la diversité des situations rencontrées.
274 274  
87 +[[image:1748002233812-408.png||data-xwiki-image-style-alignment="center"]]
275 275  
276 -* [[image:1756304843053-681.png]] Basculer en mode liste de résultats 
277 -
278 -* [[image:1756304850729-843.png]] Exporter au format GAM3
279 -
280 -* [[image:1756304887601-485.png]] Trier les biens associés 
281 -
282 -* [[image:1756304899734-337.png]] Refuser le bien associé 
283 -
284 -* [[image:1756305101226-657.png]] Accepter le bien associé 
285 -
286 -* [[image:1756305026933-105.png]]Supprimer le bien associé 
287 -
288 -* [[image:1756304932428-453.png]] Modifier le bien dans l'évènement 
289 -
290 -* [[image:1756304943066-817.png]] Éditer les suites à donner
291 291  
292 -
293 -)))
90 +Concernant les expositions, il existe deux sous-types à distinguer : d’une part, les prêts pour exposition que vous accordez à d’autres musées, et d’autre part, les expositions temporaires que vous organisez vous-même, auxquelles peuvent s’ajouter des biens empruntés.
294 294  
295 -(((
296 -
297 -)))
298 -)))
92 +Afin de clarifier l’historique des expositions, nous utilisons deux champs de typage distincts pour différencier ces situations.
299 299  
94 +[[image:1748002396864-933.png]]
300 300  
301 301  
302 302  
98 +Visualisation de la liste de résultats des évènements :
99 +
100 +[[image:1748002474366-246.png]]
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303 303  
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